会議の内容を振り返るには議事録の作成が必要

オンライン会議は参加者が一か所に集まる必要がなく、開催場所も選びません。新型コロナウイルスの影響もあり、オンライン会議を導入する企業が増えています。そして会議の内容を共有したり、見直したりするために必須なのが議事録です。

誰が見てもわかるように簡潔にまとめる必要があるため、作成には労力と手間がかかります。しかしオンライン会議の場合、ツールの活用によって労力と手間を大幅に削減可能です。なかには自動作成してくれるツールもあります。

今回はオンライン会議の議事録を作成する方法や、ツールを使うメリットを解説します。ツールを選ぶ際のポイントも紹介するので、議事録をスムーズに作成したいと思っている方は、ぜひ最後までご覧ください。

なお、オンラインミーティングで商談を行う上で最もおすすめなツールは、meet inです。ダウンロードが一切不要で即時接続でき、名刺表示機能や契約書押印、文字起こしなど商談に特化した機能が揃っています。

オンライン会議の議事録を作成する方法

オンライン会議の議事録作成は、主に次の4つの方法があります。

・会議中にとったメモを参考にする
・録画・録音機能を使う
・ホワイトボード機能を使う
・議事録自動作成ツールを使う

オフライン会議に比べて、作成方法のバリエーションが多いことがおわかりになると思います。それぞれ具体的にどのような特徴があるのか解説します。

会議中にとったメモを参考にする

従来の議事録作成の方法といえば、会議中にメモを取り、終わったらメモを参考に発言を整理してまとめるというのが主流でした。しかしこの方法では、議事録作成者にとってかなり負担となります。

なぜならスムーズにメモを取るために、事前に資料に目を通したり、参加者を全員把握しなければならないからです。会議中も重要な発言を聞き逃さないよう、メモを取りながら常に耳を傾けていなければなりません。

また議事録作成後も内容と、発言が一致しているのかを確認、修正する必要があります。そのため、この方法では完成するまでに数日かかることも多くありました。オンライン会議となると参加人数が多いケースもあり、この方法ではますます負担が重くなるばかりです。

録画・録音機能を使う

前述のように、会議の内容を手書きでメモするのはかなり負担となります。そこで便利なのが録画や録音です。オフライン会議の場合ビデオカメラを設置したり、ボイスレコーダーを使用したりすることで、一言一句逃すことなく記録できます。

何度も聞いたり見返したりできるので、作成者の負担も大幅に減ります。オンライン会議のツールであれば、録音や録画機能が備わっているものもあるので、機器の準備をする必要がありません。

例えばZoomは「レコーディング機能」というものが備わっており、ボタン一つで好きなタイミングに録音や録画が可能です。あらかじめ設定しておけば自動で録画もできます。

ホワイトボード機能を使う

会議を進めていくうえで、会話やチャットだけでは伝えにくい内容もあると思います。そのようなときに便利なのが「ホワイトボード機能」です。その名の通り、表や図を手書きで自由に書き込めます。

書き込んだホワイトボードは、そのまま議事録としても保存可能です。会議終了後に書き写す手間はありません。フローチャートや図のテンプレートも用意されているので、どのように伝えれば良いか頭を抱える必要もないでしょう。

さまざまなツールに搭載されていますが、使用感などはそれぞれ異なります。実際に使ってみて使いやすいものを選ぶとよいでしょう。無料で利用可能なツールもあります。

議事録自動作成ツールを使う

AIによる音声認識によって、自動で議事録を作成してくれるツールやアプリもあります。オンライン会議は参加者が大人数になることも多く、メモや録音では議事録作成がいつも以上に負担となります。

しかし議事録自動作成ツールであれば、発言を自動でテキスト化してくれるので、手動で文字起こしする必要がありません。高性能なものは発言者ごとに区切って議事録を作成してくれたり、発言を外国語に翻訳してくれたりするものもあります。メリットについては次章で詳しく解説します。

オンライン会議で議事録自動作成ツールを使うメリット

オンライン会議で議事録自動作成ツールを使う主なメリットは、次の通りです。

・議事録作成の負担を軽減できる
・他の業務に集中できる
・情報共有が容易になる

詳しく解説します。機能を使いこなすことで、社内業務全体の効率向上も期待できるでしょう。

議事録作成の負担を軽減できる

音声認識で発言を自動的にテキスト化してくれる議事録自動作成ツール。リアルタイムで発言をテキスト化できます。利用すれば参加者をすべて把握する必要も、常に発言に耳を傾けてメモを取る必要もありません。

文字起こしすら必要ないので、議事録作成担当者の負担を大幅に軽減できます。音声をそのままテキスト化してくれるので、手動で入力するときに発生しやすいミスも防げるでしょう。

また議事録を作成するのが不慣れな担当者だった場合、内容を上手く整理できずにタスクを見落としてしまうリスクもありました。しかしツールのなかには、発言者の会話の内容から「○月○日企画書作成」など自動でタスクを抽出し、管理してくれるものもあります。タスクを見逃すリスクを減らせるのも大きなメリットです。

他の業務に集中できる

頻繁に発言のやり取りがされている会議の場合、10分程度の会話を手動でテキスト化しようとすれば、1時間以上かかることもあります。文字起こしや確認、修正する量が多ければ、それだけ他の業務を圧迫することになるでしょう。

しかし自動作成ツールを使えば、文字起こしは不要です。担当者は本来の業務に集中できます。人でなければできない仕事に集中できる環境をつくることで、生産性の向上に繋がるでしょう。

情報共有が容易になる

従来は、議事録を作成した後にメールでの共有が一般的でした。しかしそれでは宛先の設定をしたり、メールの文章を考えたりと手間がかかります。メールの送信漏れや受信者側の確認忘れなどのリスクもありました。

しかしその手間も省くことが可能です。クラウド上でデータ管理できる議事録自動作成ツールなら、会議終了と同時に議事録を作成し、すぐ必要なメンバーへ共有できます。また過去の議事録をすぐに検索できるので、探す時間を短縮できるのもメリットです。

議事録自動作成ツールを選ぶポイント

議事録自動作成ツールはいろいろあります。どのようなツールを選べば良いかわからない場合は、以下のポイントを参考にしてください。

・音声認識の精度が高いツールを選ぶ
・機能が使いやすいものを選ぶ
・セキュリティ機能をチェックする

具体的に解説します。

音声認識の精度が高いツールを選ぶ

ツールによって音声認識の精度には差があります。より正確な議事録作成のためにも、精度の高いツールを選ぶことが大切です。特に取締役会や株主総会、契約に関する会議など重要なシーンでは内容の正確性が求められます。

ツールを選ぶ際はどのようなAIエンジンを使っているのか、どのような実績があるのかも確認しましょう。

とはいえ、どんなに高精度のツールでも、特有の言い回しや固有名詞は認識できない場合があります。認識が難しそうな用語はあらかじめ辞書登録しておいたり、AI学習機能を使ったりするのも精度を高めるポイントです。

機能が使いやすいものを選ぶ

すべて搭載されているとは限りませんが、議事録自動作成ツールには音声のテキスト化以外にも次の機能があります。

・カレンダー読み込み機能
・タスク管理機能
・多言語翻訳機能
・辞書登録機能
・AI学習機能
・フィラー除去機能
・句読点自動挿入機能
・テンプレート機能

上記のなかで使う必要のない機能もあるでしょう。機能がたくさんあっても、使いづらければ有効活用できません。どのような付随機能が必要かを考えてツールを選ぶことで、自社にとって使いやすいツールを選択できるでしょう。

セキュリティ機能をチェックする

議事録自動作成ツールの多くは、クラウド上で提供されています。そのためセキュリティがしっかりしているかは重要なポイントです。セキュリティが脆弱なツールだと情報流出するリスクが高まります。社外秘の情報が漏れた場合、企業に大きな損失を与えることになるでしょう。

ツールによってはIP制限や、アクセスログの抽出が可能なプランもあります。重要な会議で使用する場合は、セキュリティがしっかりされているツールを選びましょう。

ツールをうまく活用して会議の内容を実践に活かそう

議事録自動作成ツールをオンライン会議で活用することで、大幅な時間と手間を減らすことが可能です。担当者の負担も減らせるので、本来の業務に集中してもらえるでしょう。他にも情報共有が簡単になるなど多くのメリットがあります。

どのような機能が必要なのかを確認し、自社にとって使いやすいものを選びましょう。重要な会議に使うのであれば、セキュリティ面もしっかりしているツールを選ぶ必要があります。上手く活用して業務の効率化を図っていきましょう。

なお、商談特化のオンライン会議ツールとして、meet inもぜひご検討ください。ダウンロードが一切不要で即時接続でき、名刺表示機能や契約書押印、文字起こしなど商談に特化した機能が揃っているため、商談における決定力向上に貢献します。

非対面・非接触でできるオンライン会議を導入する企業は多い

新型コロナウイルスの流行以降、都市部での人の集中を避けるために、リモートワークが推奨されています。同時に非対面・非接触で会議を実施できるツールも身近になり、取引先や顧客から「Web会議でいいですよ」と提案されることも増えたのではないでしょうか。

