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営業支援ツールSFA、失敗のない選び方と導入の方法教えます

SFAツール活用

営業活動を支援してくれるITツールにはSFA・CRM・MAなどさまざまなものがあります。特にSFAとCRMは機能が重複していることもあり、「違いって?」「うちに必要なのはどっち?」と戸惑うケースもあるのではないでしょうか。

ITツールの概要とSFAの選び方、新システムを導入する時に注意したいポイントをご紹介します。これから営業支援ツールの導入を検討している方はぜひチェックしてください。

SFAは営業支援ツール、CRM・MAとの違いは?

デジタル時代にあって、営業DX(デジタルトランスフォーメーション)の動きも加速しています。従来の営業活動をデジタル化・オンライン化するにはITツールがかかせません。

なかでもSFAは営業活動をさまざまな機能で支援してくれる中心的存在といえるでしょう。SFAとCRM/MAとの関係をあらためておさえておきましょう。

営業業務の改善に役立つツールは多くある

営業業務には、「お客さまへの情報提供」「リードの獲得」「ニーズの想定」「提案・商談」「見積もり・契約」「アフターフォロー」「PDCAサイクル」「KPI設定・検証」などさまざまなフローがあります。ITツールは各ステップに役立つ機能が搭載されており、営業業務の効率化や生産性向上、人為的ミスの軽減や顧客満足度の向上が期待できるものです。

CRMは顧客管理システム

ITツールのなかでもCRMに分類されるものは「Customer Relationship Management=カスタマー・リレーションシップ・マネジメント」の名のとおり、顧客との信頼関係構築に役立つものです。

顧客情報を一元管理し、常に最新情報をメンバー全体で共有することで、カスタマージャーニーをスムーズにし、適切な営業活動をサポートします。重複アプローチの防止や休眠リードの発見などにも役立つでしょう。

MAはマーケティングツール

MAは「Marketing Automation=マーケティングオートメーション」の略であり、マーケティング部門の業務を自動化してくれるツールです。

中小企業では営業担当者がマーケティングを兼任することもあるでしょう。MAはマーケターの知識がなくとも営業戦略に役立つデータが得られたり、実績値や将来予測をわかりやすくグラフ化したりとマーケティングを一歩進んだものにしてくれます。

営業支援ツールはSFA、業務を標準化しCRM/MAツールとの連携で効果が増

SFAは「Sales Force Automation=セールス・フォース・オートメーション」の略であり、営業支援システムとも呼ばれます。

SFAの主な働きは、各営業担当者の活動がつぶさに記録されることです。これにより、「営業活動の見える化」が可能となり、次の一手を打ちやすくなったり、マネジメントがしやすくなったりします。

また、日報提出や見積もり作成、稟議・承認フローなど定型業務を自動化することで、営業担当者の負担を軽減してくれます。

CRMの基幹データとSFAを連携させたり、MAのデータ分析をSFAに落とし込んだりすることでシナジー効果が発揮されるでしょう。

SFAを選ぶ視点とは?

営業活動のIT化に絶大な効果を発揮するSFAですが、選び方を間違えると想定ほどメリットが得られなかったり、導入コストを回収するまでに時間がかかったりすることがあります。

自社が持つ顧客情報や営業スタイルに合ったツールを選ぶポイントをご紹介します。

自社の営業課題に効果があるか

SFAにはさまざまな機能が搭載されていますが、サービスによっては重視している機能が異なります。まずは自社の課題を明らかにし、それに効果的なものを選ぶことがポイントです。

課題については「売上向上」「業務効率化」といった大目標ではなく、

・誰がいつどのようにアプローチしたかわかるようにしたい
・担当者不在でも情報にアクセスできるようにしたい
・次の一手をマネージャーが指示する工程を効率化したい
・営業担当者間のスキルの差を埋めたい

といったスモールステップを挙げて、優先的に解決したい課題にフォーカスされたものを選びましょう。

予算に対して、導入費用・運用費用が合理的か

SFAの導入コストは1ユーザーあたりの利用料やカスタマイズの追加料金、比較的低価格のクラウド型とセキュリティ面で安心のオンプレミス型など、さまざまな要素で変化します。

低価格のサービスを試しに利用してみるという方法もありますが、いったん走りだしたシステムは簡単に乗り換えることはできません。本格導入の前に資料や見積もりを取り寄せて、費用対効果について慎重に検討しておきましょう。

サポート人員が必要か、自力で運用できるか

初めてSFAを導入する際には、サポート体制も重視したいポイントです。システムの定着までセミナーや独自マニュアルなどでフォローしてもらえるのか、トラブル時の相談窓口の対応時間やチャネルなど、比較項目としてチェックしておきましょう。

導入後にもIT専任担当が必要となるのか、営業セクションのみで運用可能なのかもコストにかかわる大事な項目です。

既存の情報を生かせるか?

