高いセキュリティレベルと納得感のある価格が「meet in」導入の決め手

「meet in」導入のきっかけは、新型コロナウイルスの流行による「接触機会の減少」だった。直接面談から電話面談へと相談者の希望が変化し、受注率の低下が懸念される事態となったのだ。

「『meet in』を導入したのは2020年ごろで、きっかけは離婚案件の面談に使用するためです。私たちの事務所では男女問題の案件を多く扱っており、特に大きなウェイトを占めているのが離婚問題です。以前は事務所での直接面談が中心でしたが、新型コロナウイルス流行をきっかけに電話面談を希望されるご依頼者が増えました。
しかし、これまでのデータからは、電話面談より直接面談した際の受任率の方が高いことがわかっていました。特に、ご相談が長期にわたる離婚案件を受任するには、信頼関係の構築が不可欠で、電話だけでは受任が難しい傾向にあります。電話面談を主流にすると、全体の受任率が低下する懸念がありました。そこで、直接面談と電話面談の折衷案としてWeb面談の導入を決定しました。
『meet in』導入後は、面談だけでなく、オンラインでの採用活動や、新入社員とのコミュニケーションツールとしても活用しています」（鈴木氏）

Web面談システムを複数比較した結果、「meet in」の“セキュリティ”と“コストパフォーマンスの高さ”が導入の決め手になった。

「まず、顧客のプライベートな情報を扱う法律事務所として、情報セキュリティは第一に考えていたところです。
オンライン会議が世に広まったころ、サーバー利用型の会議ツールによる個人情報流出が問題視されていました。そのような事態を避けるため、セキュリティのしっかりしている『meet in』を選びました。
また、『meet in』はBtoB向けのオンライン面談ツールとしてはコストパフォーマンスが高かったことも魅力的でした」（鈴木氏）

「思ったより簡単」と依頼者からの評判も上々。面談室不足による問題も改善

電話面談に変わるツールとして「meet in」を使ってみた結果、これまで3部屋しかない面談室をやりくりしていた苦労から解放されるという副次的効果が生まれた。

「Web面談増加にともない来所者数が減ったことで、弁護士や事務職員の負担が軽くなりました。面談室が3部屋のため、Web面談を導入する以前は面談のスケジュール調整に苦労していました。
ところが『meet in』があれば、面談室の数に縛られず面談を実施できます。面談中も前後の予定を気にする必要がなくなり、スタッフの精神的な負担は相当軽減されたと思います。
画面共有機能も気に入っています。法律事務所で扱う契約書は、万一に備えての条項が多く複雑です。書類を画面上で共有しながら細かな部分をご説明することで、ご依頼者にも納得感を得ていただけています」（鈴木氏）

Webツールでの面談に対して、依頼者からの反応はどのようなものだったのだろうか。

「『思ったより操作が簡単だった』というご感想がほとんどです。URLをクリックするだけで利用できますから。
年齢やご職業などさまざまな方からご相談をいただく法律事務所としては、誰でも簡単に使える点が魅力だと感じています」（鈴木氏）

電話面談よりもコミュニケーションがとりやすい「meet in」で信頼関係も構築しやすく

「meet in」導入して1年、どのような効果が得られたのだろうか。

「Web面談で主に扱う離婚案件は、ご相談から受任までが半年～1年の長期間に及ぶことがほとんどです。『meet in』の導入から1年が経過したところなので、受任率アップといった具体的な成果は、これからはっきりしてくるだろうと期待しています。
現段階でわかることとして『電話よりもWeb面談の方が圧倒的にコミュニケーションを取りやすく、信頼関係も構築しやすい』という声が弁護士からあがっています」（鈴木氏）

さらに、「meet in」によって面談室のスケジュール管理から解放され、業務効率が改善したという。

「先ほども申し上げたように、面談室の少なさがかねてからの課題でした。面談室の空きがないために面談を実施できないケースもありましたが、『meet in』導入により改善できました。
新型コロナウイルス収束後も、面談室が埋まっている際、代替案としてWeb面談をご提案していくつもりです。『meet in』があれば、所属する20人近くの弁護士が同時に面談することも可能です。そういう意味では、私たちの事務所にとって非常に使い勝手が良いツールだと感じています」（鈴木氏）

全国展開への足掛かりとして「meet in」を活用したい

鈴木氏は、「meet in」を使って今後達成したい目標についても語ってくれた。

「Web面談を導入するメリットのひとつに、事務所などの物理的な拠点を増やさずとも、全国の方々からの法律相談を受けやすくなることがあります。
私たちは、将来的には全国展開することを目指しています。「meet in」を活用しながら、首都圏にとどまらず、幅広いエリアをカバーできる法律事務所となっていきたいです」（鈴木氏）

最後に鈴木氏から、「meet in」の導入を検討されている方へのアドバイスをもらった。

「個人情報を扱う会議や面談では、セキュリティレベルの高い『meet in』のようなサービスが安心です。
高いセキュリティレベルを誇るうえに、URLをクリックするだけで使える利便性も魅力的だと思います。ご依頼者に便利だと感じていただくことで、受任率など今後何かしらの形で効果が表れてくるでしょう。
コロナ禍での面談に苦労している法律事務所に限らず、セキュリティと使いやすさを重視する企業は、ぜひ『meet in』を検討してみてください」（鈴木氏）

