書類作成代行おすすめ8選！利用時の注意点やメリットなどを徹底解説
書類作成代行サービスは、事務負担を減らし業務の効率化を図る強い味方です。
今回は信頼できる代行業者8社を厳選し、利用時の注意点や導入メリットをわかりやすく紹介します。
目次
書類作成代行おすすめ8選
業務の効率化や人手不足の解消に役立つ書類作成代行サービス。
ここでは信頼性や対応力に優れたおすすめの代行業者8社をご紹介します。
すぐやる
「すぐやる」は、書類作成代行サービスとして特におすすめの選択肢です。
Word、Excel、PowerPoint、PDFなどの幅広い資料作成はもちろん、チラシや名刺のデザイン、動画編集、データ入力といったPC関連業務全般を迅速に代行します。
最大の特徴は、多くの依頼で当日納品が可能であることと、深夜2時まで対応しているため、急な依頼にも柔軟に対応してくれる点です。
多様なPC作業に対応できる専門性と、顧客の緊急ニーズに応える体制が強みです。
書類作成スプラウト
「書類作成スプラウト」は、書類作成に不慣れな方や時間がない方へ最適な代行サービスです。
手書きメモからのデータ化や、Word・Excelでの資料作成、プレゼン資料作成まで幅広く対応してくれます。
1枚からでも依頼でき、全国どこからでも利用可能で年間200件以上の実績があり、安心してお任せすることができます。
分かりやすい料金体系で、A4一枚2,000円からと明瞭。基本料金は一切かからず、急ぎの依頼にも対応してくれる点が強みです。
「書類作成スプラウト」の詳細については、以下の公式サイトでご確認いただけます。
J-ONEcall
「J-ONEcall」は、書類作成代行を検討している方におすすめのサービスです。
手書き資料のデータ化から、Word、Excel、PowerPointでの各種文書作成、年賀状や家計簿の作成まで幅広く対応しています。
1ページ1,500円からという明確な料金設定で、最短即日〜3日以内の迅速な納品も可能です。
クレジットカード決済に対応しており、手軽に依頼できるのが魅力です。
頭にイメージはあるけれど、それを作成するのは難しいと感じた時に、頼りになるサービスです。
「J-ONEcall」の詳細については、以下の公式サイトでご確認いただけます。
女性スタッフの便利屋
「女性スタッフの便利屋 クライアントパートナーズ」の「Officeサポート」は、書類作成にまつわる「困った」を解決してくれる心強いサービスです。
Word、Excel、PowerPointの使い方レクチャーはもちろん、急ぎのプレゼン資料作成手伝いや、手書きメモからのデータ入力、確定申告のための領収書入力まで幅広く対応。
水漏れ被害報告書作成や町内会の決算表作成など、個人的な困り事にも丁寧に対応してくれます。
徹夜での資料作成サポートなど、緊急性の高い依頼にも柔軟に対応してくれるのが大きな魅力です。
料金は出張費1回3,300円〜、基本料金1時間3,300円〜（税込）で、見積もりは無料です。
「Officeサポート」の詳細については、以下の公式サイトでご確認いただけます。
i-STAFF
i-STAFFは、企業の規模や業種を問わず、多岐にわたるビジネスの細やかなニーズに的確に応える、質の高いオンライン秘書・アシスタントサービスです。
経験豊富で高度な専門スキルを持つ、選りすぐりのスタッフが多数在籍しており、秘書業務や一般的な事務作業の代行はもちろんのこと、専門知識が求められる経理処理、企業のオンラインにおける顔となるウェブサイトの管理・運営、煩雑で時間のかかる人事関連業務、そして企業の成長に不可欠な営業活動のサポートまで、幅広い業務をオンラインで効率的に支援します。
特筆すべきは、その採用率がわずか1%という非常に厳しい基準を設け、それをクリアした卓越したプロフェッショナル集団による、質の高いサービスの提供体制です。
お客様の多様な要望に対し、常に迅速かつ正確な対応を徹底することで、業務効率化と生産性向上に大きく貢献します。
また、単なるオンラインでのサポートに留まらず、必要に応じてオフィス内の書類整理やファイリングといったオフライン業務への柔軟な対応力も、i-STAFFの大きな魅力の一つと言えるでしょう。
i-STAFFは、お客様の満足度を第一に考え、安心してサービスをご利用いただけるよう、明確な返金保証制度を設けている点も重要な特徴です。
さらに、お客様の大切な情報を取り扱う上で不可欠な情報セキュリティ対策も徹底しており、機密性の高い業務や個人情報に関わる業務も、安心してご依頼いただける体制を構築しています。
お客様のビジネスの成長を強力にバックアップする、信頼できるパートナーとして、i-STAFFは質の高いサービスを提供し続けます。
