中小企業向けのおすすめタスク管理ツール10選！選び方のポイントやメリットを徹底解説
市場の変化や新しいテクノロジーの登場に伴い、ビジネスパーソンの日々の業務は複雑化の一途を辿っています。
こうした中、社員の業務状況が把握しづらい、誰がどのタスクを担当しているのかわからない、タスクの進捗が不透明、といった課題に直面している中小企業は決して少なくありません。
これらの問題を解決する手段としていま注目されているのが、「タスク管理ツール」です。
業務の可視化によって情報の伝達ミスや作業の重複を防ぎ、組織全体の生産性向上を実現できることから、近年多くの企業が導入を検討しています。
そこで本記事では、実際に使いやすく、効果を実感しやすい「中小企業向けのタスク管理ツール」を、10個厳選してご紹介します。
あわせてツールを選ぶ際のポイントや、導入のメリット・デメリットについても詳しく解説しているので、タスク管理ツールの導入を検討している経営者やマネージャー、現場社員の方はぜひ参考にしてみてください。
目次
中小企業向けのタスク管理ツール10選
日々の業務の煩雑さを解決する「タスク管理ツール」の導入において、鍵を握るのは最適なツールを選定することです。
必要以上の機能を搭載したツールや複雑な操作性のツールを無計画に導入してしまっては、コストがかさみ、現場の負担も増え、結果としてこれまで以上に生産性が低下する、といった本末転倒な結果が生まれてしまいます。
一方で、適切なツールを選ぶことができれば、ITに不慣れな社員であってもスムーズに活用することができ、大幅な生産性の向上を実現できます。
以下で、「中小企業におすすめのタスク管理ツール」を10個厳選しご紹介します。
それぞれの機能の特徴をまとめているので、ぜひ参考にしてください。
Trello
Trelloは、非常に視覚的で直感的なタスク管理ツールです。
付箋感覚でチームのタスクを一目で管理することができるため、大小様々な企業が導入しています。
ボード、リスト、カードのシンプルな要素で構成されており、タスクの進行状況をひと目で把握することが可能となっています。
またチーム内での共有やコメント機能もあり、業務の見える化と協働作業を同時に実現します。
直感的なUIであるため、ITリテラシーの高くない社員でもすぐに使いこなせる点が特徴的です。
加えてラベルや期限設定、チェックリストなども標準で備わっており、プロジェクトの複雑度に応じて柔軟に対応可能です。
10名までであれば無料で使用できるので、「まずは小さく試してみたい」という場合にも非常におすすめなツールです。
Asana
Asanaは、プロジェクト管理に特化した高機能なタスク管理ツールで、タスクの優先順位付け、期日設定、進捗状況の可視化が可能です。
タイムラインビューやカレンダービューも備えており、複雑なプロジェクトの全体像を掴みやすいことがAsanaの一番の魅力です。
SlackやGoogle Workspaceとの連携もスムーズであるため、既存の業務フローに取り入れやすい設計です。
テンプレート機能もあり、定型業務の効率化にも役立ちます。
こちらも10名までであれば無料で利用することができます。
Wrike
Wrikeは、部門間のコラボレーションに優れたタスク・プロジェクト管理ツールです。
タスクの依存関係を設定したり、リアルタイムでガントチャートを表示することが可能です。
またカスタムダッシュボードによって、経営層やマネージャーが進捗を一目で把握できる点も中小企業にとって大きな利点です。
ファイル共有や承認プロセス管理といった機能も備え、多様な業種に対応しています。
14日間の無料トライアルがあるので、期間を定めてテスト運用できる点も魅力の一つです。
yaritori
yaritoriは、メールに特化したタスク管理ツールで、受信したメールをそのままタスク化できるというユニークな特徴があります。
顧客対応や社外とのやり取りが多い企業にとっては、タスクの見落とし防止に非常に有効です。
またスレッド表示により、やり取りの履歴がわかりやすく、対応漏れを防ぐことができます。
シンプルなUIと日本語サポートも、中小企業にとって使いやすい要素となっています。
7日間の無料トライアルで試験的に運用が可能です。
Jooto
Jootoは、日本国内の中小企業を主な対象としたタスク管理ツールで、カンバン形式による直感的な操作が特徴的です。
プロジェクトごとにメンバーを設定し、進行中・完了などのステータスを視覚的に把握できるようになっています。
ガントチャート表示も可能で、プロジェクト全体の進行管理に適しています。
31日間の無料トライアルで試験運用が可能となっています。
Todoist
Todoistは、個人でもチームでも使えるシンプルなタスク管理ツールです。
自然言語での入力機能により、“来週の月曜日まで”などの曖昧な指定でも正しくスケジュールに反映させることができます。
またタスクの階層管理やラベル付け、フィルター機能なども充実しており、使い込むほどに便利さを実感できる設計となっています。
スマホアプリの完成度も高く、外出先でのタスク管理にも最適です。
Backlog
Backlogは、エンジニアやデザイナー向けに開発されたタスク・プロジェクト管理ツールですが、非エンジニアにも使いやすいUIを備えています。
課題管理、Gitリポジトリ連携、Wikiなど多機能で、開発部門と営業・企画部門の橋渡しに適した設計です。
バグ管理や要件定義など、IT系プロジェクトにおいて特に力を発揮しますが、業種を問わず応用可能です。
30日間の無料トライアルが可能となっています。
Notion
Notionは、タスク管理、ドキュメント作成、データベース機能を一つに統合したオールインワンツールです。
情報をページ単位で管理することができ、タスクの進行状況だけでなく、関連する議事録や資料も一緒に整理できます。
柔軟性が非常に高く、テンプレートの活用により独自の業務フローを構築することも可能であるため、中小企業における情報の一元管理に非常に役立ちます。
10名までであれば無料で利用することが可能です。
Brabio!
