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「クラウドスタンプ」を利用するメリット・デメリットは?

契約締結に欠かせない押印・捺印業務のためだけにオフィスに出社している人も多いかと思います。

しかし、契約業務に時間がかかっていてはビジネスチャンスを逃してしまったり他の業務が進まなかったりすることにもなりかねません。

業務効率化が推進されている現代では、契約締結の業務もオンライン化する動きが強まっています。

そこで、今回は契約業務が簡単にクラウド上で行うことができる「クラウドスタンプ」をご紹介します。

メリットや特徴とともにデメリットもご紹介するので、導入の参考にしてくださいね。

クラウドスタンプとは?

「クラウドスタンプ(CLOUD STAMP)」とは、導入後の手厚いサポートが嬉しいクラウド型の電子契約サービスです。

契約書の印刷・製本・郵送・ファイリングなどの契約関連業務をクラウド上で完結することで、コストや手間を削減して効率化を図ることができます。

クラウドスタンプの概要

クラウドスタンプは、作成済の契約書をアップロードして相手方の電子署名をもらい契約を締結することができるWEBサービスです。

ペーパーレスのためクラウド上の契約書を保管することができるので、保管のための場所を取ることもありません。

契約書だけでなく、注文書や請求書、納品書や領収書のやり取りもできます。

ライトプランとベーシックプランがあり、ベーシックプランでは契約書のひな型の提供や経営相談も可能です。

クラウドスタンプの料金

クラウドスタンプの料金プランは2タイプあり「ライトプラン」「ベーシックプラン」から選択することができます。

ベーシックプランでは「電話サポート」「契約書のひな型の提供」「経営相談、一括見積もり」といったオプションを利用することができ、ライトプランよりも使いやすいでしょう。

公式サイトではどちらのプランも料金が開示されていないため、導入を検討する際には運営企業にお問い合わせする必要があります。

クラウドスタンプの提供会社

クラウドスタンプは、電子契約サービス「イースタンプ」を提供している株式会社E-STAMPが運営しています。

もともとはイースタンプのみの運営だったのですが、2020年1月1日から株式会社アクセルより「クラウドスタンプ」の事業継承をされてクラウドスタンプも運営するようになりました。

