「チーム全体の営業成績が上がらない」「新しい営業戦略を打ち出しても現場に浸透しない」などの悩みを抱えていないでしょうか？その要因は、営業活動が属人化しているせいかもしれません。
現代のビジネスに適した合理的な営業戦略を進めるためには、まず営業の属人化を解消しなくてはなりません。今回は営業が属人化する原因と、その対策を徹底的に解説します。
なお、営業活動を共有するには、メンバー全員の営業データを一括で管理できるツールが必要です。「Sales Platform」なら、顧客情報・オンライン商談・アプローチ結果の分析までを、誰もがプラットフォーム上で共有できます。現在は60,000件以上の企業リストと6,000件の電話営業を無料プレゼントしているので、この機会にぜひご活用ください。
まずは営業活動がなぜ属人化してしまうのか、原因を見ていきましょう。主な理由は以下の6つです。
それぞれ詳しく解説します。
営業の仕事は、他者と共有しなくても個人で完結しやすいことが原因の一つです。顧客への最初のアプローチからクロージング、さらに成約後のフォローまでを担当営業は一人で担う場合が多くあります。
他のメンバーが一連のプロセスに関わらないため、案件の進捗や具体的な日々のアクションが外からは見えにくくなるのです。営業が業務について人に説明するのは、何かトラブルが起きたときだけという企業もあるでしょう。
売上数字や責任も一人で抱え込む環境では、他のメンバーと関わる必要性が感じにくくなります。一人のほうがスピード感を持って動けると考えるのは自然なことです。
属人化を防ぐためには情報共有がポイントですが、顧客情報や案件の進捗など詳細なデータを一括管理できる環境が整っていないと実現は難しいでしょう。
属人化を防ぐために情報共有するよう呼びかけても、忙しい営業メンバーにとってそのための時間を割けないのが現実です。作業を効率化してくれるツールがなければ、現場の負担が増えるだけでしょう。
さらに、営業にはマニュアルがないことも問題です。営業のスキルアップは個々のメンバーに任されていて、現場で顧客と接しながらノウハウを身に付けるよう奨励している企業も多いでしょう。そのため、それぞれが独自のやり方を身に付けてしまい、あとからノウハウを共有するのが大変になるのです。
営業メンバーは多忙で、なかなか顧客対応以外の時間を確保できません。密に情報を共有しながら、他のメンバーと協働していくことは容易ではないでしょう。
営業の業務は、常に顧客が中心です。顧客の都合に合わせたスケジュール変更も日常茶飯事で、その度に他の業務を後回しにしなくてはなりません。それでも自分一人のスケジュールなら調整も可能ですが、他のメンバーと連携を取りながら動くのは困難といえるでしょう。
さらに、営業メンバーは常に目の前の売上数字を追いかけています。思ったように売上が上がらないときは、その分アプローチ数を増やさなくてはなりません。自身の目標達成が第一に優先されるため、他のメンバーのことを考えたりチーム全体を見渡す余裕を持てなかったりするのが実状でしょう。
現場のメンバー自身が、属人化した状態が当たり前と捉えていることも問題かもしれません。そのため、属人化防止のための仕組みが現場に根付かないのです。
営業は多忙で、売上目標の大きなプレッシャーがかかる仕事です。一方で、売上目標さえ達成できれば、自分のペースで自由に業務を進められる魅力もあります。属人化を防ぐために業務上でもっと連携が必要となると、自分の好きなように動けないと不自由さを感じるメンバーもいるでしょう。
属人化を防止するための仕組みや対策は、そのようなメンバーから反発が起りやすくなります。個人での営業活動に慣れ親しんだメンバーに、新しい体制を受け入れてもらうことは簡単ではないでしょう。
属人化が解消されることで、自身の優位性が失われると不安を感じる営業メンバーもいます。営業成績が上位のメンバーは、現状維持のほうが自分の地位や立場を守れると考えるでしょう。
長年多くの企業では、メンバー同士はチームの仲間というよりも競争相手でした。毎月の売上数字を競い、他人より少しでも上を目指すマインドが染みついています。そのような状況では、獲得した顧客情報や営業ノウハウは自分の武器であり、他人と共有するのは自分の優位を損なうリスクでしかありません。
そのような競争心が、多忙な営業メンバーを支えるモチベーションだったことも事実です。体制が変わることで、長年の努力が無駄になるかもしれないというメンバーの不安を解消する必要があるでしょう。
ノウハウだけでなく、自身のミスも周りに知られたくないと考えている営業メンバーも多いでしょう。ミスや問題のある手法が発覚するのを恐れる気持ちも、属人化解消の障害になります。
成約に至るまでの営業プロセスはブラックボックスになりがちで、成果だけが目に見える仕組みになっている企業も多いでしょう。売上さえ上げていれば、些細なミスは発覚しないことも多いので、営業成績の良いメンバーにとっては働きやすい環境です。
もし属人化を解消することになり、ミスや問題点まで共有されてしまうと、成績が良くても評価が下がる可能性があります。その可能性を考えたとき、多くのメンバーが属人化解消を進めることに尻込みするのは無理もありません。
