士業向け電話代行サービスおすすめ5選！ 選び方のポイントやメリットを解説

士業にとって、日々の電話対応は業務の妨げとなることも少なくありません。

そんな悩みを解決するのが「電話代行サービス」です。

本記事では、士業に特化した電話代行サービスの中からおすすめの5社を厳選。

選び方のポイントや導入メリットについてもわかりやすく解説します。

士業向け電話代行サービスおすすめ5選

士業に特化した電話代行サービスは、顧客対応の質を保ちながら業務効率を向上させられる点が魅力です。

ここでは、信頼性・柔軟性・専門性の観点からおすすめのサービスを厳選してご紹介します。

e秘書

e秘書は、ベルシステム24が提供するプロフェッショナル向け秘書代行サービスです。

特に士業の皆様の業務効率化と顧客対応力強化に貢献します。

このサービスの中核となるのが電話代行機能です。

裁判所からの連絡や専門用語を含む詳細な伝言を正確に受け取り、迅速にメールで報告。

新規顧客からの問い合わせや既存顧客からの連絡にも丁寧に対応し、重要な電話は担当の士業に直接繋ぐことで、機会損失を防ぎます。

税理士事務所や会計事務所向けには、顧問先企業との連絡調整、ダイレクトメールのフォローアップ、イベント告知などもサポート可能です。

忙しい士業の業務特性を理解し、閑散期と繁忙期で受付時間を柔軟に調整できるなど、ニーズに合わせたきめ細やかな対応が強みです。

専門知識を持つプロのオペレーターが、士業の皆様の「顔」として高品質な電話応対を提供することで、顧客からの信頼獲得と本業への集中を強力に支援します。

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CUBE

CUBEの電話代行サービスは、士業の皆様の業務効率化と顧客対応品質向上に特化しています。

まるで社内にいるかのような電話転送機能を備え、柔軟なスケジュール対応が可能です。

CUBEの特徴は、専門用語にも対応できるオペレーターが多数在籍している点です。

これにより、法律事務所や税理士事務所などで使用される専門的な内容の問い合わせにも正確に対応し、詳細な伝言をメールやチャットで迅速に報告します。

各案件や顧客ごとの連絡先を適切に振り分け、きめ細やかな対応を実現します。

2024年7月時点で879事務所以上の士業オフィスでの導入実績があり、その豊富な経験とノウハウを活かして、士業特有のニーズに応えるサービスを提供しています。

電話応対のプロが、お客様の最初の窓口となり、日々の電話対応業務を代行することで、士業の皆様が本業に集中できる環境を強力にサポートします。

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電話代行サービス株式会社

電話代行サービス株式会社は、士業専門の電話代行サービスを提供し、先生方の業務効率化と顧客満足度向上を支援します。

日々の電話対応業務をアウトソーシングすることで、本業に集中できる環境を構築します。

このサービスでは、専門知識を持つオペレーターが貴所の「顔」として、顧客からの問い合わせに丁寧に対応します。

一般的な問い合わせへの一次対応はもちろん、複雑な法律用語や専門的な内容を含む伝言も正確に承り、迅速に担当者へ報告。

お客様を待たせることなく、スムーズなコミュニケーションを実現します。

新規顧客からの電話対応、既存顧客からの相談受付、アポイント調整など、多岐にわたる業務を代行可能です。

これにより、先生方は電話対応に時間を取られることなく、本来の業務に専念できます。

また、営業時間外や休日など、事務所が閉まっている時間帯の電話にも対応することで、ビジネスチャンスの損失を防ぎ、顧客からの信頼感を高めることにも繋がります。

蓄積されたノウハウと高い応対品質で、士業に特化した専門性の高い電話代行サービスを提供し、貴所の発展を強力にサポートします。

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ニーズシステム

ニーズシステムの電話代行サービスは、40年以上の実績を持つ老舗として、特に士業の皆様に特化したサポートを提供しています。

弁護士事務所をはじめとする法律関係の事務所を中心に、全国31都道府県の約240もの法律事務所で導入されています。

このサービスは、専門知識を持つオペレーターが電話応対のプロとして、お客様からの電話を丁寧かつ正確に承ります。

通話内容は詳細に記録され、迅速にメールで報告されるため、先生方は安心して本業に集中できます。

専門用語を含む複雑な問い合わせにも対応可能で、大切な連絡を逃すことなく、スムーズな連携を保ちます。

ニーズシステムでは、一日の受付件数に応じた複数の料金プランを提供しており、スタンダードプラン（1日10件まで）の他、週2日や週3日といった柔軟なプランも選択可能です。