フジ子さん
フジ子さんは、企業のバックオフィス業務全般を、経験豊富なプロフェッショナルアシスタントがリモートで幅広くサポートするオンラインアシスタントサービスです。
具体的には、煩雑な経理処理や給与計算といった業務、採用や労務管理などの人事関連業務、備品管理や各種手続きといった総務関連業務など、多岐にわたるバックオフィス業務を、まるで自社の社員のように丁寧に代行します。
フジ子さんの大きな特徴として、個々の担当者だけでなく、チーム体制で業務に取り組む点が挙げられます。
これにより、急な休みや業務量の変動にも柔軟に対応でき、常に安定した業務遂行が可能です。
また、契約期間や時間単位ではなく、月単位で利用時間を調整できる柔軟な料金プランを提供しているため、企業の成長や状況に合わせて最適なサポートを受けることができます。
初めて利用する企業でも安心して試せるように、無料トライアル期間が設けられているのも魅力の一つです。
さらに、顧客の大切な情報をしっかりと保護するためのセキュリティ対策も万全に施されており、安心してバックオフィス業務を委託できる環境が整っています。
フジ子さんは、企業の成長を陰から支える、頼りになるパートナーとなるでしょう。
HELP YOU
HELP YOUは、企業の慢性的な人手不足という課題を解決し、業務効率化と生産性向上を強力に後押しする総合的なアウトソーシングサービスです。
高いスキルと豊富な経験を持つ優秀なアシスタントが多数在籍しており、秘書業務、経理処理、人事関連業務、企業の顔となるWebサイトの運用、さらにはグローバルビジネスに不可欠な翻訳業務など、多岐にわたる業務をオンラインで質の高くサポートします。
それぞれの専門スキルを磨いたアシスタントが、個々の能力を最大限に活かしながら、緊密なチーム体制で連携して業務に取り組むことで、常に安定した高い品質のサービス提供を実現しています。
また、企業の成長段階や業務量に応じて、必要な時に必要な分だけサービスを利用できる、柔軟な料金体系を採用している点も大きな魅力です。
さらに、顧客の重要な情報を安全に管理するための情報セキュリティ対策にも万全の体制を整えており、機密性の高い業務や個人情報に関わる業務も、安心して外部に委託できる環境を提供しています。
HELP YOUは、企業の成長を力強くサポートする、信頼できるビジネスパートナーとなるでしょう。
株式会社グロップ
株式会社グロップのBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）サービスは、企業の抱える多様な業務課題を解決し、より効率的で生産性の高い事業運営を強力にサポートするソリューションです。
事務処理や人事・労務管理といったバックオフィス業務から、専門性の高い経理業務、顧客対応の要となるコールセンター運営、大量のデータを正確かつ迅速に処理するデータ入力、さらには物流業務まで、広範な業務領域に対応しています。
グロップは、それぞれの業務に精通した専門知識と豊富な経験を持つスタッフを擁しており、顧客企業の個々のニーズを丁寧にヒアリングした上で、最適なサービスを柔軟に提供することが可能です。
徹底した業務の標準化と厳格な品質管理体制を構築することで、アウトソーシングによるコスト削減効果と業務効率化を同時に実現し、顧客企業が本来注力すべきコア業務への経営資源の集中を支援します。
また、顧客企業の重要な情報を安全に取り扱うための情報セキュリティ体制も整備されており、機密性の高い業務や個人情報に関わる業務も、安心して外部に委託できる環境を提供しています。グロップのBPOサービスは、企業の持続的な成長と発展に貢献する、信頼できるパートナーとなるでしょう。
書類作成代行に依頼できる業務
書類作成代行サービスに依頼できる業務は、広範囲に及びます。
一般的な事務関連では、会議で使用する資料や議事録の作成、事業計画や提案に必要な企画書、業務の進捗や結果を報告する報告書、顧客への魅力的な提案資料、社内向けの各種通知文書、市場調査などに用いるアンケートの作成などが挙げられます。
経理部門においては、取引先への請求書や見積書の作成、日々の領収書の整理、煩雑な経費精算書の作成などを依頼できます。
人事・労務部門では、新たな人材を採用するための関連書類、従業員との雇用契約書、社員研修のための教材や資料、従業員の評価を行う人事評価シートの作成などが可能です。
その他、企業のWebサイトに掲載するコンテンツの作成や記事のライティング、顧客とのコミュニケーションを円滑にするメールマガジンの作成、グローバル展開に必要な翻訳業務、大量のデータを効率的に処理するデータ入力、営業活動に不可欠な顧客リストの作成なども依頼できる場合があります。