Brabio!は、日本発のガントチャート型タスク管理ツールで、マウス操作だけで簡単にスケジュールを調整できます。
複数人が同時に関わるプロジェクトの進行状況をひと目で把握できるため、日程調整やリソース配分の管理がしやすくなります。
社内の報告会議でも視覚的に説明しやすく、上司やクライアントへの進捗報告にも活用できます。
5人までなら無料で使用できます。
Stock
Stockは、チームの情報共有に重点を置いたツールで、会話ベースでの情報共有に疲れたチームに最適です。
チャットの代わりに情報を「ストック」することで、業務に必要な情報が埋もれにくくなります。
また議事録やナレッジ共有を一括管理でき、タスク管理との連携で情報の分断を防いでくれます。
直感的なUIであるため、全社的なナレッジマネジメントにも対応可能となっています。
限られたノート数にはなりますが、無料でテスト運用することも可能です。
中小企業向けタスク管理ツールを選ぶポイント5選
上手く活用できれば非常に有効なタスク管理ツールですが、導入にあたっていくつか注意すべき点があります。
初めての導入で失敗しないためにも、下記の5点に留意するようにしましょう。
業務に必要な機能がある
タスク管理ツールを選ぶ際は、自社の業務に必要な機能がきちんと備わっているかを確認することが重要です。
例えば、進捗状況の可視化、期日の通知、優先度の設定、ファイルの添付、タスクの担当者割り当て、コメントによるコミュニケーションなど、現場で「本当に使われる機能」が備わっているかどうかを見極める必要があります。
また、機能が多ければ多いほど良いというわけではありません。
必要以上に多機能だと、かえって使いづらくなることもあります。
自社の業務フローや組織体制と照らし合わせて、“過不足のない”機能構成を持つツールを選ぶことが、日常的に定着しやすく、効果的な活用につながります。
直感的かつ簡単に操作できる
操作性の高さは、ツールの浸透率に大きく影響します。
特に中小企業では、専任のIT担当者がいないケースも多く、現場の社員が直感的に使いこなせるかどうかが鍵になります。
たとえば、ドラッグ＆ドロップでタスクを移動できる、色分けされたラベルで視認性が高い、モバイルアプリでも同様の操作感が得られるなど、UI・UXの洗練されたツールは、業務のスピードアップにも貢献します。
最初の数分の操作で使い方が理解できるようなツールを選ぶと、現場への定着率が高まります。
コストパフォーマンスが高い
中小企業にとって、ランニングコストは常に重要な検討材料です。
タスク管理ツールには無料プランがあるものから、月額数千円〜数万円かかるものまで幅がありますが、価格だけでなく「実際に必要な機能」がその価格に見合っているかを判断することが大切です。
まずは無料プランで始めてみて、必要に応じて有料プランへ移行する、という段階的な導入プロセスを取ることが、コストパフォーマンスを最適化する上で鍵となるでしょう。
また、人数単位の課金が多いため、使用予定人数や部署構成も事前に整理しておきましょう。
使いこなせない機能にコストをかけるより、必要最低限かつ実用的な機能を持つツールを選ぶ方が、結果的にコストパフォーマンスが高くなります。
他のツールやシステムと連携できる
既に導入しているツールとの連携性も、導入成功の大きなポイントです。
Googleカレンダー、Slack、Microsoft Teams、Zoom、Google Drive、Dropboxなど、日常的に使っているサービスと連携できると、業務効率は一気に向上します。
たとえば、カレンダーとタスク管理を連携させることで、スケジュールと作業の調整がしやすくなり、通知やリマインダーも自動化できます。
チャットツールとの連携では、タスクの追加・更新がそのままチーム内に通知され、情報の行き違いがなくなります。
連携機能は日々の業務を自然に効率化してくれるため、大きな生産性の向上につながるでしょう。
セキュリティ対策やサポート体制で安心できる
タスク管理ツールは社内の重要な業務情報を扱うため、セキュリティ対策が万全であることは必須条件です。
通信の暗号化、データのバックアップ体制、ログイン時の多要素認証、権限設定などが備わっているかを確認しましょう。
さらに、導入初期やトラブル発生時に頼れるサポート体制があるかも重要です。
日本語対応のカスタマーサポート、マニュアルやFAQの充実、オンラインチャットの有無など、サポートの質もツール選定の大きな判断材料となります。