クラウドスタンプの特徴やメリット

まずは、クラウドスタンプの特徴や導入メリットから確認しましょう。

サービスに登録している間は無期限にデータ保存が可能

クラウドスタンプに登録している間は、書類データの保存期間は無期限。

テレワークなどでオフィスに行けない場合でも問題なく契約業務ができ、書類も保管することができるため、企業の働き方改革にも一役買ってくれるでしょう。

電子署名とタイムスタンプ

押印と同様の法的効果がある「電子署名」を採用しています。電子署名は受信者が合意したときだけでなく、書類送信時や受信者が転送した時にも付与されます。

電子署名に付与されているタイムスタンプ機能により文書の改ざんを防止するため、契約の信頼性を担保することが可能です。

機能豊富で使いやすい

契約を効率化してくれる機能が充実しているため、初めて電子契約サービスを導入する人でも早めに使いこなすことができます。

例えば、契約締結までのステータスを確認しながら進めることができ、承認が止まっている場合は先方へリマインドを送ることができるため契約プロセスがスムーズになります。

また、アクセスコード認証の機能を使うことで、大事な契約書の内容が第三者に漏れることも防ぎます。

利用開始までしっかりとサポート

クラウドサービスは導入ハードルが低いぶん、導入時や運用時の疑問点を気軽に相談することができないのがデメリットです。

しかし、クラウドスタンプは電話サポートだけでなく訪問設定サポートもあるため、煩雑な初期設定も問題なく進めることができます。

経営相談を受け付けてくれるプランもある

ベーシックプランでは、専門家による経営相談も利用可能。

電話で気軽に経営相談ができ、契約関係だけでなく企業の経営全般のお悩みに対応してくれます。

資料請求ランキングで1位を獲得

クラウドスタンプは、ITトレンド半期ランキング2019の契約書管理システム部門にて、資料請求ランキング第1位の実績を誇っています。

契約の電子化が進む中で「資料請求が最も多かった」という実績は、クラウドスタンプの口コミや評判の良さに起因しているのでしょう。

クラウドスタンプのデメリットや注意点

便利なクラウドスタンプですが、導入に際して注意点もあります。デメリットとなりそうなポイントを確認し、導入の検討材料としてみてください。

選べるプランが少ない

料金プランが2タイプのみなので、他社の電子契約サービスと比較すると料金プランが少ない印象です。

企業規模によってはベーシックプラン以上の機能を必要とする場合もあると思いますが、現在のところは2タイプからしか選択することはできません。

無料プランがない

無料で利用できるフリープランがないため「まずは使い勝手を確かめてみてから本格的に導入したい」という企業にとっては不便です。

お試し感覚で使いたい企業やスモールスタートしたい企業でも、まずはライトプランで利用する必要があるため、料金が発生してしまいます。

現時点で対応しているのはPDF形式のみ

契約書をWordやExcelで作成している企業も多いと思いますが、2020年5月現在、クラウドスタンプではPDF形式の書面のみ対応可能です。

契約書を作成してからPDFファイルにエクスポートする手間が発生してしまいます。

外部サービスとの連携がない

他の電子契約サービスでは、CRM/SFAやビジネスチャットツールなどと連携することができるサービスもあります。

しかし、クラウドスタンプは現時点では外部サービスとの連携はできない仕様になっているため、単体で使うしかできません。

サポートの受付時間が短い

導入サポートが手厚いことは嬉しいポイントなのですが、サポートの受付時間は平日の10:00から18:00までとなっています。

土日も稼働する業種や、業務の都合上18:00以降しか対応できない企業にとっては、不便さを感じてしまうでしょう。

クラウドスタンプの他におすすめする電子契約サービス3選

電子契約サービスは他にもあるので、クラウドスタンプ以外の製品と比較検討して自社にとって最適なツールを選択しましょう。

本記事ではクラウドスタンプ以外の電子契約ツールを3選ご紹介します。

イースタンプ

「イースタンプ」は、クラウドスタンプ提供会社と同じ株式会社E-STAMPが提供している電子契約サービスです。

認印ライプと実印タイプの両方の電子押印に対応しているため、契約のシーンによって使い分けることができて便利。

スマートフォンやタブレットでの手書きサイン機能や免許証などの画像を添付できる機能もあるため、利便性が高いと感じるでしょう。

ベーシックサポートでは導入や初期設定までをしっかりサポートしてくれる上に、プラチナサポートでは導入後の運用サポートもしてくれる心強いサービスです。

Holmes

契約業務をマネジメントすることで企業の生産性を向上させる「Holmes」(ホームズ)。

契約書一つに関わる人・部署・業務などを見える化してマネジメントし、属人化を防ぐことで契約のリスクを回避します。

一連の契約業務をスピーディーにすることによってビジネスチャンスを逃さず、企業の生産性向上が実現するでしょう。

DocuSign

「DocuSign」(ドキュサイン)は、世界で最も多くのシェアを誇っている電子契約サービスです。

契約業務を電子化するだけでなく、AIによる契約内容の分析やセールスフォースとの連携など、幅広い機能が搭載されています。

世界180ヵ国以上で使われているツールというだけあって、使い勝手の良いインターフェースでストレスなく利用することが可能です。

まとめ

契約業務をオンライン上で行うことができるクラウドスタンプは、契約業務に必要な機能や手厚いサポートが特徴です。

クラウドスタンプを活用することでオフィスにいなくても契約を締結することができ、書面の保管場所にも困りません。

しかし、メリットがある一方で導入に際する注意点もあるので、電子契約サービスの導入を検討している方はじっくりと内容を確認してから後悔しないツール選択をしてください。

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