「Googleカレンダー」でスケジュール管理するメリットを解説！

会議に商談、見積書の締め切り日……忙しい毎日をさばくためのスケジュール管理には何を使っていますか？　手帳のカレンダーやToDoリストなど、営業マンそれぞれに使い慣れているものがあるでしょう。

「慣れたものが1番」という考え方もありますが、近年普及しているITツールを導入すれば、紙ベースでの管理よりも格段に効率化を図ることができます。

そこで今回は世界中で利用されている「Googleカレンダー」についてメリットと注意点を踏まえながらご紹介します。

なお打ち合わせの際に、Googleカレンダーと連携して余計な手間なく日程調整ができるツールとして、Crowd Calendarというツールがあります。URLを送るだけですぐ日程調整ができるので、こちらも合わせてご検討ください。

Googleカレンダーとは？

「Googleカレンダー」とは2007年からGoogle LLCが提供しているアプリケーションです。Googleアカウントを持っていれば誰でも利用できる「Gmail」や「Googleドキュメント」などと同様にさまざまなデバイスから無料で使用することができます。

Googleカレンダーの概要

GoogleカレンダーはGoogleのサービスですが、アドオン等を必要としないWebサービスですので、 Google Chromeだけでなく、IE、Microsoft Edge、Firefox、Safariなどの他社ブラウザでもご利用いただけます。

またPCアプリ版やスマートフォン用アプリもあるので、環境に合わせて取り入れやすいツールです。

Googleカレンダーの料金

Googleカレンダーの使用料は基本的には無料です。これは「世界中の情報を整理し、世界中の人々がアクセスできて使えるようにする」というGoogle LLCの使命に基づいています。

カレンダー機能が包括されているG Suiteという有料プランもありますが、個人やチームレベルでスケジュール管理に使用するなら、無料サービスの範疇でも問題ありません。

Googleカレンダーの提供会社

Googleカレンダーを管理するのは、その名の通り、Google LLCで、アメリカ発祥の世界的なインターネットテクノロジー会社です。検索サイトとしてのシェアは世界でも日本でも1位を独占しており、人気・信頼性ともに高い会社だといえます。

Googleカレンダーの機能

「Googleカレンダー」には、ワンクリックで予定を記入できるのはもちろん、営業活動がぐっと便利になる機能が搭載されています。個人での使用でも手帳の代わりとして便利に使えますが、チームやクライアントと共有することで効率を高めることができます。

スケジュール登録・確認

Googleカレンダーに予定を登録するには、カレンダー上の日付をクリックして登録する方法と、「予定を追加」するアイコンから日時などを登録する方法があります。カレンダーをクリックすれば日付の入力は不要なので、時間短縮になります。翌週や翌月など、現在表示されていない日程の登録はアイコンからの方が便利でしょう。

予定を確認するにはカレンダー表示のほか、リスト表示、1日単位のグリッド表示、年表示などがあります。予定の検索もできるので、「あの会議はいつだっけ」という不安にもすぐに応えてくれます。

ほかのユーザーとスケジュールを共有する

Googleカレンダーは他のGoogleユーザーとカレンダー情報を共有することができます。

カレンダー情報をどのレベルまで共有するかは「予定日時の表示」「予定の詳細の表示」「予定の変更権限あり」「予定の変更および共有レベルの管理」の4つから選択できるので、一人ひとりとの関係性に照らし合わせた設定が可能です。

ファイルを添付する

Googleカレンダーは予定と一緒にデータファイルを添付することができます。

打合せなどに必要な資料やメモを添付しておけば、その日になってからフォルダを慌てて探すということがなくなります。Googleマップのリンクも貼れるので、相手先の最寄り駅に到着してからマップを開いて検索して……という行動も不要になります。

Googleカレンダーでスケジュール管理するメリット

営業マンがGoogleカレンダーでのスケジュール管理を導入すれば、さまざまに良い変革を起こすことができるでしょう。Googleならではのユーザビリティと利用者の多さで信頼されるGoogleカレンダーのメリットをご紹介します。

無料で利用できる

Googleカレンダーは無料なので、気軽に始めることができます。特にシンプルなデザインと必要十分な機能に定評があるので、ITツールの導入が初めてという方におすすめです。使用感のハードルも高くないので、使い続けることで行動データが蓄積され、前年度や過去5年の実績などを振り返るのにも役立ちます。

さまざまなデバイスで利用できる

Googleカレンダーはネット環境さえあれば、自分のアカウントでログインすることでどこからでも使用できます。

スマートフォンのアプリとも瞬時に同期されるので、情報の移し漏れなどのミスがなくなります。会社で登録した予定を外出先のスマートフォンでチェックして、直帰したら自宅のPCから詳細を記入する、といった使い方ができるのです。

