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営業はお礼手紙を送るべき? 送るメリットを考えてみた

ネットが普及し、通信手段もSNSが主流となった現在、改めて手紙の良さが見直されてきています。特にビジネスシーンでは、営業からの「お礼手紙」は、送る相手に良い印象を与え、仕事の面で効果的なメリットがたくさんあります。

しかし、「営業はお客様に直接お会いするのだから、手紙はわざわざ送らなくても良いのではないか。」と悩んでしまう人がいるかもしれません。

営業がお礼手紙を送る必要性やメリットを考えて、実際書く時のポイントやコツをご紹介します。

営業がお礼の手紙を送るメリットとは?

お礼の手紙を送ることで ” 営業の仕事は人と人との関係があって初めて成立する” ということを実感できますし、他社との競争の中で勝ち抜くために、商品・サービス以外での差別化が図れるのです。

さらに、商談の機会を広げ、人として成長できるという大きなメリットがあります

ビジネスマナーとして必要な場面がある

ビジネスマナーとは、働く上で人と気持ちよく円滑に仕事を進めるための礼儀作法ですので、相手に対する思いやりが必要な場面などでお礼のお手紙を送ることはとても効果的です。

例えば、取引先に訪問し一度だけお会いした先方に手紙を書くような場合、自社商品やサービスのアピールだけを書いた内容だと不快に思われる可能性がありますが、まず時間を作って話を聞いて下さった感謝の気持ちを手紙に託すことで、スマートにアピールへつなげることができます。

自社商品・サービスを購入・利用してくださったお客様には、時間をかけずに(できれば直後に)お礼の手紙を送り、さらにアフターフォローのお手紙を都度送るようにすると、お客様に安心感を持ってもらえる可能性が高くなります。

お礼の手紙を書き、送ることで、あらゆる仕事の基礎となる言葉遣いも、正しく身に付けることができるのです。

新しい顧客の紹介や獲得につながる

お礼手紙がビジネスにとって、とても大切なものであるというのは、理解いただけたかと思います。しかし、特に営業を始めて間もない新人にとっては「書くのが面倒」「書くのが続かない」と考えてしまうかもしれません。

そんな時は、”自分にはライバルがいる” と想定することで書くきっかけを作りだすのも1つの手です。例えばライバル(競合)がお礼手紙を書いていない状況なら、自分が手紙を書くことでライバルよりも濃い関係性をお客様と構築でき優位に立てます。

逆に、ライバルが(競合)がお礼手紙を書いているなら、お客様との関係性にも差がついて、仕事上不利な状況になります。お礼手紙は送るのを習慣化することで、新しい顧客の紹介や獲得につながります。

退職後の関係も円滑に続く

自分自身が退職する場合、転職先がたとえどこであろうと、どこかでまた一緒に仕事をする可能性はゼロではありません。

退職後もお付き合いを円滑に継続していくためには、例えば長くお付き合いのあった取引先の担当者の方など、これまでお世話になった方への感謝の気持ちをお礼手紙に込めて送ります。相手にとっては「一緒に仕事ができて良かった」など、良い印象として心に残ります。

書く時は、基本的に理由を詳しく書かず、簡潔に書き記します。かしこまりすぎず、自分の言葉で素直な気持ちを書くことが大切です。

職場が変わっても、今後もご縁を継続していきたい気持ちを書くのと合わせて、相手の健康と活躍を願う言葉で締めくくります。

営業がお礼の手紙を書くべきシーン

お礼の手紙を書くべきシーンは、新任・退任・転勤・成約直後など様々です。

それぞれのシーンに合わせた書き方をご案内します。

新任・退任の挨拶

退任の際には、取引先とともに、お世話になったお客様へ感謝の気持ちを伝えることが大切です。お礼や今後のお付き合いに関してのお願いを記載し、手紙を送ります。

書く時のポイントは、後任者の名前、自身の新任地を記載して、今後の転任先や抱負を前向きに述べて、丁寧な文面にまとめます。

新任は、担当が変わることでお客様を不安にさせないように、着任後できるだけ早く手紙を送ることを心掛け、「これからお世話になります」というメッセージを込めることが重要です。

