長年バックオフィスを支えた担当者の退職。社長自らが経理や採用人事業務に追われる日々の限界

有限会社おひさまハウスは、創業時から全国のフリーランス翻訳者と業務委託契約を結んで事業を拡大してきた。池上氏自身がフリーランスとして活動していた経験から、2000年代前半という早い時期からオンラインでの翻訳講座や事業展開を進め、場所にとらわれない働き方を提供。現在では約100名の登録翻訳者が活躍する体制を構築している。

しかし、順調な事業運営の裏で、社内のバックオフィス体制に大きな転機が訪れた。約15年にわたり、経理から事務作業に至るまで、同社のバックオフィス全般をたった1名で支えていた担当者が退職することになったのだ。

当時の状況について、池上氏は次のように振り返る。

「1名の担当者にすべての業務をお願いしていたため、私自身も何がどのように行われているのか、細かい作業工程を把握しきれていませんでした。その方が退職する際、聞き取りをしながら業務を引き継ぐことになり、確認しながら進めるのは苦労しました」（池上氏）

後任がいない中、池上氏自身が業務を引き継いだものの、すぐに手が回らなくなった。さらに、事業の状況に合わせて翻訳者の層を入れ替えるため、「ママワークス」を活用してワーカーの新規募集を実施したところ、月におよそ100件もの応募が殺到した。翻訳はバイリンガル人材に人気が高いため、想定を大きく超える反響があったのだ。

「応募者全員の経歴を確認し、1名ずつの基準に合わせて返信をする一時審査の対応だけで、当時は寝る暇もないほどでした。翻訳の仕事の中には私にしか対応できない特殊なジャンルもあるのですが、そこに大量の応募対応が重なり、どうにもならない状況に陥ってしまったのです」（池上氏）

この状況を打開するため、「秘書ユニット」の導入を決断した。「ママワークス」の活用と連携し、募集機能と事務対応の両方を補える点が、同社にとって最大の決め手となった。

「秘書ユニット」による一次審査アシスタント業務と経理の巻き取り。スキルアップを続けるワーカーの柔軟な対応力

「秘書ユニット」の導入後、おひさまハウスはまず、社長の睡眠時間を削る原因となっていた「ママワークス」からの応募者対応を委託した。秘書ユニットの担当者は、応募者の基準を整理し、丁寧なチャートを作成して一次審査の振り分けと応募者への連絡を代行した。

「翻訳者の方々は翻訳業務に特化しているため、事務作業を引き受けてくれる方がなかなかいませんでした。今回、『秘書ユニット』の方々に応募対応をお願いしたことで、私の業務負担は劇的に軽くなり、睡眠時間を取り戻すことができました。人材確保において、在宅ワーカーの方の価値を強く実感しましたね」（池上氏）

また、経理業務や新規事業であるレンタルスペースのInstagram運用も「秘書ユニット」に委託している。同社にアサインされた在宅ワーカーは、大企業での経理経験を持つスキルフルな人材であり、質の高い業務を提供している。Instagram運用においても、デザインツールのCanvaを使いこなした投稿用画像作成から、見込み客となり得るユーザーへの地道な「いいね」活動まで、クリエイティブかつ戦略的に実施している。

「Instagramの運用は、自分では到底できないクリエイティブな仕上がりになっています。また、在宅ワーカーの方々は、最初は経験がなかった業務でも、ツールを使いこなしながらどんどんスキルアップしていくのが目に見えてわかります。期待以上の成果を出してくれており、本当に頼りになる存在です」（池上氏）

さらに、池上氏が高く評価しているのが、「秘書ユニット」内部での引き継ぎ体制だ。万が一担当者が変更になる場合でも、アイドマ・ホールディングス内で業務のマニュアル化と引き継ぎが完結するため、企業側に負担がかからない。

「1から業務を説明し直す手間がなく、次の担当者への引き継ぎが自動的に行われる仕組みは、経営者にとって何より楽で助かっています。人を直接雇うよりもコストパフォーマンスが高く、満足しています」（池上氏）

社長のコア業務集中と新規事業への展開。オンライン時代のビジネスを支える強固なバックオフィス

「秘書ユニット」の活用によりバックオフィスの安定稼働を実現した有限会社おひさまハウスは、現在、池上氏が本来集中すべきコア業務や新規事業の開拓に専念できる環境を確立している。翻訳業界全体がAI技術の進化によって大きな転換期を迎える中、同社は新たなビジネスモデルの模索と展開に注力している。

「AIの翻訳精度が飛躍的に上がり、翻訳業界全体のあり方が変わってきています。その中で、当社はこれまで培ってきたオンラインでの事業展開ノウハウを活かし、企業向けの英会話レッスンや、オンラインで海外展開を目指す企業へのコンサルティングなどに力を入れていく予定です。また、子育てや介護が落ち着き、スキルを活かしたい女性に対する働き方のコンサルティングなども増えてきています」（池上氏）

今後の「秘書ユニット」の活用について、池上氏は既存のバックオフィス業務の継続に加え、新規事業を拡大するためのアプローチ業務への展開も視野に入れている。

「今後は、企業様に向けて直接メールでご案内を送るような、営業事務的なアプローチ業務もお願いしたいと考えています。地域や業種を絞り込み、弊社のメールアドレスから直接ご連絡する運用を今まさに準備しているところです」（池上氏）

最後に、同じようにバックオフィス業務の属人化や人手不足に悩む経営者に向けて、池上氏は次のように語った。

「アイドマさんの『秘書ユニット』は、困りごとをまとまりのない状態で相談しても、それをきちんと整理して業務として落とし込んでくれます。ただ事務的に作業をこなすのではなく、経営者に寄り添って一緒に走ってくれる温かさがあります。1名で多くを抱え込んでしまいがちな経営者にとって、引き継ぎの手間もなく、高品質な業務を適正なコストで任せられるこの仕組みは、間違いなく大きな助けになるはずです」（池上氏）