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チームで情報共有をするのにおすすめな、プロジェクト管理アプリ3選

プロジェクトをよりスムーズに進行させるために役に立つのが「プロジェクト管理アプリ」です。

しかし最近は、アプリケーションの数も多く、その機能や料金などもさまざまで、どれを利用したらいいのか迷ってしまいますよね 。

そこで今回は、プロジェクト管理アプリを利用するメリットや選ぶ際に重要視するべきポイントを、無料で利用できるアプリ3選とともにご紹介します。これを参考にして、自社のプロジェクトに合うプロジェクト管理アプリを選んでみてください 。

エクセルではなく、プロジェクト管理アプリを使うメリット

エクセルなどのファイル形式の場合、データを手動で共有しなければいけなかったり、同時編集が難しいといった面があります。しかしプロジェクト管理アプリではリアルタイム処理が可能になるため、登録した情報がすぐに反映されます。エクセルよりもプロジェクト管理アプリを利用することで、より便利かつ効率的にプロジェクトを進行できるようになります。

またプロジェクト管理アプリなら、プロジェクトの進捗状況を一目で把握することができます。各メンバーが全体の進捗状況を正しく共有できれば、納期オーバーや特定の人の仕事量が増えてしまうといったことも防げます。また各タスクにかかる時間を入力することもできるため、工程管理が行いやすくなり、個人および全体のタイムマネジメントにも良い効果があります。

複数人でプロジェクトを進める際に大切な、メンバー間の意思伝達を行いやすい機能も搭載されています。たとえば、対面でなくてもメンバー同士でコミュニケーションができる「チャット機能」や、担当者や責任者不在の場合でも必要なファイルの受け渡しを簡単にできる「データ共有機能」、時間や場所に制限されることなくコミュニケーションを取ったり、アイデアを出し合えたりする「フォーラム機能」などがあります 。

さらにプロジェクト管理アプリには「集計機能」や「データの分析機能」も備わっています。これらの機能を使えば、エクセルのようにひとつひとつデータを入力してくことなく、簡単にグラフ化や分析することができます。これにより、スピーディーな経営判断やプロジェクト全体の予算管理が行いやすくなります 。

その他にも、時間を図る際に、スタートとストップボタンを押すだけで時間が自動的に記録されるなどといった機能もあります。自動化することにより、入力や管理にかかる手間を省けるので、人的コストの削減にもつながります 。

プロジェクト管理アプリを選ぶポイント

プロジェクト管理アプリを選ぶときには、まず個人利用にも適しているかを確認してみましょう。アプリケーションでのプロジェクト管理は、その手軽さから、小規模な事業所での利用が想定されます。少人数での情報共有や意思疎通がスムーズにできる「チャット・コミュニケーション機能」や、スケジュールが把握しやすい「見やすいチャート・スケジュール機能」を重視してみてください。

また製品によって管理アプリの特徴は異なります。ガントチャートやタスク管理に優れているのか、チャット機能が使いやすいのかなど、自社のプロジェクトに合わせてチェックしてみてください 。

たとえば、システム開発のような、個人および全体の進捗状況を細かく表示したいのなら、「スケジュール機能」や「チャート機能」が優れているものを、新商品やプロモーションには、各人のアイデアを管理できる「チャット機能」や「ノート機能」に注目してみましょう。大人数の場合は、「カレンダーの見やすさ」や「書き込める場所の大きさ」、「連絡の取りやすさ」などが重要になってきます。

無料で利用できるプロジェクト管理アプリも多くありますが、ツールによっては無料で利用できる範囲や期間に制限があります。このような無料アプリは、機能制限によって業務に支障がなければそのまま使っていても構いませんが、まずはフリープランを利用してみてから有料版に移行するのがおすすめです。

ただし、個人利用であれば、基本的に無料の製品を選んだほうがコスト的には好ましいかもしれません。状況に応じて選ぶようにしましょう。

無料から試せるプロジェクト管理アプリ3選

ここからは、プロジェクト管理アプリの中から、無料で利用できるものを3つご紹介します。

Backlog

Backlogは、ヌーラボからリリースされているプロジェクト管理アプリです。管理に必要な機能がそろっているため、仕事を素早く行うことができます。ガントチャートやマイルストーンにより、プロジェクトの進捗状況を一目で把握できます。また課題管理機能を使えば、優先すべき課題やその割り振りの設定ができます。

30日間の無料トライアル期間が設定されており、期間後はスタータープラン(2,400円/月)から利用可能です 。

Redmine

Redmineは、ファーエンドテクノロジー株式会社からリリースされています。こちらはプロジェクト管理のためのオープンソフトウェアとなっており、無料で利用することができます。

基本的な機能は網羅されていますが、一番使われているのは「チケット機能」です。チケットにはやるべきことが記録されており、ガントチャートやカレンダーなどの形式で表示できます。チケットを活用すれば、やるべきことを明確化でき、プロジェクトをスムーズに進められるでしょう 。

Wrike

Wrike Inc によって運営されている、プロジェクト管理のためのプラットフォームです。設定されている大きな目標を小分けにしてファイルの送信や締め切りを設定できるので、細かな進捗状況を管理することができます 。

Wrikeは基本的には無料で利用できますが、有料版にアップグレードすると利用できるユーザー数や機能を追加することができます 。

まとめ

チャット機能やガントチャートなどのスケジュール管理機能、自動入力、リアルタイムで仕事の進捗状況の共有ができるなど、プロジェクト管理アプリを利用することで、プロジェクトを効率よく進めることが可能になります 。

また最近では働き方が多様化し、リモートワークといったメンバーと対面せずに一人で仕事をする機会も増えてきました。そういった場合にも、プロジェクト管理アプリを導入することで場所や時間に関係なく作業ができます。

自社にはどのような機能があれば便利なのかを見極め、今回ご紹介したような無料で利用できるツールを中心に、この機会にぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか 。

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