データ入力代行のメリットは？料金や比較ポイントを解説！

データ入力代行とは？
データ入力代行のメリットを知りたい
どのデータ入力代行サービスがよいのか知りたい

結論、データ入力代行サービスを利用すれば、本来の業務へのリソースを増やせます。

データ入力業務をカットできれば従業員の業務負担が軽減され、本来の業務に専念できる環境が整います。

なおデータ入力を代行するなら「Crowd Members」がおすすめです。

リモートワーカー組織の構築を支援するサービスなので、自社と密接に連携できる外注先が作れます。

データ入力以外の業務も代行可能で、自社の課題に合わせてカスタマイズできるのが魅力です。

本記事では、データ入力代行サービスのメリット・デメリットのほか、データ入力代行サービスの選び方や料金相場を解説しています。

合わせておすすめのデータ入力代行サービスを7社厳選して紹介しているので、ぜひ読み進めてください。

本記事を読めば、自社に合うデータ入力代行サービスがわかるため、自社の生産性をさらにアップできるようになるでしょう。

＞＞　Crowd Membersを利用する

データ入力代行とはデータ入力を代わりに請け負ってくれるサービス

データ入力代行とは、データの入力を代わりに請け負ってくれるサービスです。

データ入力は簡単な作業というイメージをお持ちの方もいるでしょう。

しかしデータ量が膨大な場合は時間と手間がかかり、本来の業務を圧迫してしまいます。そこでデータ入力を外注化すれば、本来の業務に集中できます。

営業活動の効率化目的でリストを作成する場合を例に考えてみましょう。

自分たちで作成する場合、名刺やアンケート情報を集めて1枚1枚入力しなければなりません。しかし量が多いとデータ入力に時間を取られ、本来の営業活動に支障が生じます。

業務を効率化するために営業リストを作成したいのに、入力に時間を取られてしまっては本末転倒です。

データ入力代行サービスを使えば、文字入力やデータ入力の他にも集計やリスト化など、日常的に発生する事務作業も代行してくれます。

データ入力代行を利用する4つのメリット

データ入力代行サービスを利用するためにはコストがかかります。しかしコスト以上に得られるメリットも多いです。

主なメリットは次の4つです。

• 業務負担を軽減できる
• 精度の高いデータベースを構築できる
• 働き方改革を推進できる
• 紙媒体で行う業務を削減できる

業務負担を軽減できる

データ入力代行を利用すれば、業務の負担を軽減できます。データは企業の財産であり、管理するための入力作業は非常に大切です。

しかしデータの入力作業自体は利益をもたらすものではないため、なるべく時間をかけたくない部分です。

短時間で多くのデータ入力をしなければならない場合は、多くの人を雇うケースもあります。

データ入力代行を利用すれば、入力のためだけに人を雇う必要はありません。作業に必要な時間や手間が削減でき、社員は生産性の高い業務に集中できます。

精度の高いデータベースを構築できる

データ入力代行会社はプロだからこそのノウハウやチェック体制を設けているため、精度の高いデータベースが構築可能です。

もし自社で精度の高いデータ入力を行うなら、まずは作業ができる人員を育てなければなりません。

企業によってはマニュアル作成や人員を育てる教育係が必要になるため、多くの人件費と手間がかかります。

データ入力代行を利用すれば自社で人員を育てる必要がなくなり、コスト削減につながります。

働き方改革を推進できる

データ入力代行サービスを利用すれば、働き方改革の推進にもつながります。

働き方改革とは、さまざまな環境のなかで一人ひとりが多様な働き方を選択できる社会を実現する取り組みです。

働き方改革の課題として長時間労働がありますが、データ入力代行を利用すれば入力の手間がなくなるため、労働時間を削減できます。

自社社員にしかできない重要業務に集中できる環境を構築でき、結果的に生産性の向上につながるでしょう。

紙媒体で行う業務を削減できる

電子媒体が発達する前は、データ保管や書類のやり取りは紙媒体が主流でした。しかし紙媒体でのやり取りは、用紙代や郵送費がかかります。