これにより、事務所の規模や電話対応の頻度に合わせて最適なサービスを選べます。

長年の経験で培われたノウハウと高い応対品質で、士業の皆様の業務効率化と顧客満足度向上に貢献します。

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Biz on call

Biz on callの電話代行サービスは、特に士業の皆様の業務効率化と顧客対応の質向上を目指しています。

専門性の高い士業事務所における電話受付業務の複雑さに着目し、アウトソーシングによってその負担を軽減します。

経験豊富なオペレーターが、貴所の「顔」として高品質な電話応対を代行。

これにより、日々の電話対応に追われることなく、先生方は本業である専門業務に集中できる環境を構築できます。

新規顧客からの問い合わせ対応から、既存顧客のサポート、アポイント調整など、多岐にわたる電話業務をプロが担います。

Biz on callを活用することで、人件費削減といったコストメリットに加え、社員の精神的な負担軽減による福利厚生の向上、そして顧客満足度の向上といった多方面での効果が期待できます。

専門知識を要する士業の皆様のビジネスを、電話代行という形で強力にサポートし、経営の安定と成長に貢献します。

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士業向け電話代行サービスを選ぶ際の3つのポイント

電話代行サービスを導入する際には、いくつかの重要な視点を押さえることが大切です。

自身の業務スタイルや依頼内容に合ったサービスを選ぶためにも、事前に確認しておくべきポイントを整理しておきましょう。

サービス内容がマッチしている

電話代行サービスを選ぶ際、「どこまでを対応してほしいのか」を明確にすることが非常に重要です。

単に電話を受けて伝言を残すだけでなく、顧客への折り返し連絡、アポイントメント調整、あるいは専門的な内容の質問に対する一次回答など、期待する業務範囲は企業によって異なります。

そのため、契約前には報告方法（リアルタイム通知か、日次・週次レポートかなど）や、専門的な質問にどこまで対応できるかといった点を事前に確認しておく必要があります。

自社の業界特有の専門用語や、よくある質問に対応できるスキルを持つオペレーターがいるかどうかも、サービス内容がニーズに合致しているかを見極める重要なポイントとなります。

丁寧な対応をしてくれる

電話代行サービスを選ぶ上で、「丁寧な対応」は最も重視すべき点の一つです。

代行会社のオペレーターは、貴社の「顔」としてクライアントや見込み客と直接やり取りを行うため、その応対品質が企業の印象を大きく左右します。

特に、相談のために電話をかけてくる方々に対しては、単なる事務的な対応ではなく、親身に寄り添い、相手の状況や心情を理解しようとする姿勢が不可欠です。

プロとしての高いスキルはもちろん、共感力やホスピタリティを備えたオペレーターがいるかを確認しましょう。

これにより、顧客満足度向上だけでなく、新規顧客の獲得や既存顧客との良好な関係維持にも繋がります。

セキュリティ対策に問題がない

電話代行サービスでは、クライアントの個人情報や企業の機密情報など、極めて重要な情報を扱うため、強固なセキュリティ対策は欠かせません。

情報漏洩は、企業の信頼失墜や深刻な損害に直結するリスクがあるからです。

サービス選定時には、その代行会社がISO27001（情報セキュリティマネジメントシステム）などの公的な認証を取得しているか、また情報管理に関する明確なルールや体制が徹底されているかを必ず確認しましょう。

個人情報保護のための物理的・技術的対策、従業員へのセキュリティ教育、アクセス管理体制など、多角的な視点からセキュリティレベルを評価することが、安心してサービスを利用するための重要なポイントです。