オンライン会議には、コロナ対策以外にも多くのメリットがあります。いざオンライン会議の実施を計画した際にとまどわないよう、あらためて基本情報を知っておきましょう。

そもそもオンライン会議（Web会議）とは？

遠隔地の複数人が参加して話し合いを実施する方法には、「オンライン会議」「Web会議」「テレビ会議」「ビデオ会議」「リモート会議」などの呼び名があります。それぞれの違いを知って、シーンに合わせて使い分けられるようにしておきましょう。

リモート会議

英語のRemoteには「距離が遠い」という意味があり、リモート会議は使用するツールを問わず遠隔地にいる人同士が会議をおこなうことを指します。そのためビジネスチャット会議や、電話会談などもリモート会議に含まれます。

オンライン会議／Web会議

どちらもインターネット回線を利用して遠隔地の人同士をつなぎ、会議を開催することを意味しており、違いはないものと考えてよいでしょう。会議システムには、サーバー型・クラウド型・ブラウザ型などがあり、提供ベンダーによりオンライン会議またはWeb会議と呼称されています。

テレビ会議／ビデオ会議

複数人体複数人の会議に向いており、テレビ会議・ビデオ会議用の専用機材を設置した会議室同士をつなぐイメージです。専用回線を使ってデータ処理するので、安定した映像と音声で会議を実施できます。

オンライン会議を円滑に進める方法・やり方

ビジネスでもプライベートでも使用できるWeb会議システムが浸透し、誰でも手軽にリモート会議が実施できるようになりました。しかし適切なやり方を知らずに見切り発車してしまうと、思わぬトラブルを招く要因にもなります。

オンライン会議をするときには「必要機材の準備」「使用ツールの選定」「会議資料の準備」「日程調整」と、4つのステップを踏むとスムーズに実施できるでしょう。

機材を用意して設置場所を決める

オフィスや自宅のPCからオンライン会議に参加する場合には、インターネット環境の他にも、カメラ・マイク・スピーカーそれぞれがオンライン会議の実施に適しているかチェックしておく必要があります。

動画と音声の同時受送信にはデータの迅速な処理が必要であり、インターネット回線やパソコンのスペックがそれに耐えられない状態では、動画が止まったり音声が途切れたりするリスクがあります。

また取引先との会議や、顧客との商談を実施するなら、PC内蔵のカメラ・マイクではなく、より高機能な周辺デバイスを用意して、カメラ映りや音の聞こえにも配慮したいところ。社内から複数台のパソコンで接続する際には、相互干渉やハウリングにも注意しましょう。

機材がそろったところで、実際の使用状況を想定してリハーサルしておくことをおすすめします。機材の動作確認に加え、カメラが写している範囲も確認し、機密情報や部外者の写り込みにも注意を払っておきましょう。

オンライン会議で使うツールを選ぶ

自粛生活・おうち時間を充実させるため、LINE（ライン）やZoom（ズーム）を活用した人も多いのではないでしょうか。他にも誰でも使いやすく広く普及しているものには、Microsoft Teams（マイクロソフトチームス）、Skype（スカイプ）、facebookのMessenger Rooms（メッセンジャールームズ）などがあります。

いくつかの方法を知っておくと、相手側から利用ツールを指定されたときにも、すぐに対応でき好印象を得られるでしょう。実際に使用して、操作性を確認しておきましょう。

また、プライベートで使い慣れたものを選ぶのもひとつの方法ですが、ビジネス利用するなら、それぞれの特徴を知って目的にあったものを選ぶことをおすすめします。比較する条件として、以下の項目をチェックしておきましょう。

・利用料金
・アカウント登録の必要性
・ミーティングの対応人数
・他ツールとの連携可否
・セキュリティレベル
・参加側の操作方法　など

共有する資料を用意する

オンライン会議システムの利点は、会議資料を共有しながら話し合いできることです。利用ツールによって表示画面が異なるので、縦横の比率や解像度・拡大率などを確認し、より見やすい形に整えておきましょう。

また、会議が始まってからデスクトップ内の資料を探すような手順でいると、相手を待たせることになり、他の資料を選択したりデスクトップ内の状況が相手に見えてしまったりというトラブルも誘発されます。

必要書類はクラウド上に専用スペースを用意して保管し、アドレスを伝えるだけで開けるようにしておくとよいでしょう。資料へのアクセス権限や閲覧権限を設定しておくと、セキュリティ対策にもなり安心です。

会議の日程を調整する

オンライン会議は開催の準備が簡単で、すぐ実施できることが利点のひとつです。しかし日程間近に通達するようでは参加者の都合がつかず、かえってリスケジュールの手間が生じることになります。特に、大人数が参加する会議では、前もって予定を調整できるよう、早めの準備が大切です。

一方的に予定を伝えるのではなく、スケジュール調整システムなどを利用して、より参加者の多い日に設定する方法もあります。また、定例的な会議では「奇数月の第2水曜日10時から」といった取り決めをしておいてもよいでしょう。

オンライン会議を導入するメリット

コロナ禍による必要性から普及し始めたオンライン会議ですが、体験した人からは「今まで会議にかけていた時間と手間は何だったのだろう」と感想が上がるほどに便利なものだと認知されてきています。今後もオンライン会議の利用シーンは広がり続けることでしょう。

従来の会議をオンライン会議に変更することで生まれるメリットを知り、仮に否定的な立場をとる人がいたとしても、説明できるようになっておきましょう。

場所を選ばず会議を開催できる

オンライン会議のメリットとして、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできるので、場所を準備する必要がない点が挙げられます。

オンライン会議であれば、「開催日に打ち合わせが重なり会議室が足りない」「そもそもこの人数を収容できる会議室がない」「レンタル会議室を手配したいけれど、人数に変動があった場合の変更・キャンセル料が心配」「目上の人たちにご足労願うのが申し訳ない」といった悩みは不要のものとなります。

コストを抑えて会議できる

従来は「会議に参加する」ということは、移動の必要が生じることでした。社内の会議室への移動、他県の支社への移動、海外事業所からの訪日など、その規模はさまざまですが、時間と交通費・宿泊費・出張費などがかかることは共通しています。オンライン会議であれば、参加者各人がいつもの場所にいながら会議に参加できるので、時間とコストの削減が実現します。

また会議室のレンタル代や会議資料の印刷代、おもてなしのお茶代、受付設置による人員コストなどもありましたが、これらもすべて不要です。主催者が一方的に負担することの多かった部分でのコスト削減もかなうため、より頻繁に必要な会議が開催できるというメリットもあります。

スピード感を持って話し合える

オンライン会議は、参加者の都合が合えばすぐに実施できる便利なシステムです。参加するための移動が不要なので、会議前後の予定に縛られることも少なく、移動にともなう切符の手配や宿泊先の手配なども必要ないため、スケジュール調整もしやすくなります。

意思決定権を持つ人ほど、「忙しくてつかまらない・時間をとってもらえない」という悩みがありますが、オンライン会議ならスピーディな実施が可能になります。ビジネススピードが加速する現代社会においては、もはや必要不可欠なシステムといえるのではないでしょうか。

オンライン会議をおこなう際の注意点

大変便利なオンライン会議ですが、実施にあたって注意しておきたい点もいくつかあります。中でも事前の確認が大切なノイズと、一度起きれば取り返しのつかない事態にもなり得る情報漏洩について解説します。

どちらも、「ありえるかも」という想像力を発揮して備えておけば、リスクを最小限に抑えられるでしょう。自身のデバイス環境や使用ツールについて、しっかりチェックしておくことが大切です。

ノイズが入らないよう工夫する

オンライン会議では、発言するとき以外はマイクを切っておくことをおすすめします。ミュート機能やパネリスト管理などを活用しましょう。

パソコン内蔵のマイクやヘッドセットの性能によっては、周囲の雑音や衣類の擦れる音などを拾ってしまうことがあります。また無音状態のはずなのに、ザーザーと不快な音が発生してしまうことも。自分が使用する機材で相手側にどのくらいの音量が届くのかなど、シミュレーションしておくと安心です。

相づちや合いの手がないと、会議の温度がわかりにくいという意見もあるかもしれません。対策としては「賛成挙手」や「いいねボタン機能」のあるツールを選ぶとよいでしょう。

情報漏洩のリスクに備えておく

オンライン会議システムを選ぶ時点で、利用するツールが暗号化されているかなど、セキュリティが安心できるものかどうかを確認しておきましょう。また利用者本人が、セキュリティを高める行動をとることも大切です。

以下の点に注意して、オンライン会議のセキュリティ強度を上げておきましょう。

・アカウントのパスワードを推測されにくいものに設定し、定期的に変更する
・参加者認証システムを活用し、部外者がオンライン会議に紛れ込むことを防ぐ
・オンライン会議に使用するルームアドレスやパスワードの管理に留意する
・クラウド上に保管した会議資料などは、一定時間経過後に削除する

