ブログBLOG

組織に属していると、自分だけでなく他のメンバーとのスケジュールを調整しながら仕事を進める機会が多くなります。

例えば、先輩の営業に同行したい場合は先輩のスケジュールを把握しなければいけませんし、チームミーティングを設定する際にはチーム全員のスケジュールを調整しなければいけません。

そんなときに、スケジュールを共有してコミュニケーションを取ることができる「TimeTree(タイムツリー)」がおすすめです。

本記事では、タイムツリーを使ったスケジュール管理について解説します。

タイムツリーとは?

タイムツリーの概要

スケジュールを共有できるカレンダーアプリ「タイムツリー」。

カレンダーを作成して相手を招待するだけで予定を共有できる手軽さで人気となり、2018年にはユーザー数が1,000万を突破しました。

カレンダーは目的別に複数作成することができるため、仕事用のカレンダーとしてだけでなく、プロジェクトの進捗管理などにも活用することができます。また、登録したスケジュール一つひとつにチャット機能がついており、コメントや画像などを送り合うことも可能です。

タイムツリーの料金

タイムツリーは無料で全ての機能を使うことができます。

会員登録は必須ではありませんが、スマートフォンだけでなくパソコンでも使いたい方は会員登録をする必要があります。

もちろん会員登録も無料です。

タイムツリーの提供会社

タイムツリーを提供しているのは、2014年に設立し、東京都新宿区に本社を構えている株式会社TimeTreeです。

もともとの社名は株式会社JUBILEE WORKSでしたが、2019年9月1日に社名変更をしました。

タイムツリーの機能

それでは、タイムツリーの具体的な機能を見ていきましょう。

メンバーとカレンダー共有

タイムツリーは、グループカレンダーを作成してメンバーを招待するだけで予定を共有することができます。

部署という大きい単位だけでなく、チームやプロジェクトなどの単位でもカレンダーを作成することが可能。

お互いのスケジュールや案件の進捗が可視化されます。

チャット機能でコミュニケーション

スケジュール一つひとつにチャット機能が搭載しているのもタイムツリーの特長です。

一つの予定に対してコメントや画像などをやり取りできるので、他のチャットツールを使わずにメンバーとコミュニケーションを取ることができます。

他のカレンダーサービスと連携

GoogleカレンダーやOSカレンダーなどの外部カレンダーサービスとも連携することが可能です。

すでに他のカレンダーアプリを利用している場合でも、ツール同士を連携させるとスケジュールが同期されるため、タイムツリーに入力し直す必要もありません。

タイムツリーでスケジュール管理するメリット

次に、タイムツリーでスケジュールを管理することでどのようなメリットがあるのかを解説していきます。

メンバー内で予定を共有できる

メンバーとスケジュールを共有することで、誰が・いつ・どこで・何をしているのかが見える化できます。

今までは一人ひとりのスケジュール把握に時間がかかって会議やミーティングのセッティングが大変だったという人でも、タイムツリーがあれば組織の運営がスムーズになるでしょう。

また、他のメンバーのスケジュールが可視化されることでモチベーションが上がり、組織の活性化も期待できます。

他のツールを使わなくてもチャットできる

今までは「カレンダーアプリに予定を登録して、チャットツールやグループウェアでメンバーに報告や連絡をしていた」という組織も、タイムツリーを導入することで一つのツールで完結させることができます。

タイムツリーに登録した予定ごとにチャットができるため、報連相がスマートになるでしょう。

例えば、営業で訪問の予定があったら、上司に提案のヒントをもらったり、訪問後の報告をしたり、今後の営業方針の指示をしたりするのも、タイムツリー上で全て行うことができるのです。

複数のカレンダーを作成できる

グループカレンダーは複数作成することが可能ですので、部署やチーム、支社や店舗、プロジェクトなど、必要な単位でカレンダーを作成して、それぞれのメンバーを招待できます。

企業によっては、掃除当番や社内会議室予約などの専用カレンダーを作っているケースもあるようです。

無料で利用できる

カレンダーの作成・共有、チャット機能、他のカレンダーサービスからのインポートなど、全ての機能を無料で使えるのもタイムツリーのメリットです。

複雑な設定などは必要なく、アプリをインストールするだけですぐに利用できます。

他のカレンダーサービスとの連携が便利

他のカレンダーサービスを利用している場合は、タイムツリーに連携させることで予定を同期させることができます。

スケジュールの連携方法は「タイムツリー上で他のカレンダーサービスを同期させる」という方法と「他のカレンダーサービスの予定をタイムツリーにコピーする」という方法があります。

タイムツリーを利用する際の注意点

メリットだけではなく、注意しなければいけないポイントもあります。

タイムツリー導入を検討している方は参考にしてください。

不要な情報も共有してしまうかも?

タイムツリーが便利だからと言って全てのスケジュールを入力してしまうと、本当は相手に知られたくなかった予定まで共有してしまうということもあります。

プライベートな予定やあまり知られたくない予定は、他の人に見られない自分専用のカレンダーを作っておいてそちらに入力するようにしましょう。

カレンダーへの招待は慎重に行うべし

カレンダーの招待方法は、招待のリンクURLをLINEやメールなどで相手へ送ります。

店舗の営業日などオープンにしたいカレンダーの場合はTwitterやFacebookなどで公開したほうが効果的ですが、その際にはプライベートカレンダーやシフトカレンダーなどを間違って公開しないように気を付けなければいけません。

情報漏えいにもつながってしまうため、カレンダーの招待は慎重に行いましょう。

ワードやエクセルのファイルは直接添付できない

2020年5月現在、ワードやエクセル、PDFなどのファイルをチャット機能に添付することはできません。

ファイルは画像のみ共有できるため、代替え案として運営会社から資料のスクリーンショット画像の添付や、ファイル共有ツールの活用が提案されています。

タイムツリーと一緒に使うとおすすめのツール

タイムツリー単体でも便利ですが、一緒に使うとより便利になるツールをご紹介します。

Googleカレンダー

会社でGoogleカレンダーを導入していたり、今までGoogleカレンダーを使っていたりする人は、タイムツリーと組み合わせて使うことで更に便利になります。

タイムツリーとGoogleカレンダーはスケジュールを同期させたりコピーしたりすることができるため、今まで使い慣れたGoogleカレンダーをやめずにタイムツリーで仕事仲間や家族などと予定を共有することができます。

ドロップボックス

ExcelやWordなどの資料は直接添付できないため、ファイル共有ツールのドロップボックスに保存してからファイルを共有しましょう。

ドロップボックス上のURLをスケジュールのチャットに貼り付けることで共有できます。

オフィス365

マイクロソフトが提供しているオフィス365は、Word・Excel・PowerPointなどのファイルを作成したり、OneDriveでファイルを共有したりすることができます。

タイムツリーでスケジュールを共有したりコミュニケーションを活性化したりし、オフィス365で資料作成やファイル共有をすることで、業務の効率化が期待できます。

まとめ

共有カレンダーアプリ「タイムツリー」を活用することで、業務効率化や組織の活性化、そしてメンバーの一体感が実現するでしょう。

無料で利用できるので、気軽に導入できるのも嬉しいポイントです。

スケジュール調整にかかっていたリソースを削減し、本来の仕事に充てる時間を増やすことで、生産性を上げていきましょう。