新任の挨拶での文章構成は「着任の挨拶・自己紹介から報告と感謝、そして今後について書く」です。前任者の名前を記載するのもポイントとなります。

お世話になった方へのお礼

お客様への感謝の気持ちを伝える手段の1つとして、なるべく早めに送るのがベストです。

送るのに時間が経ってしまうと「感謝したことを思い出した」ため手紙を送ってきたと、要するに忘れられていたと思われてしまい印象が悪くなりますので、注意が必要です。またもし、タイミングを外してしまったような場合は、お礼状が遅れてしまったことをお詫びする一文を付け加えます。

問い合わせのお礼

問い合わせのお礼は、即日礼状を出すようにします。文面としては、まずはお問い合わせに対する感謝の旨を記載します。

他にも、問い合わせのお礼手紙には、問い合わせの感謝と今後の対応の説明に合わせて、もし特定の担当者が決まっているのであれば、その人への挨拶も付け加えます。

お礼の手紙(お礼状)を送るときのポイント

ビジネス上で書くお礼状は、取引先や目上の人に書く機会もあるかもしれませんので、便箋は、白無地で縦白地に二重のもの、無地のシンプルなものを選びます。茶封筒は事務的な用途で使われますので、封筒・便箋ともに茶色のものは避けて、縦書きにするのが基本です。

お礼状の書き方の基本構成は、「お世話になったことへのお礼」「どうなったかという結果の報告」「相手の厚意、力添えへのお礼」「今後の決意や抱負」「今後も支援を頼むお願いの言葉」です。

具体的には、目上の人には敬語で、お礼の言葉をしたためるのがベストと言えます。

お礼の手紙に必要な項目

お礼の手紙に必要な項目と書いていく順番は、日付、宛名、自分の名前、冒頭語、季節の挨拶、内容、結語です。

冒頭語と結語は、セットで書くことが決まりなので、参考にすれば迷うことがありません。ぜひ知っておきたいポイントとなります。

一般的な手紙の場合、冒頭語は、拝啓(はいけい)結語は、敬具(けいぐ)。目上の方やお客様には、冒頭語は、謹啓(きんけい)、結語は、謹言(きんげん)を使う場合もあります。

「前略と草々」は、前文を省略する手紙として、よく使われますが、取り急ぎ内容のみ伝えたい場合に用いられる場合も多いため、挨拶やお礼で使用するのは控えた方が良い組み合わせです。

季節の挨拶は、春(早春の候・陽春の候など)、夏(初夏の候・盛夏の候など)、秋(初秋の候・晩秋の候など)、冬(初冬の候・厳寒の候など)に合わせて、自分なりに工夫を凝らして使うと、お礼の手紙に使う挨拶が気持ちを伝える主役として引き立ちます。

メールで送る場合の書き方

メールで送る場合、お客様に合わせた内容を盛り込むという点がポイントです。

書き方はまず、件名、株式会社○○など(会社名)、◯◯(担当者名)の後に、相手との距離感を考慮した書き出しにします。(「突然のご連絡失礼いたします。」「初めてメールを送らせていただきます。」など)

また、その日のイベントに対して即ご連絡を入れるべく”本日は~” で始めること(お礼のメールは後回しにせず、迅速に送ること)、 取引相手の会社名を貴社と表現すること(書き言葉では「貴社」、話し言葉では「御社」)などがポイントです。

さらに最後の一文も「よろしくお願いします」ではなく「よろしくお願い申し上げます」としたうえで、自身の連絡先を忘れず記載しておきましょう。

まとめ

手紙の形式(テンプレート)はいくつか決めておいたほうが楽に書けますし、すぐに書けるようにペンや封筒、便箋、先方の住所録などを携帯しておくのも時短で簡単に仕上げるコツです。

メールも手紙も定型文をそのまま書くのではなく、表現力を磨いて、自分らしい等身大の言葉でしたためることで、感謝の気持ちがよりいっそう伝わりやすくなります。

お礼手紙は、温かみや感謝の気持ちも伝わり、受け取る側も非常に嬉しいものです。書き方のポイントを参考にしながら、ビジネス上の信頼関係を築くためにお礼手紙を有効活用してみてはいかがでしょうか。

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