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ワンストップ契約サービス「NINJA SIGN」にデメリットはある?

稟議やワークフローが複雑で、なかなか進まない契約業務。

スピード感が大事な案件でも、紙ベースの契約では時間がかかってしまって失注に繋がりかねません。

そんな時は、クラウド上で契約業務を行うことができる電子契約サービスがおすすめです。

今回は電子契約ツールの「NINJA SIGN」についてご紹介します。

NINJA SIGNとは?

「ワンストップ契約サービス」を掲げる電子契約ツール「NINJA SIGN(ニンジャサイン)」。

2019年12月からPro版が販売開始され、現在では大企業から中小企業、官公庁まで利用しています。

NINJA SIGNの概要

NINA SIGNは「ワンストップ契約サービス」というだけあって、契約締結のプロセスをオンラインで完結させることができるサービスです。

契約書の作成、承認ワークフローの設定、電子署名による契約締結、締結書類の管理までがNINJA SIGN上で行うことができます。

紙ベースの契約では、印刷・製本・郵送・ファイリングなどの業務に手間がかかってしまったり、担当者が不在で承認に時間がかかってしまったりしますが、電子契約ではそれらのリソースがなくなるためストレスなく契約業務を進められます。

NINJA SIGNの料金

NINJA SIGNは、使用できる機能や件数が異なる4タイプの料金プランがあります。

・Free:月額0円
・Light:月額4,980円/1アカウント
・Pro:お問い合わせ
・Enterprise:お問い合わせ

公式HPで公開されている料金プランはFreeとLightのみのため、使える機能が豊富なProとEnterpriseを希望される場合はお問い合わせしてください。

NINJA SIGNの提供会社

NINJA SIGNを提供しているのは株式会社SiGHTViSiT(サイトビジット)です。

NINJA SIGNの他に、資格試験のオンライン対策提供事業「資格スクエア」の運営、法務・財務・税務・知財特化型人材サービス「Legal Engine」の運営なども行っています。

NINJA SIGNの特徴やメリット

契約業務を効率化してくれるNINJA SIGNは、具体的にどのような特徴やメリットがあるのでしょうか。

自由度の高いワークフロー

企業の契約締結は、その内容によって関係者が異なります。

NINJA SIGNは契約ごとに承認ルートを柔軟に設定できるため、わずらわしいワークフローも解消されます。

あらゆるシーンで活用できる

NINJA SIGNは、柔軟な入力項目の設定や修正履歴の保管などの機能があるため、あらゆるシーンで活用可能。

・NDA(秘密保持契約)や業務委託契約などの定型的な契約書の作成・締結
・改定通知書や請求書などの一方的な書面通知
・申込書などの相手の情報入力が必要な書面
・M&Aや事業譲渡契約などの多くの内容修正がある契約書
・押印申請などの内部申請

これらの契約や申請などがNINJA SIGN一つでできると便利ですよね。

ビジネスに必要な多数の機能を搭載

業務を効率化してくれる機能が充実しているNINJA SIGN。

あらかじめ登録しているテンプレートから契約書を作成したり、契約済の書面をフォルダで管理したりすることができます。

チームメンバーで契約書を共有することができるため、チーム内の情報共有や連携もスムーズになるでしょう。

強固なセキュリティ

企業同士の契約は機密情報のため、外部に情報漏えいしては大変なことになってしまいます。そのため、電子契約ツールはセキュリティ面もしっかり確認してから導入する必要があります。

NINJA SIGNはすべての通信がSSL/TLS により暗号化されており、蓄積されたデータはAWS Key Management Serviceの共通鍵暗号のシステムで暗号化しているため、なりすましや復号にも対応。

また、時刻認証事業者(TSA)によるタイムスタンプが付与され文書作成時刻の信頼が担保されているため、文書の改ざん防止などにも対応しています。

料金は完全定額制

サブスクリプションモデルを採用しているため、月額の固定費を支払うことでサービスを利用することができます。

ツールによっては「一つの契約につき○円」といった従量課金制のものもありますが、NINJA SIGNは完全定額制のサービスなので予算を組みやすいというメリットがあります。