また書類の枚数が増えれば増えるほど、保管場所も必要です。書類は法律で定められた保存期間があり、期間が過ぎるまでは処分できません。

たとえば会計監査報告に関する書類は5年、会計帳簿や事業に関する重要書類は10年保管する必要があります。

書類やデータを電子化すれば、作成にかかるコストや保管場所の削減が可能です。紙媒体からの移行も入力代行に任せられるため、自社の社員の負担も減らせます。

データ入力代行を利用する2つのデメリット・注意点

データ入力代を利用すれば、さまざまなメリットを教授できます。ただし以下のデメリット・注意点もあるため、利用前に押さえておきましょう。

• 品質にばらつきが出る可能性がある
• 料金がサービスにより異なる

事前に上記の2点を理解しておけば、最大限にデータ入力代行サービスを利用できます。

品質にばらつきが出る可能性がある

データ入力代行サービスを利用すると、タイピングミスなどにより品質にばらつきが出る可能性があります。

品質は、依頼する業者によってまちまちです。また業者によってはコスト削減のために社内の業務の一部を社外へ委託しており、ノウハウが行き渡っていない場合もあります。

本格的な代行を頼む前に小口案件で利用すると、最低限の費用でサービスの品質が確認できるのでおすすめです。

本格的に利用していくなかで不満が出てきた場合は、できるだけ早い段階ですり合わせを行いましょう。すり合わせを行えば、改善される可能性もあります。

「利用開始してみたが品質に満足できない…」という可能性は、どの企業にもあります。すり合わせを行っても満足できない場合は、新たなデータ入力代行サービスを探しましょう。

料金がサービスにより異なる

データ入力代行サービスは、業者によって料金体系が異なります。料金形態が異なる業者が複数あると比較もしにくいです。

データ入力代行サービスの主な料金形態は、以下のとおりです。

• 文字数で計算する
• 時間単位で計算する
• データ集計数で計算する
• 書類の枚数で計算する

異なる料金体系の業者を比較する場合は、業者ごとに見積もりを取るのがおすすめ。事前に依頼したいデータ量や内容などを細かく伝えておき、適切な見積もりを出してもらいましょう。

業者ごとに見積もりを取って比較すれば、料金体系を問わずコストパフォーマンスに優れた業者を選択できます。

データ入力代行の料金相場

データ入力代行の料金は、依頼する業務内容によって異なります。一般的な費用相場を業務別にまとめたので、ぜひ参考にしてください。

一般的に納期やクオリティによって、金額は変動します。

予算オーバーする場合は、人件費が比較的安価な海外支部を持つ企業を検討するのもよいでしょう。人件費を抑えている分、同業他社よりも低コストである可能性が高いです。

データ入力代行サービス5つの選び方

データ入力代行サービスの選び方を、5つ解説します。

• 適正な料金設定か確認する
• 実績や信頼性のあるサービスを選ぶ
• 業務の正確性を確認する
• 納期の早さ
• 複数のデータ入力代行企業を比較する 

適正な料金設定か確認する

データ入力代行サービスを選ぶ際は、費用対効果を確認しましょう。いくら高品質なサービスでも、業務に対してコストが高ければ、利用メリットは得られないからです。

依頼するデータ量や料金によっては、自社でデータ入力を完結させたほうがコストパフォーマンスがよい場合もあります。自社でやる場合と依頼した場合、どちらがコストパフォーマンスが高いか慎重に検討しましょう。

たとえばデータ入力の外注費用が、毎月20万円かかったとします。結果、社員の毎月の残業代が10万円減った場合は、社員だけで入力すればよかったと思うかもしれません。

しかし入力作業がなくなり重要業務に集中できる環境になったおかげで、月の売上が100万円アップしたならば、コストパフォーマンスはよいといえます。この場合は、20万円の外注費用は適正でしょう。

実績や信頼性のあるサービスを選ぶ

データ入力代行を利用する際は、大切なデータを預ける必要があります。預けたデータが外部に漏れると企業の信用問題に関わるため、実績や信頼性のあるサービスを選ぶのが大切です。