オンライン会議をうまく活用して成果につなげよう

いつでも気軽に開催できるオンライン会議ですが、スムーズに実施するためには事前準備が大切です。「必要機材の準備」「使用ツールの選定」「会議資料の準備」「日程調整」とステップを踏んで、安心して参加できる仕組みづくりをしておきましょう。

オンライン会議は時間やコストの削減が見込めるので、時間を有効活用できるようになります。不必要な支出を抑えることにより、利益率アップも期待できるでしょう。

また、オンライン会議の記録映像や議事録の自動生成などで、オンライン会議に参加できなかった人へ情報共有がしやすくなるという利点もあります。今実施している会議のいくつかをオンラインに移行するだけでも、多くの成果が得られるでしょう。

オンライン営業が必要とされる流れ、社会の変化

従来の営業手法は、相手先に訪問する対面営業が一般的でした。しかしツールの発達や働き方改革の推進、コロナウイルス感染拡大の影響に伴いオンライン営業が広まりつつあります。これからも更に拡大していくでしょう。

オンライン営業と対面営業では求められるスキルが異なります。そのためオンライン営業に慣れなくて思うように成績が伸びず、悩んでいる人もいるのではないでしょうか。

今回はオンライン営業のメリットやデメリット、成果を出すコツについて解説します。営業として更に成績を伸ばしたいと考えている人は、ぜひ最後までご覧ください。

オンライン営業のメリット

オンライン営業で成果を出すためには、対面営業との違いを理解することが大切です。ここではまずメリットについて解説します。オンライン営業のメリットを知ることで、対面営業にはない強みを知れるでしょう。どちらもお客様に価値を提供するという目的は変わりませんが、オンライン営業はより現代にマッチした営業手法となっています。

遠方の顧客にも提案ができる

顧客が遠方にいる場合、リソース不足やスケジュールの関係から直接訪問することが難しいこともあります。そのため電話やメールのみの対応となることも多くありました。せっかく有望な話だったのに、遠方で対応しきれなかったためにお断りしてしまった経験がある人も多いのではないでしょうか。電話やメールだけではサポートや商品紹介にも限界があります。

しかしオンライン営業ならツールを利用して、顔を見ながらの面談が可能です。資料も画面を通じて手軽に共有可能になりました。そのため遠方の顧客にも対面営業と変わらない営業活動ができます。

またインターネット環境さえあれば場所を選びません。わざわざ営業拠点を新しく作らずとも、営業活動の範囲拡大が可能です。

コスト削減につながる

対面営業は相手先に訪問することが基本です。遠方であるほど移動時間も交通費もかかります。何度も足を運ぶとなれば大きな負担となるでしょう。

例えば訪問にかかる移動時間が1時間だとします。往復30分だと考えれば、そこまで大きな負担とは感じないかもしれません。しかし1か月の稼働日数が20日だとして、毎日1時間かかるとなれば毎月20時間を移動時間に費やすことになります。

大手転職サイトdudaの調査によれば、2019年の平均残業時間は20.6時間でした。つまり移動時間をなくせば、残業がほとんど必要なくなる可能性もあります。もちろん異動に伴う交通費も不要です。

オンライン営業を行うためにはマイクやカメラなどを揃える必要がありますが、一度購入すれば維持費はほとんどかかりません。オンライン営業を取り入れることで大きなコスト削減が実現できるでしょう。

営業件数が増える

移動時間を減らすことができれば、営業できる件数を増やせます。1日あたりの営業件数が増えれば、それだけ売上拡大できるチャンスも増えるでしょう。

また時間に余裕ができたことで、営業件数を増やすだけでなく他の業務にも時間を割くことが可能です。これまで以上に既存顧客のフォローや営業活動で使う資料作りに力を入れることで、空いた時間を有効活用できます。

一方、事前資料の送付やツールの準備など、対面営業にはない手間もあります。しかし総合的に見ればオンライン営業のほうが効率的に営業活動を進められるでしょう。

営業の様子を記録できる

対面営業だと、その場にいなければ実際の商談の雰囲気や様子を知ることはできません。売れている営業のノウハウを共有したいと思っても、本人からの説明や資料からしか窺うことができませんでした。

しかしオンライン営業であればツール上で録画が可能です。成果を出している営業がどのようなトークをしているのか実際の商談シーンを共有できるので、ノウハウも伝えやすくなりました。使い方によっては新人の教育ツールとしても活用できます。

また顧客とのやり取りを振り返ることも簡単です。「上手く提案できたポイント」「反省するべきポイント」を見つけ次に活かせば、より精度の高い商談を目指せるでしょう。録画を残しておけば、商談後に多い「言った・言わない」などのトラブルも回避できます。

面談の心理的ハードルが低い

顧客側の面談における心理的ハードルが低くなりやすいことも、メリットとして挙げられます。直接訪問となれば相手側も面談場所の確保など、いろいろ気を使わなければなりません。わざわざ来てもらうのは悪いからと、契約する意思がある程度固まってからでないと応じてくれない顧客もいます。

しかしオンライン上であれば場所の確保も必要なく、来てもらう手間もありません。相手側も気軽に話を聞きやすくなります。これまでなかなか面談を了承してくれなかった顧客には、オンライン上での面談を提案してみてはいかがでしょうか。

オンライン営業のデメリット

オンライン営業にはデメリットと呼ばれる点もいくつかあります。しかししっかりと理解し改善点を見つけることにより、逆に独自の営業ノウハウを生み出せるかもしれません。

相手の反応が薄くなる

オンライン営業はツールを使うことにより、相手と顔を合わせながらの面談が可能です。しかし対面に比べるとどうしても相手の反応が薄くなる傾向にあり、好反応なのかどうかを判断しにくい場合があります。

相手の反応が薄いと反応を引き出そうとするあまり、一方的に話してしまう営業もいます。しかしそれでは相手の本音を引き出すことはできません。営業で大切なことは上手なトークではなく、相手が何を求めているかを知ることです。

より注意深く話を聞くことを意識し、相手に意見を求めたり質問を投げかけたりしてみてください。オンラインツールに顧客側が慣れていない可能性も考えられます。こまめなコミュニケーションで信頼関係を構築することにより、徐々に相手も反応を示してくれるようになるでしょう。こちら側も少しオーバーなリアクションで対応すると思いを伝えやすくなります。

ツールの不具合で中断してしまう

インターネット環境さえあればどこでも商談が可能なオンライン営業ですが、通信環境が悪いと途中で中断してしまうリスクもあります。面談がはじまってからのツール調整や不具合は相手側にとって失礼にあたります。不愉快な思いをさせてしまうこともあるかもしれません。

面談する前には、しっかりと通信環境を整えておきましょう。マイクやカメラのテスト、通信速度の確認、ツールの設定など細かいことも多いですがスムーズな商談には欠かせません。しかしどんなに環境を整えていても、不具合が出てしまうことはあります。そのような時の対処法をあらかじめルール化しておくことで、当日になっても慌てずに対処できるでしょう。

顧客とのクロージングが難しい

商談を進めていくうえで重要なのがクロージングです。クロージング技術が上がれば成約率はグッとアップします。クロージングに大切なのは顧客との信頼関係ですが、対面営業に比べオンライン営業では少しハードルが高く感じるかもしれません。

なぜなら信頼関係を構築するための雑談が広げづらく、訪問も不要だからです。そのため別の方法で顧客との信頼関係を築く必要があります。相手が話しやすいように声のトーンを上げる、そしてハキハキを話すことを心がけましょう。相手の悩みをとことん聞くことも大切です。

オンラインでのクロージングが難しいと感じる場合は、クロージングのときのみ訪問するのも一つの方法です。両方のメリットを上手く使い分けることで、効率的かつ成約率の高いクロージングを行なうことができるでしょう。

顧客の情報が掴みにくい

対面営業は訪問するので顧客の事務所の様子から雑談を広げたり、企業全体の雰囲気を感じ取ったりすることが可能でした。しかしオンライン営業の場合は、画面に映っている部分しか情報がありません。写るのは顧客の上半身と事務所の一部のみです。背景をツールで加工している場合は更に情報が少なくなります。

そのため顧客が話す内容からしか情報が得られず、ニーズをつかみ取るのに時間がかかることもあります。付き合いが長い顧客であれば問題は少ないかもしれません。しかし新規顧客の場合は、訪問と組み合わせながら営業活動を進めていくとよいでしょう。

オンライン営業で成果を上げるコツ

これまでの営業手法が通じず、悩みを抱えている営業は多くいます。どの手法も最終的なゴールは同じですが、求められるスキルは異なります。これからは時代に合わせ、柔軟に営業スタイルを変えていくことが求められるでしょう。ここではオンライン営業で成果を上げるコツを3つに分けて紹介します。

ツールの状態を事前に確認する

ツールの状態確認は、オンライン営業を行なううえで大切なポイントです。面談前に次の確認を行いましょう。

• 通信がスムーズな環境か
• マイクとカメラは正常に動作するか
• パソコンの充電は足りているか

面談の時間を頂いたにもかかわらず、こちらのトラブルで中断してしまえば二度と面談の機会をもらえなくなる可能性もあります。機械に不慣れな場合は、面倒だと感じるかもしれません。しかしオンライン営業には欠かせない作業なので、忘れずに行ないましょう。