特に初めての導入で不安がある場合、サポートが充実しているツールを選ぶと安心です。
中小企業向けタスク管理ツールのデメリット3選
タスク管理ツールの導入にあたっては、当然デメリットも存在します。
下記を確認することで、導入の判断材料としてください。
プランによってはコストが高くなる可能性がある
多くのタスク管理ツールは、ユーザー数や利用する機能に応じた段階的な料金体系を採用しています。
一見手頃に見えるプランでも、社内で利用する人数が増えたり、プロジェクトが増加したりすると、月額料金が予想以上に膨らんでしまうケースがあります。
特に外部ツールとの連携機能やガントチャートなど、業務効率を高める機能は上位プランに含まれることが多く、「最低限の料金では本当に必要なことができない」と感じる企業も少なくありません。
そのため、導入前には料金体系をよく比較し、実際に必要な機能と照らし合わせて最適なプランを選択することが重要です。
費用対効果を最大化するには、利用する人数や用途に応じたプラン選びと、無駄のない運用ルールの整備が欠かせません。
慣れるまでは作業効率改善を期待できない
新しいツールを導入するときには、必ず「慣れ」の期間が必要であると認識する必要があります。
既存の業務フローや業務ツールから移行する場合、最初は社員が戸惑うこともあり、操作ミスや情報の重複が起こる可能性もあります。
特にITリテラシーが高くない社員が多い職場では、最初の印象がそのままツールの定着率に影響します。
したがって、導入時にはマニュアルの整備や操作研修、Q&A対応など、社内でのサポート体制をしっかりと用意しておくことが成功の鍵になります。
段階的な導入や、一部部署でのトライアル運用を経てから全社展開するなど、柔軟な進め方を選ぶことで、混乱を最小限に抑えることを目指しましょう。
クラウドベースのツールはセキュリティ面が懸念される
多くのタスク管理ツールはクラウドベースで提供されています。
これは「どこでもアクセスできる」「リアルタイムで情報共有できる」などの利点がある一方で、外部からの不正アクセスやサイバー攻撃、データ漏洩といったセキュリティリスクも伴います。
特に社外からのアクセスやフリーWi-Fi環境などでは、情報漏えいのリスクが高まります。
企業としては、信頼できるツールを選ぶことはもちろん、ユーザー側でも多要素認証やアクセス制限、デバイス管理の徹底など、基本的な対策が求められます。
導入前には、ツール提供会社のセキュリティポリシーや運用実績をチェックし、自社の情報管理基準をクリアしているかを必ず確認しましょう。
中小企業向けタスク管理ツールを導入する4つのメリット
最後に、改めてタスク管理ツールを導入するメリットを確認しておきましょう。
ツールの導入を検討していると知らない間にツールの導入自体が目的となってしまい、本来的に果たしたかった課題の解決を見失ってしまうということは珍しくありません。
タスク管理ツールのメリットを再度確認することで、自社の状況に適した施策へと繋げてください。
タスクの優先順位をつけやすくなる
タスク管理ツールを使うことで、各タスクに期限や優先度を設定できるようになります。
これにより、日々の業務において「今、何に取り組むべきか」が明確になり、業務効率が格段に向上します。
また、複数のタスクが重なったときも、重要度の高いものから順に処理するなど、的確な判断ができるようになります。
チーム全体での優先順位共有がしやすくなることで、リソースの最適配分にもつながり、業務の遅延や偏りを防止できます。
タスクの見落としや漏れを回避できる
紙のメモや口頭でのやり取りに頼っていると、どうしても発生してしまうのが「タスクの見落としや漏れ」です。
タスク管理ツールを導入することで、担当者・期限・進捗状況などを明確に可視化することができ、何がどこまで進んでいるかをすぐに確認できます。
加えて、リマインダー通知やチェックリスト機能を活用することで、「うっかり忘れ」を防ぎやすくなります。
結果として、納期遅れや顧客対応のミスといったトラブルを未然に防ぐことが可能となります。
コミュニケーションコストを下げられる
タスクの内容や進捗状況を簡潔に共有できるようになるため、チーム内の「報告・連絡・相談」にかかる時間や手間を大幅に削減することができます。
メールや口頭でのやり取りが不要になり、確認や質問のための会議も最小限に抑えることができます。
さらに、ツール上でコメント機能を使えば、そのタスクに関連するやり取りを一箇所に集約できるため、やり取りの履歴を簡単に確認でき、業務の引き継ぎもスムーズになります。
