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クラウドで完結! 電子契約書締結サービス比較3選

契約書といえば「紙」で出来ているもの。

これまで当たり前だったその考えを変化させる時期が来ています。

今や「契約書」といえば「紙」ではなく「電子」になりつつあります。実際、大手の上場企業を中心に導入している企業は増加しています。

契約書を作るために必要になっていた、これまでの作業はわずか数分で締結させることが可能なのです。全て、クラウド上で行う為、契約書製本の手間や、郵送の日数や費用、収入印紙も不要になります。

また、必要な時には検索してすぐに見つけることも出来ます。

これまでの契約書を保管していた倉庫も、もう必要ありません。大量の紙の管理はしなくても大丈夫なのです。

こんなに便利な「電子契約サービス」。もっと詳しく知って、あなたの中の「契約」の常識を変えていきましょう。

電子契約サービスとは

これまでに「契約書」と言えば「紙」であることがスタンダードでした。署名や押印も必要ですし、厳重に保管する必要もあったからです。

近年では「紙の契約書」に変わる「電子契約書」というものが、大手企業を中心に主流になりつつあり、さまざまな企業から「電子契約サービス」が提供されています。

「契約」と言えば、これまでは大きな労力と時間と費用が必要でした。まず、契約書を作成し、プリント、郵送、押印、返送と、ここまでに数日はかかりますし、インク代、郵送費、印紙代も必要です。

これが電子契約書なら、わずか数分で締結させることも可能となるため、費用と時間の大幅な削減へとつながります。

しかし、導入するとなると「信頼面」が気になるところですが、電子契約の場合は「電子署名」の他に「電子スタンプ」で契約書の信頼度を保証します。

“電子署名” は、署名本人により作成されたこと、誰が何を作成したのか、改ざんはされていないのかという証明になります。

“電子スタンプ” は、いつ、何を作成したか、改ざんが行われていないかという証明です。この2つを組み合わせるとこで、電子契約は完全なものとなるのです。

リモートワークというスタイルでも、電子契約サービスがあれば、即契約書の締結が可能となります。

電子契約サービスの選定ポイント

無料で利用できるプランもあるので、「お試し」として使い始めることができるサービスもあります。料金が高額になれば、さまざまなサービスや、より高いセキュリティも利用することが可能ですが、自社の規模やスタイルに合わせて選ぶことが大切です。

また、本当にサービスを使いこなせるのかと不安があれば、サポート体制が充実したものを選ぶのがおすすめです。担当の方が付いてくれるプランもありますし、チャットで素早く応対してくれるサービスもあります。

幾つかのサービス内容を見比べてみると、細かな違いがわかります。契約に必要な基本的なサービスは必ずついていますので、使いやすくて信頼できるものを選びましょう。

おすすめの電子契約サービス3選

大手上場企業も多く導入している「GMO電子印鑑Agree」、電子契約サービス市場においてシェア8割の「クラウドサイン」、サポートの充実や操作の手軽さで人気の「NINJA SIGN」。

おすすめの3サービスの基本的なプランや、特徴についてご紹介します。

Agree

「GMO電子印鑑Agree」は日本のインターネットを支える「GMO」のシステムです。

政府が利用している電子証明書「GMOグローバルサイン」と直接提携しており、安全な電子契約サービスを提供しています。

特徴として「電子サイン」と「電子署名」の2つを併用した署名タイプがあります。どちらもクラウド上でスピーディーに契約締結することが可能です。負担が少なく導入のしやすさを重視する場合には「電子サイン」、法的効力を重視する場合は「電子署名」など、必要に応じて使い分けることも可能です。

また、契約の進捗状況の詳細を確認することができます。遅延や契約終結の漏れを防ぐことができるので安心です。3社間での契約の際にも特別な設定なしに使うことができます。

契約締結後も効率的な管理が可能です。キーワード検索で多彩な検索条件に対応しています。国税関係の書類も電子データのまま保存することもできます。リマインド通知機能もあるため、契約の更新や解約時期を見過ごすこともありません。

