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ビデオ通話で画面共有するなら、Typetalk? Slack? Chatwork?

コミュニケーションツールはさまざまな種類がありますが、全てが同じ機能ではありません。

「Web会議」で使えるビデオ通話や画面共有機能、「チャット」での返信機能などは、どのツールにでも当たり前にありそうですが、利用できないものもあるのです。

「たくさん機能がついていれば、何かと使えるし便利だろう」という考えで導入してしまうと、費用もかかってしまいます。自社が使用するツールには、何が必要で何が不要なのかを明確にさせておきましょう。

多くの企業に導入されている人気のツール Typetalk、Slack、 Chatwork の3つを比較しながら、ご紹介します。

Typetalkで画面共有はできません!

数あるコミュニケーションツールの機能の中には、ビデオ通話の画面共有でオンライン会議を開くこともできるツールがありますが、Typetalkではそれらの機能を使うことはできないようです。ツールの機能として画面共有ができることを重視するのであれば、他のツールを探す必要があります。

それぞれのツールにはさまざまな特徴があり、得意分野が異なってくるのです。

Typetalkはテキストでのやり取りに特化したツール

Typetalkの特徴として「チーム内のチャットでのコミュニケーションの取りやすさ」が、あると言えます。

まず、FacebookやTwitterなどでよく見かける「いいね」機能がついています。チーム内での良いコメントや、頑張りに対して、気軽に「いいね」を伝えることができるので、チームのモチベーションも上がります。
また、この機能を「同意」の意思表示に使ったり、「読みました」という既読などの用途で使用したりすることもできます。アンケートとしても使えそうです。シンプルな機能だからこそ、チームに合った使い方ができそうですね。

また、@IDなどの形式を使ったユーザー検索や、検索のしやすさも使いやすくて評判が良いようです。Twitterでよく見かける#(ハッシュタグ)を使ったまとめ機能もついているので、特定のキーワードをまとめて検索できるところも利用者には嬉しい機能です。

Typetalkは「テキストでのやり取りに特化した」ツールだと言えます。

画面共有するならチャットワークかSlack

画面共有機能を重視するのであれば「Chatwork」か「Slack」を選びましょう。
チャットでのやり取りの中で、実際に話して伝える必要があると感じたら、そのまますぐに通話ができる機能は、効率も良く便利です。

Chatworkは国産のツールです。サポートが充実しており、誰にでも使いやすい機能が人気です。Slackはアメリカ企業が提供するツールで、機能が充実していてカスタマイズしやすいのが魅力です。

両ツールとも、音声通話、ビデオ通話はもちろん、画面共有機能もあるので、チームでのミーティングには最適です。操作も簡単なので、利用しやすく作られています。

チャットワークとSlackで画面共有をする方法

実際に画面共有する方法をご紹介します。いずれも操作の手順は少なく簡単なものですが、ご自分のワークスタイルに合ったものを選んでみましょう。

チャットワークで画面共有をする方法

チャットワークで画面を共有する方法をご紹介します。「ビデオ通話」からも「音声通話」からも画面共有は、同じ手順でできますが、今回はビデオ通話から始める共有方法です。

1、メッセージ入力欄の「ビデオ」アイコン(ビデオのマーク)をクリックしてください。

2、通話したいユーザーを選び「ビデオ通話」ボタンを押して通話を開始します。

3、画面右下に表示されている「画面共有を開始」と表示されるアイコン(PCデスクトップのマーク)をクリックして、画面共有を開始します。

画面共有を終了したい時には、開始時と同じアイコンをクリックします。「画面共有を停止」と表示されているアイコン(PCデスクトップのマーク)です。

すでに始まっているミーティングに途中から参加する場合は、チャットに「Chatwork Liveを開始しました」という表示されるので「Chatwork Liveに参加」ボタンをクリックします。

Slackで画面共有をする方法

Slackで画面共有する場合は、まず通話の状態にしておく必要があります。通話を始める方法として「チャンネル」からと「DM」からの2種類があります。DMから通話をするには画面上部の「電話」アイコン(受話器マーク)をクリックするだけなので、今回は「チャンネル」からの方法をご紹介します。

