ブログBLOG

プロジェクトにかかわる際、メンバー一人ひとりのタスクが適切にマネジメントされていないと二重作業やミスへつながり、結果的に納期が遅れてしまう事態になりかねません。

そんなトラブルを避けるためにもタスク管理・プロジェクト管理には、カンバン方式で直感的に操作しやすい「マイクロソフトプランナー」を活用してチーム内の連携をスムーズにしましょう。

本記事ではマイクロソフトプランナー(Microsoft Planner)の使い方や導入メリットなどをご紹介するので、組織のタスク管理に課題を感じている方は参考にしてくださいね。

マイクロソフトプランナーとは?

マイクロソフトが提供しているマイクロソフトプランナーは、タスク(To Do)管理を効率化してくれるクラウド型のITツールです。

マイクロソフトプランナーはどんなサービス?

プロジェクトにはさまざまなタスクがあるため、チーム内で適切に割り振りをしたり期限を守ったりする必要があります。

マイクロソフトプランナーは、そんな複雑なプロジェクトのタスク管理を効率化してくれるツール。

カンバン方式のボードで、一つひとつのタスクがカード形式で表示されるので直感的には把握しやすいのが特徴です。

また、グラフ化したりカレンダー表示したりすることができ、多角的に進捗状況を可視化して問題点やトラブルを事前に回避することもできます。

「Microsoft Teams」や「Outlook」など、他のOfficeアプリと連携できるのも嬉しいポイントです。

マイクロソフトプランナーの提供会社

マイクロソフトプランナーを提供しているのは、Windowsの開発元で、世界最大のソフトウェアメーカー、マイクロソフト社です。

本記事を読んでいる方も、マイクロソフトが提供しているWindowsを使ったり、Word、Excel、PowerPointなどのOfficeアプリを利用したりした経験のある方が大半なのではないでしょうか。

マイクロソフト社はアメリカのワシントン州に本社を構えていますが、国内では主に営業や技術支援を担当する「日本マイクロソフト株式会社」と、開発を担当する「マイクロソフトディベロップメント株式会社」が東京都港区にあります。

マイクロソフトプランナーの利用料金

マイクロソフトプランナーは、Microsoft365(旧称Office365)に含まれているアプリケーションです。

Microsoft365を利用すると、一つのアカウントでWordやExcel、OneDriveやTeamsなどのさまざまなアプリ/サービスを利用することができ、プランナーとも連携することができます。

マイクロソフトプランナーの使い方

マイクロソフト製品のプランナーの導入方法を使い方を見ていきましょう。

マイクロソフトプランナーの導入方法

マイクロソフトプランナーはダウンロードやインストール不要で利用可能。

Microsoft365にサインインしてから左上にある黒丸6個のアイコンをクリックし「Planner」というアプリを見つけて起動させます。

次回からはサインインしたらすぐにプランナーアプリが表示されるようになるので、探す必要はありません。

マイクロソフトプランナーの基本的な使い方

マイクロソフトプランナーでは、カード形式のタスク管理をすることができます。

作成したタスクは、担当者、期限、優先度を設定できる上に、ファイル添付やコメントのやり取りも可能。

各タスクは「処理中」「完了」などの進行状況も設定できるため、プロジェクトがどのくらい進んでいるかが一目で把握しやすくなります。

グラフ機能を使うことで進捗状況や各メンバーの作業量などが自動でグラフ化され、直感的にチェックすることができます。

スケジュール機能では、タスクに設定された期限を基にしてタスクがカレンダー上に棒状で表示されるため、納期までのスケジュールを調整しながら進めることができるでしょう。

「Microsoft Teams」(マイクロソフトチームズ)と連携したり、Excelファイルにエクスポートしたりできるのも特長です。

マイクロソフトプランナーを利用するメリット

適切にタスク管理をしてプロジェクトを進めることができるマイクロソフトプランナー。

チームでのタスク管理を効率化してくれる機能が搭載されているので、タスクのマネジメントに課題を抱えている組織にとって導入メリットのあるツールです。

タスク管理がしやすい

カンバン方式で表示されるため、チームが今やらなければいけないことが即座に把握することができ、チーム内のタスク管理がしやすいことがメリットです。

グラフ化やスケジュール化などの機能を使うことで更に利便性が向上し、今までタスク管理にかけていたリソースを削減することができるでしょう。

コメント欄を利用して履歴情報としてシェアできる

各タスクにはコメントを残すことができ、メンバー同士でメッセージをやり取りすることができます。

わざわざメールやチャットなどで報連相をしなくても、タスク上で質問や完了報告ができるため便利ですね。

ほかのOfficeアプリと連携できる

「Teams」や「SharePoint」などのアプリと連携することができるため、わざわざプランナーを閉じなくてもシームレスに作業をすることが可能です。

ExcelやPowerPointなどのOfficeアプリもタスクに添付できるので、普段からOfficeアプリで業務をしている組織にとっては非常に利便性を感じるでしょう。

マイクロソフトプランナーを利用する際の注意点

他のプロジェクト管理ツールと比較すると機能面がシンプルなので、導入を検討している方はデメリットともなりえる注意点も確認しておきましょう。

ガントチャートのような表し方ができない

マイクロソフトプランナーはカード形式でのタスク管理なので、プロジェクト管理のためのガントチャート機能は搭載されていません。

複雑なプロジェクトや複数のメンバーが関わる案件などを管理するのは少し大変かもしれないですね。

繰り返しのタスク設定ができない

ルーチンワークなど繰り返さなければいけないタスクもありますが、マイクロソフトプランナーでは繰り返し設定はできません。

一回ずつタスクを新規作成する必要があるため、手間になってしまいます。

マウス操作による簡易的な編集操作ができない

タスクカードを移動する際、ドラッグ&ドロップのようなマウスの簡易操作には対応していません。

直感的に可視化できるぶん、操作面でも直感性がほしいという声が多いようです。

マイクロソフトプランナーと連携すると便利なツール

マイクロソフト製品のプランナーは、他のマイクロソフトアプリとシームレスに連携することができます。

ツール同士を連携させることで、更に効率化や生産性向上が期待できますよ。

マイクロソフトチームズ

チーム内のコミュニケーションや作業連携を高めてくれるマイクロソフトチームズは、プランナーと連携することで更に便利。

プロジェクトや部署などでチームズ上にグループを作り、プランナーのタブを追加することで利用できるようになります。

外出が多い部署やリモートワーク・テレワーク中だとなかなか顔を合わせる機会がないためグループウェアのチャットでのやり取りがメインになりますが、チャットとタスク管理が一つのプラットフォームでできるようになることで連携がスムーズになります。

Outlook

Outlookと連携することで、予定表にタスクを同期して表示させることができます。

他のツールでは「タスクを登録してから、カレンダーツールにスケジュールを登録する」という二重入力が発生してしまいますが、プランナーとOutlookは連携させることができるためそのようなリソースはかかりません。

まとめ

チーム間でのタスク管理が効率化するマイクロソフトプランナー。

チームでのタスク管理は複雑で大変ですが、マイクロソフトプランナーを活用することで適切にマネジメントすることができます。

生産性向上や情報共有に、ぜひマイクロソフトプランナーの導入を検討してみてくださいね。