品質やセキュリティがしっかりしているかを判断するには、実績や運営年数を確認しましょう。実績に大手企業や官公庁などが記載されていれば、信頼度は高いといえます。

またセキュリティ体制をチェックする一つの指標として、プライバシーマークがあるかどうかも確認するとよいでしょう。

プライバシーマークとは、個人情報管理ができていると第三者機関から認められたときに利用できるマークです。個人情報を扱う企業ならば、必須のマークといえるでしょう。

業務の正確性を確認する

納品物は自分の目で確認し、正確性が高いかどうかを確かめるのが大切です。

実績豊富なプロが入力していると謳っている企業でも、いざ利用してみるとミスや抜けが見つかる場合もあります。

完璧な入力内容に越したことはありませんが、コストパフォーマンスを考えると、ある程度は許容範囲の場合もあるでしょう。しかしあまりにミスが多いデータは、業務に支障をきたす場合もあります。

利用した結果、修正する手間のほうが多い場合は、利用するメリットは少ないでしょう。

納期の早さ

正確性とあわせて確認したいのが、納期の早さです。経営戦略に重要なデータが急に必要になる場合もあるでしょう。せっかく業務効率化を目的に外注しても、連絡や納期が遅ければ困ってしまいます。

スピードが早くても質が悪ければ意味がありませんが、迅速な対応をしてくれるかどうかも選ぶうえで重要なポイントです。

連絡が遅い、いつも納期が遅れるという入力代行は、避けたほうがよいでしょう。やりとりがスムーズに進まず、余計なストレスを抱える可能性が高くなります。

複数のデータ入力代行企業を比較する 

データ入力代行企業を選ぶ際は、複数社を比較検討するのがおすすめです。

同じ内容でも代行企業によって料金は異なります。ホームページの料金プランをパッと見ただけでは、わからない場合もあるでしょう。同じ内容で見積もりをお願いすれば比較もしやすく、適正金額もわかります。

詳細がわかりやすく記載されていれば、安心して依頼もしやすいでしょう。また見積もりを依頼したときの対応も、サービスを決める一つの判断材料になります。

見積もりは多すぎても比較が難しいため、3～4社程度がおすすめです。

データ入力代行サービスおすすめ7選

どのサービスにデータ入力を外注するか悩んでいる方のために、おすすめのデータ入力代行サービスを7社紹介します。

サービスによって得意分野や特徴が異なるので、データ形式や業務内容に合わせて最適なサービスを選んでください。

自社にリモートワーカー組織を構築するなら「Crowd Members(クラウドメンバーズ)」

出典：公式ページ

「Crowd Members」は、リモートワーカーを活用した組織や体制作りをサポートするサービスです。現在までで1,500社以上の支援を行っています。

企業の目的に応じた組織が作れるため、以下のリストを始めとしたさまざまな業務が委託可能です。

• データ入力
• 翻訳
• テレアポ
• Webメディアの運用
• 人事や総務に関する単純業務

コンサルタントが採用から運用までサポートするので、初めてリモートワークを導入する企業でもスムーズに運用できます。

会社と密接に連携できる委託先を探しているなら「Crowd Members」で、外注組織を構築するのもおすすめです。

＞＞　Crowd Membersを利用する

できるだけコストを下げたいなら「シスプロデータプロ」

出典：公式ページ

「シスプロデータプロ」は「一貫体制による業界最安値水準」を謳う、データ入力代行サービスです。

中国武漢市に設置したデータエントリーセンターと連携し、低コストのサービスを実現しています。

独自のデータエントリーセンターで日本と同様の管理体制が取られており、セキュリティ面でも安心です。

大企業や官公庁からの受託実績があるため、信頼できるサービスといえるでしょう。

大量のデータ入力を代行して欲しいという方には「シスプロデータプロ」がおすすめです。

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信頼性の高いサービスを求めるなら「株式会社プロセス・マネジメント」