コミュニケーションの質とスピードの両立が実現できるようになります。
タスクを可視化してチームや個人の進捗状況を把握しやすくなる
プロジェクトが複数のメンバーで構成されている場合、それぞれの担当範囲や進捗をリアルタイムで把握できることは、マネジメントにおいて非常に重要です。
タスク管理ツールでは、ダッシュボードや進捗バーなどの可視化機能により、誰がどの作業をどこまで進めているのかを一目で把握することができます。
これにより、早期の課題発見やリソースの再配置が可能となり、全体のパフォーマンスを最適化することができます。
また、個人レベルでも「やるべきこと」が明確になるため、目標設定やスケジューリングの精度が上がり、日々の業務管理がスムーズになります。
まとめ｜中小企業向けのタスク管理ツールを導入して業務効率を改善しよう
中小企業にとって、タスク管理ツールの導入は、単なる業務の「見える化」にとどまらず、生産性の向上、業務の効率化、ミスや抜け漏れの防止、社員間のコミュニケーション改善など、さまざまなメリットをもたらします。
一方で、費用や初期オンボーディングの成否、セキュリティ面の懸念など、注意すべき点も存在します。しかし、それらに適切に対処すれば、タスク管理ツールは業務改善の強力な味方となってくれるでしょう。
ツール導入を成功させるためには、現場の声を聞きながら「自社にとって必要な機能は何か」を明確にし、無理のない範囲で使いこなせるツールを選ぶことが重要です。
また、トライアル期間を設けて実際に使ってみることで、自社のワークフローに適したツールかどうかを確認することも有効です。
本記事で紹介した選定ポイントやおすすめツールを参考に、ぜひ自社に最適なタスク管理ツールを導入し、日々の業務をよりスムーズに、より成果の出るものへと進化させていきましょう。
中小企業向けタスク管理ツールに関するよくある質問
Q. そもそもタスク管理ツールとは何ですか？
タスク管理ツールとは、業務やプロジェクトにおける「やるべき作業（タスク）」を見える化し、「誰が」「いつまでに」「何をするか」を管理するためのツールです。
多数のプロジェクトメンバーがいたり、複雑なタスクが噛み合っていたりすることから全体把握が困難なプロジェクトであっても、視覚的・直感的に各タスクの進捗をチームで共有し、業務の抜け漏れやスタックを防ぐことができます。
Q. 無料で使えるタスク管理ツールはどれですか？
多くのツールが無料プランや無料トライアルを用意しています。下記にその例を挙げているので、参考にしてください。
・Trello
シンプルなカード型UI。最大10ボードまで無料で利用可能。
・Asana
最大10ユーザーまで無料。カンバン・リスト表示・カレンダーなどが可能。
・Wrike
小規模チーム向けの無料プランあり（ボード・表・ファイル共有対応）。
・Backlog
10ユーザー・1プロジェクト・100MBストレージまで無料利用可能。
・Notion
10名までの無料プランあり。データベースやカレンダーも使える。
ただし、無料プランでは機能制限がある場合が多いため、自社の業務に必要な機能が含まれているかを事前に確認することが大切です。
Q. タスク管理ツールは小規模な会社でも導入する意味がありますか？
タスクが少ない小規模な会社でも、進捗の見える化やタスクの優先順位付け、リマインダーによる対応漏れの防止など、多くの恩恵が受けられます。
特に人手が限られている中小企業こそ、効率化の手段として有効です。
Q. タスク管理ツールをうまく社内に浸透させるコツは？
最初から全社導入するのではなく、まずは一部チームやプロジェクトで試験導入してみるのがおすすめです。
使い方のルールやベストプラクティスを整備し、成功事例を社内に共有することで、徐々に全体へ浸透させやすくなります。
また、操作が簡単なツールを選ぶことや、導入時に社員研修やマニュアルを用意しておくことも効果的です。
Q4. セキュリティ面で特に注意すべきことは？
クラウド型ツールを利用する際には、暗号化通信、アクセス制限、多要素認証などの基本的なセキュリティ対策が備わっているかを確認しましょう。
さらに、機密性の高い情報を扱う場合は、データの保管場所やバックアップ体制、運営会社の信頼性なども重要な判断材料となります。
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