アイスブレイクを取り入れる

アイスブレイクとは直訳すると「氷を溶かす」という意味です。営業活動においてアイスブレイクとは、緊張をほぐすためのコミュニケーション手法の一つになります。

対面営業と違い、オンライン営業では雑談の情報も少なく用件のみになりがちです。そのため面談が単調になり、信頼関係が構築しづらいのが難点になります。そこで役に立つのがアイスブレイクです。

初対面の相手とオンラインで面談するときは、名刺交換の代わりに軽く自己紹介をしてみましょう。はじめに面談内容と関係ない趣味や休日の話をすることで、心理的距離も近くなるはずです。季節に関する話や、顧客の事務所がある地域の話題を振ってみてもよいでしょう。アイスブレイクを通してリラックスすることで、相手側も本音を話しやすくなります。

画面への写り方・声の調子を意識する

画面への写り方、声の調子で印象は大きく変わります。カメラの設定と同時に位置や背景にも気を配りましょう。

カメラを見上げるような位置だと、相手から見れば見下しているように見えることもあります。逆に目線より下だと表情が暗く見えてしまいます。カメラの位置は目線と同じ高さがおすすめです。

背景はごちゃごちゃせずシンプルが基本です。背景は事務所内であれば会議室など落ち着いている場所、自宅の場合は壁を背にして余計なものは写らないようにしましょう。

声は大きすぎても小さくても聞き取りづらくなります。事前に自分の話し方を確認してみましょう。社内でオンラインツールを利用してテストするのがおすすめです。

前日に確認のメールを送る

対面営業に比べて気軽に行えるオンライン営業は、その気軽さゆえに断られてしまったり、忘れられてしまうこともあります。直前に日程変更を提案されてしまうこともあるかもしれません。

そのようなことを極力防ぐためには、前日に確認メールを送るのが効果的です。どのように送れば良いか分からない人は、以下の文を参考にしてみて下さい。

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【確認（リマインド）メール】

件名：【株式会社○○の佐藤です】明日のお打ち合わせについて

株式会社●●　
部長　田中様

お世話になっております。
株式会社○○の佐藤です。明日がお打ち合わせの日となりましたので、確認のためご連絡いたしました。

【日時】12月3日13時～
【担当者】佐藤
【事前資料について】本メールに添付させていただきますので、事前にご確認をお願いいたします。

お打ち合わせの時間になりましたら、下記URLよりお入りください。
*** URL ***
当日お話できることを楽しみにしております。
どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社○○
営業部　佐藤
080-1234-5678
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

顧客の電話番号を知っている場合は、電話確認でも大丈夫です。前日にしっかりと確認することで丁寧な印象を与え、直前キャンセルのリスクも下げることができます。

オンライン営業ならではのメリットを活かして成果へつなげよう

オンライン営業のメリットとデメリット、オンライン商談で成果を出すためのコツについて解説しました。オンライン営業はどこからでも面談が可能になるため、効率的な営業活動やコスト削減を実現できます。一方で、これまでの対面営業と異なるスキルが求められるので、はじめは戸惑うことも多いかもしれません。

しかしオンライン営業ならではのメリットを知り、強みを理解できればこれまで以上の成果を上げるチャンスがあります。今後の飛躍のためにも、ぜひオンライン営業を積極的に取り入れてみてください。

コロナ禍により、人と人とが接触することに注意を払わなければならない今、営業活動も苦境に立たされています。そこで注目されているのが「オンライン商談」です。

働き方改革の一環として、テレワーク・リモートワークが推進され、業務効率化やコスト削減に効果を発揮してきました。この技術を営業活動に応用すれば、大きなメリットが得られることに気づき、営業スタイルを転換する企業が増えています。

オンラインツールを選ぶポイントとおすすめのシステムを紹介します。

 オンライン商談ツールとは

オンライン商談とは、営業担当者とお客様とが直接会わずにインターネットを介して商談をすることです。一般的なコミュニケーションツールとは異なり、ビジネス向けの機能が搭載されたオンライン商談ツールが数多く提供されています。

オンライン商談ツールの機能を使いこなせば、働く時間のムダを省き効率的に業務を進められるとして、導入する企業が増えています。

Hubspot Japan株式会社が行う「日本の営業に関する意識・実態調査」では、日本の法人営業担当者に働く時間について聞いています。2019年の調査では「働く時間の25.5%はムダ」、2020年の調査では「20.2%がムダ」と回答されており、業務改善が進みながらも、まだまだ改善の余地があることがわかります。

また、2020年の調査では、「リモート営業を直近1年以内に導入した」と応えた人が45.0%いました。オンライン営業とリモートワークを組み合わせて、より効率的なビジネスフローを確立しようとしている企業が増えていることがうかがえます。

内部リンク  オンライン営業

オンライン商談のメリット

オンライン商談を導入すればコスト削減や業務効率化に大きなメリットが期待できます。具体的な効果についてみていきましょう。「移動コストの削減」「生産性」「事前準備」「商圏の広がり」「ノウハウの蓄積」と5つのポイントについて紹介します。

移動コストの削減

従来の商談では、お客様のもとへ足を運ぶために公共交通機関を利用したり、社用車を使って移動したりしていました。交通費として、乗車賃や特急代、ガソリン代や車のメンテナンスなど、さまざまなコストが必要とされてきたことでしょう。

オンライン商談であれば、これらは一切必要がありません。また、移動時間そのものにもコストとして人件費がかかっていることも見過ごせません。さらに、交通費や出張費の経理業務にも人件費がかかっています。

移動時間と交通費の必要がないオンライン商談は、これらのコスト削減に大きな効果が望めます。

営業の生産性が向上

従来の外回り営業では、移動時間を考慮してスケジュールを組むため、商談と商談の間に時間をとらなければならず、１日あたり数件しかセッティングできないという悩みもあったでしょう。スケジュール調整のためにお客様を数日お待たせすることになっては、ビジネスチャンスを逃すリスクもあります。

オンライン商談であれば、電話をかけるような気軽さでスケジュールの調整ができ、１日に対応できる商談件数を格段に増加させることができます。結果を出すための分母が足りない、という悩みを解決してくれ、生産性が向上するでしょう。

事前準備が簡便化

訪問営業では商談用資料を事前に準備する必要があり、外回りの営業中にパンフレットがなくなり社に資料を取りに戻るという経験をした人もいるでしょう。また、お客様企業へオリジナルの提案資料を事前準備する場合にも、急遽商談の参加者が増えることになり、出力センターやお客様側のコピー機でプレゼン資料を複製した、ということもあるのではないでしょうか。

オンライン商談であれば、ファイル共有機能を活用して参加者全員に質の高い資料をみてもらうことができます。ペーパーレス化によるコスト削減や環境意識の高まりも、トレンドにマッチしているといえるでしょう。

遠方の顧客にも商談可能

オンライン商談は、インターネット環境さえ整っていれば、時間的・地理的制約を受けることがありません。商圏を広げるためにコストをかけて営業所を開設する必要がなく、気軽にビジネスをグローバル化させることもできます。

特に、海外展開には入念な準備と大きなコストがかかっていましたが、オンライン商談ならその心配は必要なく、どこの国へ進出していくかなどのテストマーケティングも容易でしょう。

ノウハウを蓄積できる

今までは、研修で営業力をアップさせようとしても、実践的なノウハウとスキルはOJTで伝えるしか手段がなく、効率的とはいえませんでした。オンライン商談であれば、商談の一部始終を録画することができ、後進の教育資料として活用できます。

また、商談を第三者の目から検証して、改善すべき事柄を発見したり、成功例として周知したりするのにも役立ちます。オンライン商談の記録は、生きたノウハウの宝庫としてさまざまに活用できるのです。

オンライン商談のデメリット

良いことずくめにみえるオンライン商談ですが、いくつかの注意すべき点もあります。注意点を知らずにオンライン商談を導入してはデメリットとなってしまいますが、事前に対処できることも多いので、予備知識を得ておきましょう。「通信トラブル」「商談環境」「関係構築」について解説します。

通信トラブル

オンライン商談はインターネットを介したツールが多いため、通信環境に影響を受けやすいのがネックです。音声と動画を双方向で通信するには、それなりのデータ容量が必要となります。自社や自宅のネットワークおよびデバイスの性能が、利用するオンライン商談ツールの推奨環境を備えているか、事前にチェックしておきましょう。

通信環境不備のために商談が始められなかったり、商談の音声や映像が途切れたりすると、商談の内容には問題がなくても相手にマイナスの印象を与えてしまうでしょう。

環境の整備

オンライン商談では、WebカメラやPCのマイクを利用しますが、余計なものが映り込んだり、不要な音を拾ったりしてしまうことがあります。また、複数名の営業担当者が隣接したデスクでオンライン商談を行うことも難しいでしょう。

オンライン商談の本格導入には、専用ブースを用意したり、防音設備の整ったコワーキングスペースを活用したりする工夫が必要になることも。環境の整備やレンタルにはコストがかかりますが、オンライン商談の導入によりカットできるコストとのバランスをみて、適切に投資していきましょう。