プランの中には「お試しフリー」が設けられているのでとりあえず試してみたいという方にはオススメです。「スタンダード」は電子サインが使えるプランで、電子契約サービスを初めて契約する企業に最適です。「ビジネス」プランなら電子サインと電子署名が使えます。便利なオプション機能もあるので、自社に合ったプランに合わせやすくなっています。

なんと言ってもAgreeは「セキュリティレベル」の高さが魅力です。上場企業も多数導入しています。セキュリティ面の不安から電子契約書の導入を決めかねている方には、安心できるシステムです。

クラウドサイン

「クラウドサイン」は日本最大級の弁護士法律ポータルサイト「弁護士ドットコム」のシステムです。

万全のセキュリティ対策にもかかわらず、簡単な操作で電子契約書が作成できる人気のサービスです。契約相手先が同じシステムを導入していなくても、利用できるのが魅力です。個人事業主やアルバイトなど、個人相手の契約でも手間をかけずに利用することができます。

契約締結までには、契約書の郵送、受理、押印、返送、と手間と時間がかかります。雇用契約書などの場合は大量に作成が必要な場合もありますし、さらには契約書に不備があった場合、通常の倍の時間が必要となります。電子契約書であれば、契約書の送信と同時に相手先の内容確認をすることができるのでスピーディーに進めることが可能です。

また、PCだけでなくスマホで契約書を確認することができるのも大きな魅力です。外まわりなどで席を外しがちな営業職には使いやすいサービスです。

サービスのプランは3つあります。
「Standard」プランなら基本的な機能がバランスよく揃っているので、一般的な企業であれば十分な内容です。紙書類のインポート機能がついている「Standard plus」は、これまでの紙の書類をまとめて管理したい企業にオススメです。高度なセキュリティを要する企業には「Business」プランがあります。

電子契約サービス市場において8割以上のシェアを誇る「クラウドサイン」。この大きなシェア率は、契約書という重要な書類を任せることのできる安心感の現れとも言えます。

新機能も次々にリリースされており、より便利なサービスが期待できます。また、AIチャットによるサポート体制も始まっています。

NINJA SIGN

自由度の高さや、サポートの充実で人気なのが「NINJA SIGN」です。

他のツールでよく見かける従量課金がありません。書類を送る回数が多ければ多いほど得をするシステムになっています。毎月規定数を気にしながら契約をしなければ行けないのであれば最適です。

自社で使用している契約書などのひな形ファイルをテンプレート登録し、Googleドキュメントで作成できるので、NINJA SIGN上で契約書の修正が簡単にできます。契約書の作成から管理までWeb上での一括管理ができる「ワンストップ電子契約サービス」なのです。

初めて電子契約システムを導入するとなると、わからない点が多数出てくることもありますが、導入前から導入後までの手厚いサポートに定評があり安心です。

「Free」プランなら、契約書送信が5通、テンプレートの登録が3つまでなら無料です。まずは試してみたい方や、月の契約数が少ない個人事業主に向いています。

「Light」プランからは契約書送信とテンプレート登録が無制限になります。タイムスタンプが使えるようになるのでセキュリティ面ではより安心できますし、契約期限の近いものもわかります。また、かみの契約書も保管できるうえ、チャットでのサポートもついてきます。

それらのプラン以外にも、よりスムーズな運用や高度なセキュリティの2つのプランもあります。

このサービスの魅力は定額制のプランと、どんなPCからも閲覧、修正ができるという面です。契約相手が導入する必要もないのでスムーズに進めることができるという手軽さが人気の理由です。

まとめ

現段階では、全ての現場で電子契約書が使えるわけではありません。幾つかの特殊なものに関しては「紙」でなければならないものもありますし、何より契約相手側がNOと言えば使うことはできません。

しかし、これは「信頼度」が低いというわけではなく、現物の必要性があるためや、相手側の経営スタイルの問題と言えます。

年々、電子化を認められている書類も増えてきていることを考えると「紙」以上の信頼や必要性が出てきているということです。

リモートワークという自由度の高い働き方が増えている中で、この電子契約書は必須のツールになるでしょう。浸透すれば企業内の効率化はさらに進みます。

何より、あの倉庫の契約書の山の管理をしなくて済むと思うとホッとしますね。

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