次に営業の属人化を解消するための具体的な方法を紹介します。すぐ取り組める対策は、以下の6つです。
それぞれ詳しく解説します。
属人化を防ぐ仕組みには、営業活動のマニュアルが必要です。まずは営業メンバーがそれぞれ独自のやり方で進めている状況を、マニュアルによって一変させなくてはなりません。
マニュアルは、誰が見てもわかりやすく作成しましょう。使いやすいマニュアルであることは、多忙な営業メンバーの間で浸透させるためには必要不可欠です。
属人化を解消するには、日々の業務のなかで自然と情報共有できる環境作りも大切です。現場のメンバーに負担をかけるのではなく、トップが主導して環境を整えるようにしましょう。
そのためには各顧客情報や案件の進捗を確認できる、営業ツールが必要です。膨大なデータを一括で管理し、操作がしやすいツールがあれば、忙しい営業メンバーでも無理なく効率的に情報共有する仕組みが作れます。
さらに定期的に情報共有ためのミーティングを設ける必要もあります。顔を合わせて互いの案件の課題に一緒に頭を悩ませたり、顧客の反応が良かったトークを共有したりする場は大切です。成績上位のメンバーも下位のメンバーも、皆が一丸となってチームとして成果を上げる意識作りにつながるでしょう。
メンバーの意識改革のためには、評価制度を見直すことも必要です。従来、営業の仕事は売上数字だけで評価されるのが一般的でした。売上が良ければ多少のミスがあっても、チームのなかで協調性がなくても、大目に見られることも少なくありません。
その風潮が現場に根付いていると、チームのために情報共有する意欲は湧きづらいでしょう。
チームの空気を一変させるためには、自身の売上だけでなく、チーム全体の売上への貢献もトップが正しく評価することが大切です。情報共有や、チームで成果を上げるための仕組み作りなど制度を見直しましょう。特にマネジメント層はチームとして成果を上げることが、役職の目的となるため、チーム全体での収益に適切なインセンティブを与えるなどもよいかもしれません。
マニュアルや評価制度の次は、1つの業務に何人ものメンバーが関わる組織体制も必要です。従来の1人がプロセスのすべてを抱え込むやり方を壊して、新しい体制を作りましょう。
理想は担当営業が不在や退職の場合でも、他のメンバーがスムーズに業務を引き継ぐことができる組織です。日頃から複数人で業務にあたることで、営業活動のブラックボックス化を防ぎます。
各業務の責任者を指名したうえで成約に至るまでの営業プロセスを分解し、分担するシステムを導入しましょう。これまで各々が好きなように動いていた分、初めは連携をとるのが難しいかもしれません。しかし、徐々に互いに助け合うことに慣れ、チームワークで成果を上げる喜びを感じられるはずです。
営業の業務をできる限りシンプルにする工夫も必要です。ベテランから新人まで、誰もが業務を共有するためには、マニュアルを見ただけで理解できるようなシンプルな内容でなくてはなりません。
業務が複雑なほど「これはベテランにしかできないから」「これは担当営業でないとわからないから」といって限られたメンバーが抱え込み、結果として属人化が進むことになります。それを防ぐためには、トップが主導して業務の見直しをする必要があるでしょう。
現在は便利な営業ツールによって、誰にでも複雑な分析が可能になり、すべての顧客情報が可視化されるようになりました。ツールをうまく取り入れながら、人が担う業務はできる限り簡略化しましょう。
属人化解消のためには何よりも各案件の営業プロセスを可視化し、チーム全体で共有する意識が大切です。
すでに述べたように、各営業メンバーは自身のミスを知られたくないため、案件の進捗や成約に至るまでの過程を隠す傾向にあります。これを防ぐためには、忙しくても報告のためのミーティングをこまめに設定したり、進捗を随時ツールに入力したりして、強制的に情報を共有するシステムが必要です。
メンバーの協力を仰ぐためには、何のためにプロセスの可視化と共有が必要か理解してもらわなくてはなりません。決して個人の落ち度を責めるためではなく、改善点を全員で話し合い、担当営業が確実に成約を獲得できるようサポートするためだと説明しましょう。
営業の属人化を解消するには、トップの正しいマネジメントも必要です。従来のやり方を否定し、新しい組織体制や仕組みを作り、実行に必要なツールを導入しなくてはなりません。個々の営業メンバーに責任を投げてしまうと、自分の自由に動ける楽なスタイルに流れていき、属人化解消の取り組みも形だけになってしまいます。
まずは中長期的な改革プロジェクトを打ち出し、トップが率先して取り組む姿勢を見せましょう。
営業の属人化解消を進めるには、全員にメリットがあることを伝えて理解を得ながら、現場の負担を最小限に抑える必要があります。そのためには、あらゆる作業を自動化してくれる営業ツールの導入がおすすめです。
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