深い信頼関係の構築

オンライン商談の認知が進んでいるとはいえ、「やはり営業さんには来てもらわないと」「直接話さないとわからない」といったお客様が一定数いることは理解しておく必要があります。「コストがかからない」「業務効率が上がる」というオンライン商談のメリットは、売り手側の事情であり、この“部分最適”を重視するあまりお客様の感情を無視しては、信頼関係の構築もかないません。

「最初のコンタクトは対面で行い、関係ができたところでオンライン商談を提案する」、または「オンライン商談ツールで挨拶をして相手の温度感を判断し、詳細説明は対面で行う」など、自社のビジネスにあった成約までの“全体最適”を探りましょう。

オンライン商談を成功させるコツ

オンライン商談を「便利そうだから」「コロナ禍でしかたなく」といった理由で漫然と導入しては、効果を最大化することはできません。自社の営業活動を根本から変革する意識でプロセスを見直してみましょう。

オンライン商談を成功させるコツとして、「マニュアル作成」「オンラインスペースの確保」「目標設定」の3点について解説します。

マニュアルの作成

オンライン商談を導入するにあたって、「今後、営業活動はオンラインツールを使うように」と通達するだけでは、現場から戸惑いの声が上がるでしょう。「なぜオンラインなのか」という理由を明確に提示して、事業展開のビジョンとしてメンバーに受け止めてもらえるよう工夫をしましょう。

また、営業活動のどの段階でオンライン商談ツールを活用するのか、商談規模や商材の違いによるタイミングの設定などをマニュアル化しておくとよいでしょう。マニュアルは運用後にも適宜見直して、ブラッシュアップしていくことが大切です。

オフィス内にオンライン商談用のスペースを作る

オンライン商談を本格導入するにあたっては、商談用のスペースを用意しておくことも大切です。各個人のデスクでオンライン商談を始めてしまっては、背後に重要ファイルが映り込んで情報漏洩につながったり、オフィス内の話し声や電話の声で商談に集中できなかったりとリスクが各所に潜んでいます。

PCの設置場所によってはハウリングなども心配です。お客様との商談前にテスト運用をして、音の入り具合や映像の移り具合について念入りに調整しておきましょう。

徐々にオンライン商談へと移行する

従来の訪問営業からオンライン商談へとビジネススタイルを変革させるには、移行期間を設け、組織のメンバーはもちろんお客様にも配慮することが大切です。定期的な商談のうち一部をオンライン商談で実施したり、1人あたり月に〇件のオンライン商談を目指すといった数値目標を設定したりして、オンライン商談の手ごたえを感じながら目標を高くしていくとよいでしょう。

 オンライン商談ツールを選ぶポイント

自社の方向性が「営業スタイルをオンライン商談へ移行する」と定まったら、次に気をつけたいのがツールを選ぶポイントです。オンライン商談ツールは、今注目されていることもあって、さまざまなサービスが提供されています。

そのなかから、自社に合ったツールを選ぶためのポイントとなる「利用料金」「機能」「通話の質と安定性」「操作性」について解説します。

利用料金

オンライン商談ツールの料金体系には、「ルーム制」と「ID制」の2パターンがあります。ルーム制は、インターネット上のバーチャル会議室を1つ借り受け、アカウントを持つメンバーで共有して利用するイメージです。

ID制は、営業担当者それぞれが自由にオンライン商談をセッティングできるシステムで、営業セクションのメンバー数が多い場合にはこちらがおすすめですが、ID数によってはコストが増大してしまう可能性があります。

オンライン商談ツールを使用する人員数と1日あたりの商談数を想定して、利用料を算出しておきましょう。

必要な機能が充実しているか

スマートフォンのビデオ通話での営業活動にトライしたことのある人なら、対面営業と同じクオリティの商談のためにはさまざまな機能が必要となることに気づいたでしょう。

・手元の資料をお客様に見せたい
・資料の一部分に注目させるためにポインターがほしい
・資料に書き込みをしたい
・話しながら図解をしたい　など

オンライン商談ツールであればビジネス用に開発されているため、上記の要望をかなえる機能が搭載されているものが多くあります。

また、音声を自動でテキストに起こしてくれる機能があれば、議事録作成時間を短縮できます。資料を格納するクラウドサーバの堅牢度や通信の暗号化についても確認し、セキュリティ強度にも留意しておきましょう。

しかし、すべてが備わったツールは価格の条件がマッチしないこともあります。自社のビジネスに本当な機能は何か、優先順位をつけておくとよいでしょう。

音声や画像の質と安定性

オンライン商談では、会話が途切れる・画像が荒いなどのトラブルで商談の印象がマイナスになってしまうのは避けたいところ。しかし、オンライン商談ツールは実際に体験してみなければ、音声や画像の質は把握しにくいものです。また、推奨環境が整わないからといって、使用するパソコンやデバイスを買い換えるのは現実的ではありません。

オンライン商談ツールでの通話の質には、システムそのものの安定性の他に、通信環境や使用するデバイスの性能、設置場所など、さまざまな要因が関係します。ひとつひとつをクリアにして、スムーズな商談ができるように環境を整えましょう。

操作性

オンライン商談は、自社の営業担当者は当然のこととして、お客様にも利用をお願いするツールです。IT知識に差のあるお客様でも簡単に使えるものか、社内メンバーに周知するための研修やマニュアルが必要になることはないか、確認しておきましょう。

また、オンライン商談の開始方法には「URL接続」と「認証コード」の2パターンがあり、営業活動のシーンによって使いやすいと感じる方式は異なります。

お客様とメールやチャットなどでつながっている場合には、「○時にこちらのアドレスをクリックしてください」と文字で伝えられる「URL接続」がおすすめです。電話での挨拶や問い合わせから、オンライン商談へとスムーズに移りたいのなら、電話口で数桁の専用番号を伝えてツールのサイトに入力してもらう「認証コード」のほうが使い勝手がよいと感じるでしょう。

オンライン商談のターゲット像と利用シーンを想定してツールを選定することが大切です。

 おすすめなオンライン商談ツール5選

数あるオンライン商談ツールのなかでも、知名度・機能・操作性の面からおすすめなツールを5つ紹介します。いずれも商談用として開発されているため、豊富な機能とお客様にとってもわかりやすい操作性から人気があります。

無料版が提供されているツールもあるので、実際の使用感を確認し、現場の声も聞いてから導入を進めるようにしましょう。

bellFace（ベルフェイス）

ベルフェイスは、音声は電話システム、動画はインターネット経由でつなぐという方式が特徴的なWeb商談システムです。音声が途切れることのない安心感と、アプリのダウンロードなど面倒な手続きなく利用できることから相手側へも受け入れられやすく、毎月何万件もの商談がベルフェイスで行われています。

導入にあたっては、ベルフェイスのコンサルタントチームが専任担当としてサポートしてくれます。

・商談ルームへの招待方法は認証コードです。
・PDF、ワード、エクセルなどのファイルを発信元と相手方の双方で送受信できます。
・発信元のPC画面を相手側に見せられる画面共有機能で、プレゼンやデモ実演が可能です。

・その他の機能：名刺交換／チャット機能／トークスクリプト表示／録音・録画／モバイル対応　など

B-Room（ブルーム）

B-Room（ブルーム）は、オンライン上の仮想会議空間を1ルームとして、アカウントを持つメンバーが、実際の会議室と同様に時間帯が重ならないように利用するシステムです。1ルームあたり4人まで入室できるので、地理的に離れた場所にいる社内メンバー4人での打ち合わせや営業担当者2人＋ゲスト2人の商談、営業担当者１人＋ゲスト3人のプレゼン、といった使い方ができます。

・人物の背景をぼかしてくれる機能があり、接続場所に困りません。
・ 実際に訪問していたら必要となっていた交通費や所要時間を自動計算し、削減コストを見える化します。
・会話をAIが自動でテキスト化してくれるので、議事録の作成業務が効率的になります。
・その他の機能：名刺交換／チャット機能／トークスクリプト表示／ファイル送受信／録音・録画／商談履歴の自動作成　など

どこでもSHOWBY（ショーバイ）

どこでもSHOWBYはソフトなどのインストールが不要で、画面表示も利用者にやさしいとして人気です。どこでもSHOWBYには、月あたり20商談まで無料で使えるプランがあり、有料版も格安で提供されています。さらに有料版にも90日間の無料期間があり、オンライン商談を始めるための価格的なハードルは非常に低くなっています。

商談ルームへの招待方法はURL接続で、一度アカウント登録すればURLが変わることがないため名刺にQRコードを印刷したり、公式サイトに掲載したりという使い方ができます。

・音声は電話システムを併用できます。
・その他の機能：名刺交換（Sansan・Eight連携）／チャット機能／トークスクリプト表示／画面共有／録音・録画／モバイル対応／ログ管理／商談後アンケート　など

Calling Meeting（コーリングミーティング）

Calling Meetingは、オンライン商談ツールの他、Web会議システムやチャット接客・チャットボットの機能も統合されたクラウドコミュニケーションシステムです。マルチに使えるためコミュニケーションツールはこれ1つで十分だと感じる人もいます。