出典：公式ページ

「株式会社プロセス・マネジメント」は、日本で最初に「DXマーク認証」を取得した電子化代行、業務改善のサービス企業です。

名刺や名簿のデータ入力代行だけでなく、DXアドバイザーによる業務改善コンサルティングを提供しており、企業のDX化を支援します。

厳重なデータを数多く保有している公的機関や研究機関からも多数の取引実績があり、セキュリティ面や信頼性が高い企業です。

そのため「株式会社プロセス・マネジメント」は、信頼性の高いサービスを探している方に向いているでしょう。

＞＞　株式会社プロセス・マネジメントを利用する

柔軟な対応を求めるなら「ナレッジデータサービス」

出典：公式ページ

「ナレッジデータサービス」は、大学や一般企業からの大口案件だけでなく、10,000円以下の小口案件にも柔軟に対応できるデータ専門サービスです。

サービス価格も細かく分類されており、顧客の要望に合わせてデータ化する内容を調整できるので、必要な分を必要なだけ外注可能です。

またデータ入力だけでなく、情報の加工や分析までワンストップで行ってくれます。

データ化する内容を細かく調整したいという方は「ナレッジデータサービス」が向いているでしょう。

＞＞　ナレッジデータサービスを利用する

外国語にも強いデータ入力代行なら「うるるBPO」

出典：公式ページ

「うるるBPO」はBPOサービス（業務プロセスの1部を外部委託するサービス）専門のソリューションカンパニーです。

国内外に多数のリソースを持っており、英語の書類など内容に合わせて業務を振り分け、低コスト・短期納品・高クオリティを実現しています。

海外のリソースを使っていますが、プライバシーマークだけでなくISMSも取得しつつ、厳重に管理された体制を完備しているためセキュリティ面も安心です。

外国語の書類が多い企業なら「うるるBPO」が向いているでしょう。

＞＞　うるるBPOを利用する

国内で完結する代行サービスを探しているなら「株式会社リードコンピュータサービス」

出典：公式ページ

「株式会社リードコンピュータサービス」は、39年以上の実績を持つデータ入力専門会社です。

名簿や名刺など通常のデータ入力だけでなく、100年以上前の歴史的資料でもデータ化に対応できるのが特徴。旧字のまま入力や新字変換も可能です。

自社スタッフによる自社（国内）処理や検査入力などを行っているため、信頼性も高く、安心してデータを預けられます。

「株式会社リードコンピュータサービス」は、在宅ワーカーや海外スタッフを利用するのは不安という方におすすめです。

＞＞　株式会社リードコンピュータサービスを利用する

機密性の高いデータを外注したいなら「株式会社アレスクリエイション」

出典：公式ページ

「株式会社アレスクリエイション」は、機密性の高いデータの取扱実績が豊富なデータ入力専門会社です。

創業当初から高レベルのデータの管理体制を重視しており、100名以上の正社員だけでデータ入力を実施しています。

また個人情報保護士が常駐する現場や自社スタッフによる納品データ配達など、独自のセキュリティ体制が整っているため、信頼性が非常に高いです。

「安心してデータを預けたい」「高度なセキュリティがあるサービスに頼りたい」という方に向いています。

＞＞　株式会社アレスクリエイションを利用する

まとめ

データ入力代行サービスに外注化してしまえば、余計な人件費がかからず、手間も時間も削減できます。結果的に生産性のある業務に集中でき、働き方改革の取り組みにもつながるでしょう。

委託先に迷っているなら、もう一度「データ入力代行サービスおすすめ7選」を読み直すとよいでしょう。

なおデータ入力の代行を考えているなら「Crowd Members」がおすすめです。

自社にリモートワーカーの委託組織を構築するので、スムーズに連携できるほか、業務内容ごとに柔軟な対応が可能になります。

データ入力は企業戦略や情報の適正な管理のために重要ですが、直接利益をもたらす業務ではありません。

データ入力代行サービスを積極的に利用し、社内の生産性を上げて自社を成長させていきましょう。

＞＞　Crowd Membersを利用する

データ入力代行に関するよくある質問

Q.データ入力代行会社おすすめはどれ？

A.業務内容に合わせて柔軟に対応できるサービスを求めるなら「Crowd Members」がおすすめです。

データ入力代行のほか、人事業務や翻訳、Webメディアの運用など、さまざまな業務に最適化したリモートチームを構築できます。

コンサルタントがリモートワーカーの採用から組織の運用まで、丁寧にサポートするので、初めてリモートワーカーを導入する企業でもスムーズに運営できます。

＞＞　Crowd Membersを利用する

Q.データ入力代行の価格表・料金一覧は？

A.データ入力代行の価格表・料金一覧は、以下の表の通りです。

データ入力代行サービスの料金体系はさまざま。他にも納期やクオリティによっても変動します。

この記事を書いた人

DX支援メディア編集長

大手の営業会社で1年以上働いた経験があるライターが、客観的な情報を踏まえた上で、BtoB営業に悩まれている方に寄り添ったコンテンツを発信していきます。

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