できることは限定的ながら無料プランもある

初めて電子契約サービスを利用する場合、まずはスモールスタートしたいと考える企業も多いでしょう。

NINJA SIGNでは無料プランもあるため、まずはお試しで利用してみることもできます。

利用できる機能や送信できる契約書の数に限りがあるものの、NINJA SIGNの使い勝手を確かめたり現場が鳴れたりするには充分な内容です。

NINJA SIGNのデメリットや注意点

メリットがある一方で、導入にあたってデメリットとなりそうな注意点もあります。

支払方法は「銀行振り込み」のみ

2020年5月現在クレジットカードでの支払いには対応しておらず、請求書ベースの銀行振り込みのみで支払うことができます。

企業によっては、銀行振り込みは承認フローが煩わしかったり、振込手数料の問題で推奨されていなかったりするため、導入前に自社の支払い体系と合っているか確認しましょう。

フリープランが他社と比較して限定的

他社の電子契約サービスと比較すると、無料で使えるフリープランでは機能が限定的だという声も聞かれるようです。

基本的な契約締結はフリープランでもそれほど問題なく行うことができますが、細かい書類管理やPDFアップロードなどは有料プランでなければ利用できません。

また、タイムスタンプ機能も有料プランのみなので、フリープランでは少々セキュリティ面に不安を感じるかもしれません。

問い合わせないと料金がわからないプランが2つもある

充実した機能を求めている企業はProプランかEnterpriseプランを選択する必要があります。

しかし、公式HPで公開されている料金プランはFreeプランとLightプランのみのため問い合わせて見積もりを出してもらう必要があり、すぐにでも導入したくても導入スピードが遅くなってしまうでしょう。

サービス自体が新しい

2019年12月からPro版が販売開始された新しいサービスのため、他社に比べて少々認知度が低いサービスになっています。

しかし、公式HPには導入企業名や利用事例が掲載されているため、サービスが新しいからと言って不安に感じる必要はないでしょう。

口コミは少ない

前項の通りサービス自体が新しいため、口コミの数は少ない印象です。

他社のサービスと口コミを比較してから検討したいという場合でも、NINJA SIGNは口コミの数自体が少ないため、口コミを探すよりも実際にフリープランを自分で使ってみたほうが早いかもしれません。

NINJA SIGNの他におすすめする電子契約サービス3選

初めて電子契約サービスを導入する際には、NINJA SIGNの他の電子契約サービスも比較検討し、自社にとって最適なツールを選びましょう。

ここでは他社サービスを3選ご紹介します。

クラウドスタンプ

株式会社E-STAMPが運営している「クラウドスタンプ(CLOUD STAMP)」は、契約締結から契約書保管までがクラウド上で一元化できる電子契約サービス。

契約書をPDFでアップロードし、相手方が合意することで電子署名がなされる仕組みです。

ベーシックプランでは、契約の締結などの他、経営面のトラブルを専門家に電話相談できるオプションも付いています。

イースタンプ

「イースタンプ(E-STAMP)」は、クラウドスタンプ運営会社を同じ株式会社E-STAMPが提供しています。

認印と実印の両方に対応しているため、さまざまな契約シーンで活用できます。

サポート面が充実しており、ちょっとした操作方法の疑問点から運用サポートまで気軽に問い合わせでき、導入から運用定着までスムーズに移行できるでしょう。

Holmes

「Holmes」(ホームズクラウド)は、単に契約締結をするだけではなく、契約を通じてマネジメントを実現する契約マネジメントシステムです。

一つの契約でも多くの人や部署が関わり合い、関連業務や関連契約が絡み合うため、それらを適切にマネジメントすることで生産性を向上させたり企業資産としたりすることができます。

自社に合わせた契約プロセスを構築することができる電子契約サービスです。

まとめ

電子契約サービスNINJA SIGNは、契約書作成・締結・保管までワンストップでできる利便性が特長です。

柔軟な設定や強固なセキュリティが強みですが、デメリットや注意点もあるため、導入の際には自社にとって使いやすいツールなのか見極めたいですね。

今回ご紹介した内容や他ツールを参考に、電子契約サービスの導入を検討してみてください。

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