資料の共有機能では相手側からも書き込みができるため、相互コミュニケーションがとりやすく、発信側の説明に終始しがちなオンライン商談のデメリットを解消してくれます。

・その他の機能：チャット機能／画面共有／録音・録画／パネリスト以外のミュート機能／投票機能／モバイル対応／ファイル送受信　など

VCRM（ブイシーアールエム）

VCRMは使いやすさにこだわった画面設計と導入のしやすさで人気のインサイドセースル用オンライン商談システムです。アプリのインストールやアカウント登録が不要なため、お客様側からも受け入れられやすいでしょう。

1ルームあたりのユーザー数は無制限なので、ルームの稼働率が読めないテスト期間も、複数人で気軽に利用をスタートできます。まずは、10日間の無料トライアルで使用感を確かめてみましょう。

・音声は電話システムを併用できます。
・商談ルームへの招待方法は接続コードです。
・1ルーム10人まで入室可能です。
・その他の機能：資料共有／画面共有／チャット機能／トークスクリプト／録音・録画／モバイル対応／パネリスト以外のミュート機能／ファイル送受信

自社の目的に沿ったツールを活用して成果を出す

オンライン商談は、コロナ禍によって加速した働き方改革や、環境意識の高まりにもマッチした営業スタイルです。「IT企業でもないのにオンライン営業なんて」「よくわからないものにはコストをかけられない」などと先入観から変革を避けていては、ビジネススピードの加速する社会から取り残されてしまうでしょう。

自社の営業フローのどの段階をオンライン化できるか、お客様にとって使いやすいツールはどれか、削減できるコストと導入費用のバランス、商談に必要な機能などをリストアップして、目的に沿ったツールを選びましょう。

会議室へ集合し顔を合わせることが当たり前だったミーティングですが、ここ数年で「オンライン」での会議がかなり普及しました。

リモートワークの始まりとともに、さまざまなオンラインミーティングツールが注目を集めましたが、これらのツールは当初に比べて大きく変化しており、利便性もアップしています。

しかし市場の激化により数多くのツールが存在している今、自社にマッチするオンラインミーティングツールを選ぶのは、なかなか難しいこと。どのようなポイントを見て検討すべきなのでしょうか？今回はオンラインミーティングツールの選び方と、おすすめ9選をご紹介します。

なお、オンラインミーティングで商談を行う上で最もおすすめなツールは、meet inです。ダウンロードが一切不要で即時接続でき、名刺表示機能や契約書押印、文字起こしなど商談に特化した機能が揃っています。

オンラインミーティングの検討において知るべき前提事項

遠隔地にいながらにして顔を合わせながらトークができる「オンラインミーティング」。インターネットを利用してパソコンやスマートフォン、タブレットなどで手軽に使え、今やビジネスにはなくてはならないツールです。

日本国内においては、新型コロナウイルスの影響による自粛要請のタイミングで広く普及するようになりましたが、海外においては標準的なビジネスツールとして利用されています。

コロナ禍で世界中のミーティングなどが「オンライン化」したことにより、今最も激しい競争にある市場のうちのひとつであると言えます。

利用率の高まりに伴い、以前に比べてアプリの改善も加速しているため、益々ユーザーの希望に沿った使いやすいツールとなっています。

オンラインミーティングツールを選ぶポイント5つ

オンラインミーティングを行うには、インターネット環境が整った場所とパソコン・スマートフォンなどのデバイス、そして「オンラインミーティングツール」が必要となります。

オンラインミーティングツールは現在、数多く存在しており、さまざまな特徴があります。ツールの利用方法はユーザーによって異なるため、自社または自身にとって利用しやすいツールを選ぶ必要がありますが、どのようなポイントを確認してツールを選ぶ必要があるのでしょうか。目的に沿ったツールを効率的に選ぶための5つのポイントをご紹介します。

セキュリティ対策

オンラインミーティングツールを利用するにあたって、まず懸念されるポイントと言えば「セキュリティ面」ではないでしょうか。会議の内容や共有資料などが第三者からの不正アクセスによって漏えいしてしまう可能性があるようであれば、安心してオンラインミーティングを行うことはできません。

セキュリティ重視でツールを選ぶ場合に注目したいポイントは「暗号化」です。現在多くのツールが導入しており、以前より格段にセキュリティが向上しました。暗号化とは、動画や画像・文章等をインターネット上で送信・受信する際に、データを暗号に変換することで第三者から盗まれることを防ぐ方法です。「SSL暗号化」と「AES暗号化」の2種類がありますが、いずれもクレジットカード決済や、アメリカ政府の基準として規格が設けられている程などで、安全性は非常に高いと言えるでしょう。

その他には2つの要素を用いた「2要素認証」などでユーザーを認証する方法などもあります。最近では、万が一データが盗まれた場合等のセキュリティ保証があるツールも存在します。

ミーティングの設定

オンラインミーティングを開催する場合にも、事前に「会議の準備」をする必要はあります。以前では、オンラインミーティングを行う場合、相手側にもアプリをインストールしてもらう必要があるツールも多く、手間をかけさせてしまうという問題点がありました。しかし現在では、それらの課題が解決できているツールも多くみられます。ミーティングのURLを相手側に送信しておけば、アポイントの時間にそのURLをクリックするだけでミーティングに参加できる方法などが一般的です。自身にとっても相手側にとっても手間が少ない方法を選びましょう。

また、オンラインミーティングツールには人数制限があります。多くの場合、契約しているプランなどにより人数制限を変更することは可能ですが、その場合にはコストがかかります。人数も考慮しながらツール選択を行いましょう。

導入のしやすさ

新しくツールを導入する際には、誰もが使いこなせるのか、海外ツールが多い中で日本語のサポートは可能なのか、無料で始められるのか等、導入のしやすさを重要視する場合が多くみられます。特に簡単な操作で利用でき、だれもが使いこなせるツールを選ぶことは重要です。使いこなせない人が少人数でもいる場合、業務に支障をきたしてしまいますし、操作方法のサポートに多くの時間を要する必要性が考えられるからです。

また、多くの企業が利用している「Microsoft365」や「GoogleWorkspace」など、既に社内で導入しているツールと連携できる場合もあります。費用面や作業面での効率的な導入の有無を確認してみましょう。

利用環境

オンラインミーティングを実際に利用し始めると、音質や画質、また接続状況が悪く、ミーティングに集中できないという場合もあります。快適かつスムーズにオンラインミーティングを行うためには利用環境も確認しておきましょう。

オンラインミーティングツールの中には、「バーチャル背景」というミーティング中に表示できる画像を使って、実際の背景が見えないように設定する機能もあります。社内や自宅でのリモートワークの際に、他の人が入り込むことを防ぐことができます。

重要なのは集中してミーティングができる環境作りです。実際のオンラインミーティングが、どのような利用状況になるのかを考慮しながら選択してみましょう。

対応環境

選択するオンラインミーティングツールが、どのような環境に対応しているかも確認が大切です。パソコンだけでなく、タブレット・スマートフォンにも対応しているかも確認しましょう。また、スマートフォンは画面が小さいため、大人数でのミーティングの場合、何人まで画面表示が可能なのか等も確認しておく必要があります。

初めて導入する場合には、何かと不明な点も発生しがちですのでサポート体制が充実しているかも大切なポイントです。

目的ごとのオンラインミーティングツール10選

ユーザーによってオンラインミーティングを利用する目的は異なります。1対1での打ち合わせ、複数人が参加するミーティング、数百人が参加するウェビナーの開催など、参加人数にも大きな差があります。

ツールを選択する場合には、知名度が高いものであれば安心という考えもあるようですが、いざ利用を開始してみると自分の利用目的には合わなかったというケースも多くみられます。どのポイントを重視するかを明確にしたうえで、選んでみましょう。目的ごとのオンラインミーティングツール10選をご紹介します。

営業に利用

meet inは名刺表示機能や契約書押印、文字起こしなど商談に特化した機能が揃った営業専用ツールです。入室用URLを共有するだけでアプリのダウンロード不要で使用できます。

無料で利用

オンラインミーティングツールを利用するにはランニングコストや初期投資が必要ですが、無料で使えるツールもあります。時間や参加人数に制限がある場合もありますが、使用頻度が低い場合や少人数でのミーティングであれば、無料のオンラインミーティングツールを利用するのもおすすめです。

代表的なツール3選をご紹介します。

Google Meet

世界的にも知名度が高いGoogle。Googleアカウントを持っていれば、すぐに始められます。無料プランであっても、100名で1時間の使用が可能なので、長時間のミーティングでなければ回数制限もなく使えます。

またGoogleカレンダーとの連携もあるので、スケジューリングをしておけば招待・オンラインミーティングURLの共有が一度にできて便利です。ネットワークの速度に応じて、最適な設定が自動調整されるなど、オンラインミーティングツールを初めて使う場合でも心強い機能が搭載されています。とりあえずオンラインミーティングを試してみたいという場合にすぐ試すことができるツールです。