メンバー間でスケジュールを共有できる

前述の通り、Googleカレンダーは予定情報を共有できるので、打合せ日時のすり合わせや会議日程の調整に時間をかけずにすみます。

またAndroidのスマートフォンやGmailの普及で潜在的にGoogleアカウントを持っているユーザーも多いので、「Googleカレンダーをみておいて」と気軽に要請することができます。

複数のカレンダーでスケジュール管理できる

Googleカレンダーは1つのアカウントで複数のカレンダーを作成することができます。例えばプライベート用、営業チーム用、クライアント向けに解放するカレンダーなど、使用者の発想次第で便利に使い分けることが可能です。

また複数のカレンダーを管理する場合には、全てを表示させる集約用のカレンダーを作っておくと、予定がひとめで見渡せて便利です。

カスタマイズも可能

Googleカレンダーは月・週・日ごとの表示に切り替えたり、カスタマイズした日数で表示させたりすることもできるので、シフト制などで曜日を問わずに勤務している営業マンは特に便利に感じられるでしょう。

また「設定」の「デザイン」から色やフォントをカスタマイズすることもできるので、自分が見やすいように設定してみてはいかがでしょうか。

Googleカレンダーを利用する際の注意点

Googleカレンダーは誰もが使いやすいインターフェースですが、その反面で知っておきたい注意点があります。Googleカレンダーの導入前にリスクを知って備えておきましょう。

物足りないと感じるかも？

Googleカレンダーの機能やデザインはごくシンプルで、「誰もが使える」というメリットがあるのですが、これは「個性が感じられない」というデメリットであるともいえます。

カレンダーのITツール化に慣れたら、自分好みのサービスに移行するのも良いでしょう。一般的には、日本国内で開発されたツールの方が細かい設定まで気を配られており、デザインもビジネス向けから女性向けまで多彩なものが揃っている印象です。

有名ゆえにハッカーの攻撃対象になりやすい

ITツールを悪用しようというハッカーは常に新しい方法で攻撃をしかけてきます。Googleカレンダーもその対象からは逃れられず、実際に「Gmailのメール本文からカレンダーに自動転記する」という機能が悪用され、フィッシングサイトに誘導されるというケースがありました。

フィッシングサイトは、発信元が不明なリンクは開かない、リンクを開いても個人情報を記入するような場合は一度冷静に確かめる、などの基本的なネットリテラシーで回避することができます。

Googleカレンダーはネットに繋がっていることを忘れずに、注意を怠らないようにしましょう。

公開設定を間違えるとスケジュールが露呈する

Googleカレンダーは一つひとつのカレンダーに公開範囲を設定することができます。「一般公開」を選択するとGoogleの検索対象となり検索結果に表示されることがあります。

意図せず公開してしまうことのないよう、公開範囲の設定は慎重に行いましょう。

Googleカレンダーと一緒に使うとおすすめのツール

Googleカレンダーをさらに便利に使いこなすためのツールをご紹介します。一緒に使えば、情報は同期しつつも見やすい画面や自分好みのデザインにこだわれるので、Googleカレンダーへの不満が解消されます。

タイムツリー

CMが話題のスケジュール共有アプリ・タイムツリーは、Googleカレンダーと同期することができます。同期すれば、PCのGoogleカレンダーで入力した情報がスマートフォンのタイムツリーのアプリで表示され、またその逆も可能です。

タイムツリーは直感的な操作方法やアラート機能が好評で、Googleカレンダーへの物足りなさを補えます。

ジョルテ

ジョルテは「手帳のような使い心地」にこだわって開発されている無料カレンダーアプリで、こちらもGoogleカレンダーと同期できます。年によって変化する祝祭日や六曜表示に対応しているので、こういった情報が欠かせない業種の営業マンにぴったりです。

ウィジェット機能も充実しているので、スマートフォンの画面をちらりと見るだけで、予定を確認できます。

センシーズ

営業支援ツールとして普及しているセンシーズもGoogleカレンダーと連携しています。

Googleカレンダーを含むG SuiteやOffice 365、名刺管理ツールやチャットツールとも連携可能なので、営業マン各人が異なるツールを使っていても情報を一元化することが可能です。

まとめ

Googleカレンダーはシンプルで使いやすく、スケジュール管理をIT化したいと考え始めている営業マンにおすすめのツールです。スケジュール管理をIT化すれば、うっかりミスや伝達もれなども防げ、空いている時間が目に見えるようになるので業務の効率化が図れます。

Googleカレンダーの操作に慣れてきたら、機能を拡張したり、他のアプリを連携させるなどして、自分に合った使い方を極めていきましょう。

また、打ち合わせの際に、Googleカレンダーと連携して余計な手間なく日程調整ができるツールとしてCrowd Calendarもあります。

URLを送るだけで簡単に日程調整ができる利点があるので、Googleカレンダーと合わせてお試しいただければと思います。