弁護士のサービスを「わかりやすく、より身近に」をモットーに、クライアントから相談しやすい事務所運営を目指している。

同所では、2018年12月に「meet in」を導入。その後、新型コロナウイルスの流行が重なり、オンラインを利用したミーティングや相談などが増加した。特に個人からの相談を受ける際に、「meet in」が信頼関係の構築に重要なツールとなりつつあるという。

今回は、「meet in」導入の経緯や今後の活用方法などについて、代表弁護士の植松康太氏に話を聞いた。

ITリテラシーが高くない方でも簡単につなげられる

弁護士法人四ツ橋総合法律事務所がオンラインツールを必要とした背景について聞いた。そこには、テレワークの推進と訪問時間の効率化という二つの理由があった。

「最も大きなきっかけは、事務員を継続雇用したかったということです。
私たちのような弁護士事務所では、弁護士だけではなく事務員にも専門知識が必要なので、できるだけ長く続けてもらいたいという思いがあります。出産のために休まなくてはならない事務員がいて、自宅からテレワークができれば継続雇用できるのではないかと導入を決めました。
また、弁護士は移動が非常に多い仕事です。15分や30分の打ち合わせのために2～3時間かけて訪問することも結構多い。
その移動時間を節約するためにも、オンラインミーティングができるツールを必要としていました」（植松氏）

植松氏は、「meet in」の良さについても率直に教えてくれた。

「弊所では個人の方からの相談も多く、その際に『meet in』を活用しています。個人の方とのオンラインミーティングを行う場合、事前にURLを送るだけで簡単につながることができる点がとても便利です。
他社ツールでは、まずはアカウントを作らなくては利用できないものやアプリを事前にインストールしなければならいないものもあり、個人の方だとその段階で頓挫してしまうケースも散見されます。
特に、高齢者などITリテラシーが高くない方にとっては、アカウントの作成やアプリを事前にインストールしなくても、送られてきたURLをポンとクリックするだけで私たち弁護士の顔が見えるという点は、非常にメリットだと思います」（植松氏）

交通費の負担が減りお客様にとっても相談しやすい状況が生まれた

実際に「meet in」を使ってみると、対面ミーティングに近い使用感と依頼者の費用負担を軽減する効果を感じたという。

「資料に書き込みをしながら説明できるホワイトボード機能は、非常に重宝しています。法律事務所では難しい文章や長文を扱うことが多いため、見た目でもわかりやすく説明できると、対面でミーティングをしているように情報をお伝えすることができます。
また、弁護士が出張した際の交通費は基本的に依頼者の負担になります。
その点、『meet in』を使用しオンラインでミーティングができると、依頼者の交通費の負担が減ります。依頼者にとっても気軽に相談ができるようになったと思います。
弊所の目指す“より身近に”という理念が、『meet in』導入により実現に近づいたといえます」（植松氏）

「meet in」の導入後、具体的にはどのような効果が得られたのだろうか。

「出張の回数が大幅に減りました。コロナ禍という現状もあるかとは思いますが、それでも1／3ほどに減っています。
また、これまでは同じ大阪市内のクライアントでも、予定を調整した結果打ち合わせが3～4週間も先になってしまうということがよくありました。
今は『meet in』をつなげばいいだけなので、即座にスケジュール調整ができ、打ち合わせの回数が増えています。
導入のきっかけでもあった、事務員のテレワークでも実際に利用しています。『meet in』は常時接続しておけるので、相手の状況に合わせて話ができますし、顔を見ながらコミュニケーションできるという点で、“メンバー同士の接点が薄くなる”というリモートワークのデメリットも軽減できていると思います」（植松氏）

個人を対象にした企業にこそ「meet in」が便利！今後は全国展開に活用したい

植松氏は、「meet in」を活用すれば理想的な事業展開ができると期待を持っている。

「今後は、さらに本格的に全国展開していきたいと考えています。あくまで拠点は1か所にし、『meet in』をうまく活用しながら全国の依頼者とやりとりできるようにしたいと思っています。
弁護士も事務員も、1つの拠点を中心に高い専門知識と経験を蓄積していく。そして『meet in』を使って全国の依頼者と相談やミーティングを行い、コストも最小限で、というのが理想ですね」（植松氏）

植松氏は最後に、「meet in」の導入を検討している方に向けたアドバイスを送ってくれた。

「個人を対象にした企業の場合、他社のオンラインツールを使っていて、通信トラブルに遭遇したこともあるのではないでしょうか。
実際に、弊所でもミーティングを始めようと思ったら依頼者が推奨外のブラウザだったということが判明したり、接続作業で15～20分くらいかかってしまったりということもありました。
しかし、『meet in』であればほとんどその問題はなく、簡単につなげられるのでストレスは軽減されます。ホワイトボード機能を使えば、目の前で顧客と打ち合わせをしている感覚になるので、ぜひ利用していただきたいですね。
一方、これまで電話がほとんどだった顧客からの相談を『meet in』にすることで、相手の顔や反応が見えて信頼関係を構築しやすくなるというメリットもあります。
弁護士業務のなかでは相手の顔が見えるというのは、お互いにとっての安心材料になるので、この点においても『meet in』は非常に優れたツールだと思います。一度、試されることをお勧めします」（植松氏）