Skype

Microsoft社が運営するオンラインミーティングツールです。無料版は50名までの参加が可能、利用時間は1日4時間1ヶ月100時間までです。Skypeと言えば無料のビデオ通話の知名度が高いツールの一つです。アカウントを持っている人も多く、手軽に始めることができます。また、通話料は発生しますが、固定電話への通話もできるのがSkypeの大きな特徴です。

無料でありながら、画面共有機能、チャット機能、録画機能が搭載されているので、ビジネスでも使いやすいツールです。

Meet Now

Meet NOWは、Microsoft社が運営するSkypeが2020年4月に開始したオンラインミーティングツールです。アカウントが必要だったSkypeに対し、「完全無料」「アカウント不要」「アプリインストール不要」で手軽に参加できるようになりました。

会議の通話を30日間保管することができるうえ、背景をぼかす機能も搭で会議に集中することができます。

参加人数は100人、通話時間は24時間です。相手側はアカウントを持っていなくても1クリックで会議に参加できるので、オンラインミーティングに慣れていない相手でも簡単に操作できます。

大人数で利用

大きな企業が行う大人数でのミーティングや、ウェビナーと呼ばれるウェブ上で行うセミナーを開催する場合にもオンラインミーティングツールは便利です。

特に大人数でのオンラインミーティングになった場合、画面が見にくく参加者を把握しづらいなどの課題がありますが、それらの問題を解決できる機能を搭載したツールも存在しています。大人数での利用に便利なオンラインミーティングツール3選をご紹介します。

Zoom

リモートワークが始まった時期には、オンラインミーティングの代名詞であるかのように知名度を上げたzoom。回線状況を見ながら通信の最適化を行うため安定しているというポイントが人気ですが、それだけでなく効率的にオンラインミーティングを行うための機能が充実しています。

zoomには大人数でのオンラインミーティングの際に「グループ分け」できる独自機能がついています。無料版であっても3名以上100人までは40分利用できます。1対1のミーティングであれば時間無制限で利用可能です。

バーチャル背景も設定できるので、自宅や外出先であっても背景を気にすることなく参加できます。

Cisco Webex

Cisco Webexのオンラインミーティングツールは「zoom」によく似たツールです。zoomの創設者がCisco Webexの創設にも関わっているため、操作性や機能も同じ点が多く見られます。zoomを利用したことがあるのであれば、スムーズに操作できます。

zoomの無料版では３人以上の利用時間が40分なのに対し、Cisco Webexは50分と長くなっています。1,490円のプランでは50人までの接続も可能です。さまざまな利用人数に応じたプランも用意しているので、自分の利用目的に合ったプランが見つかります。また、ファイル転送やアンケートなどの機能が充実しています。デバイス間でやりとりするデータも暗号化されており、セキュリティ面でも安心です。

LiveOn

LiveOnは国産のオンラインミーティングツールです。近年は初期費用が抑えられるクラウド型のツールが多くを占めていますが、LiveOnはクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型の場合、月額3,000円の定額制です。オンプレミス型はサーバーが必要になるため、初期費用が必要となりますが、ランニングコストを考慮した場合、長期的にはコストが抑えられる場合もあります。

オンラインミーティングの最中に声が途切れるのを防ぎ、クリアな音声を持続させる独自技術が採用されており、高品質な映像や音声が特徴です。最大150拠点まで接続が可能であり、最大300分の録画・録音が可能となっています。

セキュリティ対策に特化

オンラインでデータを共有したり、会議を行ったりする場合は、第三者の侵入による情報漏えいの可能性が最も気になるポイントになるのではないでしょうか。近年では、どのツールもセキュリティ対策は強化していますが、特に重点を置いているツールもあります。

セキュリティ対策に特化したツールをご紹介します。

Calling

1対1のミーティングから1,000人規模のウェビナーまで幅広く対応できるオンラインミーティングツールCallingですが、2021年10月1日より「​​jinjerミーティング」へと名称が変更されました。

全ての通信を暗号化しており、Web会議ルーム作成時にはパスワード設定が必須となっています。パスワードは強度が自由に設定できるようになっており、数字・記号・アルファベットを使い6文字以上で作ることができます。

web会議ルームを立ち上げると自動で付与されるルームIDは、アルゴリズムにより生成されているため、特定が困難なものとなっています。また、24時間の監視体制をとっているので、万が一障害が発生した場合でも早期に復旧する体制が整っています。

meetingplaza

meetingplazaはオンプレミス型も提供しておりセキュリティ面で定評がありましたが、2020年3月31日より一旦サービスを終了し、新たにV-CUBE ONEへと変更されています。

V-CUBE ONEはIaaSで稼働しており、不正アクセスや、急激なアクセス数の増加にも対応できるシステムなので、安心して利用することが可能です。

ツール選びには目的と費用対効果を考えて検討する

数多く存在するオンラインミーティングツールを選ぶ時には、まず何を重視するのかを明確にしましょう。利用人数や導入のしやすさ、セキュリティ面など、目的と費用対効果を考えて検討することで、自社の利用方法に合ったツールを見つけられます。それぞれのツールのメリットやデメリットを認識したうえで利用することで、スムーズな対応が可能となります。

ここ数年、驚くほどのスピードで進化しているオンラインミーティング市場は、どのツールも便利に使える機能が満載です。最新機能を使いこなしながら、スムーズなオンラインミーティングを開催したいですね。

また、商談数を増やしていきたい場合は、リスト作成～メール・電話・郵送などのさまざまなアプローチができる、Sales Platformの利用がおすすめです。多くの業界で実績を積んだコンサルタントによる営業ノウハウ提供もサポートされます。ぜひご検討ください。

オンライン会議が主流になりつつある

2019年4月より、働き方改革関連法が整備され、日本企業は多様な働き方を実現する仕組みづくりに取り組んでいます。在宅ワークやリモートワークを認める企業も増えてきたところに、コロナ禍にみまわれ、働き方の急激な変化を実感している方も多いのではないでしょうか。

災害に対するリスク回避や働き手不足の解消に有効な在宅ワークが増えると同時に、「オンライン会議」の必要性と重要性も高まっています。オンライン会議サービスが増え、選択の多さに頭を悩ませている方へ、オンライン会議のメリットと導入の際のポイントを紹介します。 

オンライン会議の種類

オンライン会議システムとは、遠隔地にいる人の映像と音声をリアルタイムで中継し、相互にコミュニケーションがとれるように開発されたものです。利用者からみた使い方に違いはなくても、通信手段や使用する機材によって種類が分かれます。

システムがどこに格納されているかの違いによって区分される「クラウド型／オンプレミス型」と使用機材によって区分される「オンライン会議／テレビ会議（ビデオ会議）」について、詳しく解説します。

クラウド型とオンプレミス型

オンライン会議システムは、ネットワーク上でどの場所に存在するシステムを利用するかの違いで「クラウド型」「オンプレミス型」と呼び分けます。

クラウド型は、提供会社のサーバーや提供会社が管理する仮想空間にオンライン会議のシステムが用意されています。利用者はそこにアクセスすることで、サービスを使用できるのです。よく利用されるクラウド型にはZoomやSkype、V-CUBEミーティングなどがあります。

オンプレミス型は、利用者が所持するサーバーにシステムを構築するタイプのものです。サーバーの設置に時間がかかったり、管理に手間がかかったりとデメリットはありますが、カスタマイズ化が無限であり、セキュリティ対策も万全にできるというメリットがあります。

著名なオンプレミス型にはFreshVoice、MeetingPlaza、LiveOnなどがあります。

オンライン会議とテレビ会議（ビデオ会議）の違い

遠隔地を映像でつなぐ仕組みには、インターネット回線を利用した「オンライン会議」と専用回線を利用した「テレビ会議（ビデオ会議）」とがあります。

オンライン会議はWeb会議とも呼ばれ、パソコンやスマートフォン、タブレットなどにアプリケーションをインストールしたり、Webを経由してシステムにログインしたりして、距離の離れた場所にいる2者や複数の参加者をつなぎます。

テレビ会議は、会議室などに設置された専用機材を使用するため、離れた場所にある会議室と会議室をつなぐイメージといっていいでしょう。比較的安定した通信が可能で、グループ対グループなど、大勢の参加者での利用に適しています。

オンライン会議が増加する背景

オンライン会議がビジネスに欠かせないコミュニケーションツールとなっていったのにはどのような理由があるのでしょうか。ひとつには、スマートフォンが普及し、無料通話アプリやビデオ通話に使い慣れた人が増えたことでビジネス利用が後押しされた背景があります。

また、情報通信網が整備され、ネットワークが日本のすみずみにいきわたったこと、通信料の低額化なども利用しやすくなった要因でしょう。動画や音声を相互に伝えるには膨大なデータ容量が必要で、通信網と情報量のミスマッチがおきると、映像が止まったり音が途切れたりと不具合が生じます。光回線や高速CATVといったブロードバンドの利用で、こういったトラブルも発生しにくくなりました。

オンライン会議の利用が、DX（デジタルトランスフォーメーション）や働き方改革、離職の防止など、企業が抱えるさまざまな課題に良い効果を与えることも期待されています。