士業向け電話代行サービスを利用するメリット4選

日々の業務に集中するために、電話対応を外部に任せるという選択肢は有効です。

業務効率や顧客対応の質を維持するうえでも、サービスの導入には多くの利点があります。ここでは主なメリットを紹介します。

業務に集中できる

電話代行サービスを導入する最大のメリットの一つは、日々の電話対応から解放され、本来時間を割くべきコア業務に集中できる点です。

着信対応や伝言のやり取りといった煩雑な業務は、一見すると些細に思えても、積み重なると貴重な時間と集中力を奪います。

特に、専門性が高く、高度な集中力が求められる業務に従事している場合、電話による中断は作業効率を著しく低下させかねません。

電話代行サービスを活用すれば、外部のプロが貴社の電話窓口を担うため、社員は途切れることなく自身の業務に没頭できます。

これにより、生産性の向上はもちろん、業務の質そのものも高まり、より大きな成果へと繋がるでしょう。

クライアントからの信頼度が上がる

電話代行サービスを導入し、電話連絡に常にスムーズに応じられる事務所は、クライアントからの信頼度を大きく高めます。

多忙な士業において、電話がつながりにくい、折り返しが遅いといった状況は、クライアントに不便や不満を与え、信頼を損ねる原因となりかねません。

プロのオペレーターが迅速かつ丁寧に対応することで、クライアントはいつでも安心して連絡できると感じ、事務所に対して良い印象を抱くようになります。

特に、相談のために電話をしてくる方々にとって、親身で分かりやすい対応は、事務所選びの決め手となることも少なくありません。

このようなポジティブな印象は、新規顧客の獲得に繋がり、既存顧客との関係をより強固なものにします。

結果として、顧客満足度の向上はもちろん、紹介案件の増加やリピート率の上昇など、事務所の売上アップに直接的に貢献することが期待できるでしょう。

電話代行は、単なる業務効率化に留まらず、事務所のブランドイメージと収益に好影響をもたらす戦略的な投資となりえます。

機会損失を防げる

電話代行サービスを導入する大きなメリットの一つは、ビジネスにおける機会損失を未然に防げる点にあります。

特に士業のような専門職では、業務が多忙を極め、電話に出られない状況が頻繁に発生しがちです。

これにより、新規顧客からの問い合わせや、既存クライアントからの緊急の連絡といった、重要なビジネスチャンスを逃してしまうリスクが常に伴います。

しかし、電話代行サービスのオペレーターに電話対応を依頼することで、このようなリスクを大幅に軽減できます。

プロのオペレーターが貴所の「顔」として、営業時間内はもちろん、場合によっては時間外でも、すべての着信にスピーディかつ丁寧に対応します。

これにより、お客様を待たせることなく、必要な情報を正確に受け取ることができ、大切な連絡を逃すことがなくなります。

結果として、潜在顧客の獲得機会を最大化し、既存顧客の満足度を維持することで、事務所の安定的な成長と収益向上に貢献するでしょう。

コストを削減できる

電話代行サービスを導入することは、コスト削減に大きく貢献する可能性があります。

新たに電話対応専門の社員を雇用する場合、給与、社会保険料、福利厚生費、研修費など、様々な人件費が発生します。

これに対し、電話代行サービスは月額固定費用や通話量に応じた料金体系が一般的であり、多くの場合、新たな人材を雇うよりも安価に質の高い電話対応を実現できます。

特に、電話の件数が日によって変動する場合や、特定の時間帯に集中するといった状況では、自社で社員を配置するよりもはるかに効率的です。

プロのオペレーターによる高品質なサービスを低コストで利用することで、人件費だけでなく、採用にかかる時間や手間も削減でき、結果的にコストパフォーマンスを最大化できます。

これは、特にリソースが限られている士業事務所や中小企業にとって、大きなメリットとなるでしょう。

まとめ｜士業向け電話代行サービスを活用してクライアントからの信頼度を高めよう

士業の皆様にとって、日々の業務に集中しつつ、クライアントからの信頼を維持・向上させることは極めて重要です。

しかし、多忙な中で全ての電話対応を完璧にこなすのは容易ではありません。

そこで活用したいのが、士業向け電話代行サービスです。

このサービスは、単に電話を受けるだけでなく、貴所の「顔」としてプロのオペレーターが丁寧に対応することで、クライアントからの信頼度を飛躍的に高める効果が期待できます。

電話がスムーズにつながる事務所は、それだけでクライアントに安心感を与え、良い印象を残します。

特に、相談のために連絡してくる方々に対して、親身に寄り添った応対ができれば、新規顧客の獲得や既存顧客との関係強化に直結します。

さらに、電話代行サービスは、業務効率化にも大きく貢献します。

煩雑な電話対応業務を外部に委託することで、先生方は本来の専門業務に集中でき、生産性の向上に繋がります。

これにより、機会損失を防ぎ、ビジネスチャンスを逃すことなく掴むことが可能になります。

もちろん、費用はかかりますが、新たな人材を雇用するコストや、電話対応の遅れによる機会損失、さらには不適切な対応による信頼失墜のリスクを考慮すれば、専門家による質の高い電話代行は、結果的にコスト削減と事務所の売上アップに貢献する賢明な投資と言えるでしょう。

ぜひ、士業向け電話代行サービスを導入し、業務効率化とクライアントからの信頼度向上を両立させ、貴所のさらなる発展を目指してください。

士業向け電話代行サービスに関するよくある質問

Q. 士業向け電話代行サービスは、どのように活用されていますか？

士業向け電話代行サービスは、先生方が本業に集中できるよう多岐にわたって活用されています。

税理士や会計事務所では、確定申告や決算期などの繁忙期に、問い合わせ対応を代行させることで、主要業務に集中し、顧客満足度を維持できます。

弁護士や法律事務所では、訴訟や相談対応に注力し、即座に対応できない場合でも顧客の不安を軽減するための一次対応として活用されます。

司法書士や行政書士も、各種書類作成に集中するため、緊急の依頼への柔軟な対応や、問い合わせへの専門的なフォローアップ時間の確保に役立てています。

これにより、業務効率化とサービス品質向上の両立が図れます。

Q. 士業向け電話代行サービスには、どの程度の専門知識がありますか？

士業向け電話代行サービスの専門知識のレベルは、提供会社やプランによって様々です。

専門のサービスでは、オペレーターが法律用語や業界特有の専門知識を事前に習得しており、複雑な用件の聞き取りや正確な伝言が可能です。

これにより、士業の先生方が本業に集中できるようサポートします。

ただし、必ずしも全てのオペレーターが高度な専門知識を持つわけではないため、依頼を検討する際には、どの程度の専門知識に対応できるのかを事前に必ず確認することが重要です。

特定の専門分野に特化したサービスを選ぶことで、より適切な対応が期待できます。