1、チャンネル右上の「詳細」をクリックします。

2、画面上部の「通話」をクリックして通話を開始します。

3、「自分の画面を共有」と表示されるアイコン(PCデスクトップのマーク)をクリックして、画面共有を開始します。

使用しているブラウザがGoogle Chromeの場合、音声通話とビデオ通話には対応していますが、画面共有には対応していません。画面共有をする時にはアプリを利用しましょう。

Typetalkのおすすめポイント

Typetalkのおすすめポイントは、テキストのやり取りの充実度だと言えます。コミュニケーションツールを利用する際に、絶対に欠かせないと考える機能のほとんどがついており、なおかつそれぞれの機能性は非常に高いものです。

他ツールにはないTypetalkのポイントをご紹介します。

Slackにない返信機能がある

チャットの中の返信機能は、グループ内の誰に対するメッセージなのかが明確にわかる便利な機能です。この機能はSlackにはありません。

Typetalkの返信機能は特定の会話を「ライン形式」で表示してくれるので、画面をみていなかった間に行われた会話の流れや経緯も、すぐに確認することができます。

チャットは短い文章で効率よく用件を相手に伝えることができる反面、言葉足らずになりがちです。2人でのチャットであれば「誰に向けたメッセージなのか」が明確ですが、グループになり人数が増えると「自分宛のメッセージではない」と間違った解釈が起こりがちです。返信内容を確認しやすいTypetalkは「ミスを防ぐ」ことができますね。

チャット内の検索結果を無制限に遡れる

過去のメッセージを探したい場合に、検索がかけられる件数に制限があるツールが多いことはご存知ですか。利用人数が少ないのであれば問題がないのかもしれませんが、多くの人数とやり取りをしている場合は、制限があると探しているメッセージにたどり着くことは難しいかもしれません。

しかし、Typetalkであれば無制限、無料プランでも10,000件まで検索できるのです。

チームでのやり取りはもちろんのこと、取引先とのやり取りを見返さなければいけないことも頻繁にあるでしょう。「あの時何と言っていたかな」と、思った瞬間に「もしかして探せないかも!」とその度に焦る必要はなさそうですね。

ユーザーが退会してもファイルややりとりが消されない

一般的なコミュニケーションツールの場合、ユーザーが退会してしまうと、そのユーザーがアップロードしたファイルは全て自動削除となってしまいます。

退職者がでた場合には過去のファイルが消えることの無いように、アカウントは消さずにパスワード変更のみという方法をとっている企業もあるようですが、アカウントの数で課金される仕組みの場合は費用がかさんでしまいます。

Typetalkはアップロードしたファイルを、ユーザー個人ではなく組織と結びつけるため、ファイルは削除されません。また、退会したユーザーのやり取りも残るという機能は評判も良いようです。

APIでボットを作れる

TypetalkならAPIが公開されているのでボットを作ることもできます。人間の代わりに決められた質問に答えてくれたり、情報を届けてくれたりするシステムです。「内線番号」や「顧客の住所」または「社内での申請の方法」など、決まった情報を何度も聞いたり答えたりするのは、非常に効率が良くありません。

Typetalk内で「総務部の内線番号を教えて」と入力すると「1122です」といったように、即座に答えてくれます。また「出勤管理」や「決算ツール」などと連携して、管理まで行ってくれます。

人件費と時間の削減に一役買いそうです。

まとめ

業種や企業スタイルによって、使いやすいと感じるツールは異なってきます。無料から始めることのできるツールも多いので、まずは試しながら選ぶことをおすすめします。

コミュニケーションツールは機能も増え続け年々進化しています。システムを新しく導入することは何かと煩わしいこともあると考えられがちですが、これらのツールは「業務効率化」のためでもあります。自社の売上アップのためにも、新しいシステムはどんどん使いこなして行きたいですね。

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