すでに何かしらの営業支援システムやCRM、基幹業務システムを利用している場合には、既存の情報資産を生かせるかどうかを確認しておきましょう。

また、今後導入する可能性のあるツールとの連携可否や、ベンダーがどのような連携サービスを提供しているかもチェックしておくと安心です。

SFAを導入する際の留意点、失敗なく導入・運用するために

SFAはすでに多くの企業が導入のメリットを受け、業務改善や売上向上を実現しているツールです。しかし、十分な活用を成功させるにはいくつかの留意点があります。

5つのポイントを紹介するので、ひとつずつクリアにしていきましょう。

どんな課題を解決するのか、目的を明確に

SFAの導入にあたっては目的を明確にして、組織全体で共通意識を持つことが大切です。

・上層部の旗振りでいつの間にか決まっていた
・管理部門が案件を把握しきれずAIにまかせることにした
・競合他社がすでに使っているから

といった後ろ向きな理由では、メンバーの協力が得られにくく結果を出すのに時間がかかってしまうかもしれません。

まずは企業のビジョンと1年後・3年後の組織の姿を描き、「課題解決のためにはSFAが必要」という結論をみてからツールの選定を始めましょう。

必要な人の配置・リーダーのアサイン

新システムの導入は、サービスを契約すればよいというものではなく、ひとつのプロジェクトです。SFA選定・運用チームやプロジェクトリーダーをアサインしましょう。

・現場へのヒアリング
・社内の情報資産・データ分布の確認
・新システム移行への理解促進
・サービス提供会社への相談・見積もり
・カスタマイズ化とトライアンドエラー など

必要な工程に十分な人員を割き、チームで新体制への移行を推進する構造が必要です。

ITリテラシーの差はフォローアップで埋める

SFAを実際に利用するのは営業セクションのメンバーです。ITツールの利用頻度やITリテラシーにはある程度の差があることを想定しておきましょう。

各メンバーにとって
・直感的に使えそうか
・データ入力の手法は適切か
・画面構成やカラー、文字のサイズなどは適切か など
ユーザビリティについての確認を怠らないようにしましょう。

不安を感じているメンバーには、操作方法の説明会や研修セミナー、OJTでの指導などの対策をとり、メンバー全員がスムーズに活用できるようにすることが大切です。

入力の手間は、既存の情報のマイグレーション・外注で乗り切れ

既存システムからの情報移管やメンバーが個人的に保有していた顧客情報の集約に手間がかかることが想定され、新システムの導入に前向きになれないケースもあるでしょう。

SFAの提供会社には、データのマイグレーションやインポートを無料で請け負ってくれるところもあります。これら外注を積極的に利用して、SFA導入の障壁をクリアにしておきましょう。

運用ルールをはっきり決め、人事評価も見直し

SFAは営業セクションのメンバーから情報を吸い上げ、全体として管理したり分析したりすることで効果を発揮するシステムです。

・忙しくて入力を後回しにしてしまう
・どう入力したらいいかわからない
・顧客情報の共有に抵抗がある
といった意識のままでは、メリットを最大限に引き出すことができません。

SFAの運用には「商談後10分以内に入力すること」「必須項目はプルダウンメニューにカスタマイズしていく」「情報共有によって契約に結び付いた場合には、情報提供者にも評価がつく」など、自社のビジネススタイルに合わせたきめ細かなルールづくりが大切です。

まとめ:営業支援ツールSFAの導入は、自社の課題に合わせて効果測定も忘れずに

SFAには営業活動の効率化と確度と高める機能が豊富に用意されています。「SFAを選ぶ視点」を大切にツール選びを進めていけば、大きなメリットが見込めるでしょう。

しかし、導入後に漫然と運用していくだけでは、業務改善の効果は限定的なものとなってしまいます。自社の課題に対する効果や売上拡大率、業務効率度などを測定して、システムを常にブラッシュアップしていきましょう。

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