内部リンク：オンラインミーティング

DX・働き方改革

働き方改革には「労働時間の是正」「格差解消」「多様な働き方の実現」という3つの柱があり、テレワークやオンライン会議システムの活用はこれらの推進に良い効果をもたらすでしょう。

従来であれば、地方から都市部への出張が必要だった全社ミーティングや本社から地方への視察なども、オンライン会議システムを利用すれば、移動時間やコストをかけずに実施することができます。出張業務の効率化により、不要な残業時間は解消されるでしょう。また、オンライン会議システムには録画や議事録の自動化などの機能があり、ＤＸの推進もかないます。

さらに、オンライン会議は、誰でも画面越しに参加するので、正社員や派遣社員、在宅ワーカーなどの垣根なく、意見が言いやすいというメリットもあります。

緊急対応、離職率低下のための解決策

ビジネス機能を単一都市に集中させるのは、利便性が高い反面、地震や台風といった局所的な災害に弱いという面があります。災害の甚大化が顕著な昨今は、ひとつのオフィスが災害にあっただけで、ビジネスがストップするような仕組みは、リスクが高いと言わざるを得ないでしょう。

その点、遠隔地同士でコミュニケーションがとれるオンライン会議を導入しておけば、災害時にも安全確認や本社機能の移転などがスムーズに行えます。

また、社員の個人的事情により会社のある都市部を離れる場合にも、テレワークやオンライン会議システムがあれば、退社せずに仕事を続けることができ、スキルのある人材を損失せずにすむでしょう。子育てや介護、地方への移住生活など、ライフワークバランスに寄り添った多様な働き方の提示は、企業の魅力度アップにもつながります。 

オンライン会議システムを利用するメリット

「オンライン会議システムは便利」とひとことで言い表されますが、具体的にはどのような効果があるのでしょうか。オンライン会議システムは、ネット環境とPCやタブレット、スマートフォンなどのデバイスさえあれば「どこからでも会議に参加できる」という最大のメリットの他にもたくさんの利点があります。

「働き方を変える」とまで言われるオンライン会議システムのメリットについて、コスト削減や業務効率化、ビジネススピードへの影響などを解説します。

低コスト運用が可能、移動時間の削減

全国の支社や販売網などを持つ企業が全体会議を行う場合、大きな会場を押さえ、参加者の交通チケットを手配し、宿泊費を負担するなど、費用と手間がかかっていました。海外支社まで含めると膨大なコストになるでしょう。

クラウド型のオンライン会議システムなら、利用料が無料のものもあり、「会議の開催費用」を実質ゼロとすることができます

オンプレミス型は初期費用が必要となりますが、通信の安定性やセキュリティ対策、参加人数の制限撤廃、自社ルールでのカスタマイズ化など、費用に見合った効果を感じられるでしょう。自社内に構築したものを長く使い続けることで、有料版クラウド型を使い続けるよりも費用を抑えられる可能性もあります。

意思決定が迅速になる

クラウド型のオンライン会議システムは既に用意されているシステムを利用するため、導入までの時間をかけずに、計画後すぐに会議を実施できるのが魅力です。オンプレミス型も構築までの時間はかかりますが、運用後はいつでも社内の人間とつながることができます。

遠隔地の社員同士が対面で会おうとすると、交通手段を押さえるのに時間がかかったり、終業後も交流したいからと繁忙期を避けて日延べしたり、往復の移動時間がかかったりと、「すぐ会いましょう」とはいかないものです。

オンライン会議システムなら、緊急時でも即対応でき、定期会議の間隔も短いスパンで設定できます。電話をかけるように会議を開き、企業としての意思決定を迅速にできるスピード感は、ビジネススピードが加速している今、必須のものと言えるでしょう。 

オンライン会議ツールの選び方のポイント

今現在提供されているオンライン会議ツールには、コロナ禍での「オンライン飲み」などで社会的に認知度の高いものから、特定業務に特化したニッチなものまで多種多様なものがあります。

「会社用には何を選んだらいいのか」「無料だとうれしいがこの機能だけはこだわりたい」「インターネットは苦手なのでやり方が簡単なものがいい」といった方へ、ツール選びのポイントを3つ紹介します。

接続性・操作性

会議や研修、面接活動などで、相手の話していることが途切れてしまうと「全社的に決まったことなのに聞こえなかった」「ログインし直している間に研修が終わってしまった」「接続トラブルに気をとられて、面接相手の話に集中できなかった」といった事態におちいってしまいます。

オンラインのコミュニケーションツールをビジネス利用する場合には、提供会社のシステムの信頼性が高く、接続性や操作性に優れているものを選ぶようにしましょう。

しかし、あまりに有名なツールだと利用者が多く、サーバーダウンやボトルネック現象など、システムトラブルのリスクも高まります。「みんなが使っているから」といったあいまいな理由で選ぶのではなく、Microsoft TeamsやGoogle Meetなどのようにオフィスで利用しているソフトウェアとの親和性が高いものを選ぶのもおすすめです。

セキュリティ対策

打ち合わせや会議の内容によっては、「機密保持契約」や「インサイダー取引規制」、「個人情報保護」などの法令順守のために、セキュリティ対策を強固にしておく必要があるケースも考えられます。

オンライン会議システムの仮想会議室への入室条件が、数字の文字列を入力するのみなど簡便なツールでは、いたずら目的でランダムに入力した人が紛れ込めてしまうリスクもあります。

ビジネス目的で利用するオンライン会議システムのセキュリティ対策については、「暗号化の形式」「IPアドレス制限機能」「トラブル時の相談窓口の有無」など、必要な項目を十分にチェックしておきましょう。

費用対効果

オンライン会議の利用で、今までかかっていた交通費や出張費が不要になるからといって、費用対効果を測定せずに飛びつくのは早計でしょう。システム利用には、専任の人員を配したり、PCなどのデバイスを最新のものに買い替えたりと、人件費や設備投資が必要となる場合があります。

また、セキュリティが脆弱なツールを無自覚に使用し、情報漏えいなどの問題を引き起こしては、企業の信用が傷ついてしまいます。オンラインツールの使用で期待できる経費削減効果と、必要な機能を備えたツールのランニングコストとのバランスをしっかりチェックしながらツール選定を進めましょう。 

目的別に適したツールを選ぶ

オンライン会議は、遠隔地をつなぐシステムであり、基本的な機能はどのツールにも備わっています。しかし、付随する機能にはさまざまな違いがあり、場合によっては目的に合わせてツールを使い分ける必要があるかもしれません。

オンライン会議ツールには、

・  会議や打ち合わせにマッチしたもの
・  オンラインイベント／ウェビナーなどホスト対多人数向けのもの
・  オンライン商談やオンライン面接などに向いているもの　などがあります。

利用シーンとともに、想定する利用人数や求めるセキュリティレベルなども整理して、過不足のないツールを選びましょう。

会議や打ち合わせ

「複数の拠点をつなぎ、多人数で会議をしたい」「経営陣や株主への機密性の高い会議をオンラインで」といった場合には、安定した通信と高度なセキュリティが期待できる有料のシステムを利用することをおすすめします。大規模な会議が定例化しているのなら、情報漏えいのリスクを最小化するためにもオンプレミス型も検討しましょう。

ホスト1人対10人程度の打ち合わせや支部会議、取引先との定期連絡などでは、無料ツールでも十分対応可能でしょう。ビジネス利用の多いZoomやSkypeなら、相手側にも理解を得やすくスムーズです。

しかし、ツールの無料版では、アカウント数や利用人数、機能や利用時間に制限がある場合も。また、バージョンアップや機能制限の見直しなども頻繁に行われるため、常に最新の情報をキャッチするよう注意しましょう。

面接、オンラインイベント

面接や個別の商談は、「特定業務」と呼ばれ、それぞれ専用のツールがあります。「無料のツールで十分」との考え方もありますが、例えば採用業務なら応募者の氏名・経歴を参照しながら話せたり、面接官だけの連絡ツールとして利用できたりと業務に特化した機能が充実しています。商談も、オンライン商談ツールなら、顧客管理システムと連携して商談の履歴を参照できたり、電子契約までノンストップで完結できたりします。

レンタルスペースやホテル会場、ホールなどで行われてきたセミナーや研修、説明会などのイベントには、ウェビナー（Web+セミナー）ツールが便利でしょう。メディア再生機能で資料を上映したのちに、講師やパネリストがトークをし、参加者はチャットで質問を投げる、といったリアルに近い形式でオンラインイベントを開催できます。

内部リンク：オンライン商談 

まとめ：実施したい内容に合わせてツールを選ぼう

オンライン会議ツールは今まさに急速に市場が広がっている分野です。見聞きしたことのあるメジャーなツール以外にも、接続性や操作性、セキュリティ対策に優れたツールが数多く存在します。

オンライン会議ツールの利用目的と必要な機能をリスト化していけば、おのずと自社にマッチするツールを選ぶことができるでしょう。ビジネス利用なら、最新のサービスをチェックしつつ、信頼性の高いツールを選ぶことをおすすめします。