これらの書類作成業務を外部の専門業者に委託することにより、社内の貴重な人材や時間を、より戦略的で核となる業務に集中させることができ、結果として組織全体の業務効率化と生産性向上に大きく貢献することが期待できます。
書類作成代行の選び方のポイント3選
書類作成代行を選ぶ際は、依頼内容にしっかり対応してくれるか、情報管理の安全性、そして費用対効果の3点を重視することが失敗しない選び方のコツです。
信頼できる業者を見極めるための3つのポイントを解説します。
依頼したい業務に対応してくれるか
オンラインアシスタントや書類作成代行サービスを選ぶ際、最初に確認すべきは、依頼したい業務がそのサービスで対応可能かどうかです。
サービスごとに得意な業務範囲は異なり、事務書類、経理、人事、Web関連など、専門分野が分かれています。
もし、依頼したい書類が多岐にわたる場合や専門的な内容を含む場合、一つのサービスだけでは対応しきれないことがあります。
例えば、一般的な書類作成は可能でも、法務関連やデザイン性の高い資料作成は対象外というケースも。
そのため、事前に具体的な依頼内容を伝え、対応範囲を確認することが重要です。
もし一部の書類にしか対応していなければ、別のサービスに追加で依頼する必要が生じ、手間やコストが増える可能性があります。
効率的なアウトソーシングのためには、事前に自身のニーズを明確にし、複数のサービスを比較検討することが大切です。
セキュリティ対策は万全か
オンラインアシスタントや書類作成代行サービスを選ぶ際、セキュリティ対策の確認は不可欠です。
機密情報や個人情報を取り扱う可能性が高いため、情報漏洩リスクを最小限に抑える対策が重要となります。
確認すべき点として、ウイルス対策ソフトの導入、不正アクセスを防ぐファイアウォールの設置、情報へのアクセス権限の管理、通信の暗号化などが挙げられます。
また、従業員へのセキュリティ教育や情報管理に関する社内規定の整備状況も重要です。
万が一の事態に備えた報告体制や損害賠償に関する規定も確認しておくと安心です。
セキュリティ対策は、サービス事業者の信頼性を示すだけでなく、自社の情報資産を守る上で最も重要な要素の一つと言えるでしょう。
契約前に詳細な情報を確認し、納得できる対策が講じられているかを見極めることが大切です。
費用は予算内におさまるか
オンラインアシスタントや書類作成代行サービスを選ぶ際、費用が予算内に収まるかは重要な検討事項です。
無限に予算があるわけではないため、サービスのコストパフォーマンスをしっかりと見極める必要があります。
単に価格が安いだけでなく、その費用に見合った質の高いサービスを提供してくれるかを確認することが大切です。
提供される業務範囲、アシスタントのスキル、対応スピード、コミュニケーションの質などを総合的に評価し、支払う費用に対して得られる価値を慎重に判断しましょう。
無料トライアル期間を利用したり、事前に見積もりを複数社から取得したりすることで、コストパフォーマンスを比較検討することが有効です。
予算内で最大限の成果を得られるサービスを選ぶことが、アウトソーシング成功の鍵となります。
書類作成代行に依頼するメリット3選
書類作成代行を活用することで、業務効率や経営面にさまざまな好影響が期待できます。
ここでは、利用することで得られる主なメリットを紹介します。
質の高い書類を作成できる
書類作成代行サービスに依頼する大きなメリットの一つは、プロフェッショナルによる質の高い書類が手に入る点です。
自分で作成する場合、レイアウトの崩れや誤字脱字、表現の不備といった問題が生じがちですが、専門家はこれらの問題をクリアし、読みやすく、分かりやすい文書を作成します。
特に、ビジネス文書や法的な書類、重要なプレゼンテーション資料など、正確性や専門性が求められる場面では、その差は歴然です。
文書作成のルールや最新のトレンドに精通しており、目的に合わせた最適な構成や表現で、あなたの伝えたいメッセージを効果的に届けることができます。
結果として、受け手の理解度や信頼性が高まり、あなたの意図が正確に伝わることにつながるでしょう。
リソースを有効活用できる
企業経営において、限られた経営資源を最大限に活かすことは、持続的な成長と競争力強化の鍵となります。
特に事務作業は、その煩雑さから社員の時間を奪い、本来注力すべきコア業務への集中を妨げる可能性があります。
そこで、事務作業を外部の専門業者に委託するという選択肢は、自社の貴重な人材を、より付加価値の高い業務へとシフトさせるための有効な戦略となり得ます。
外部委託によって、社員はルーティンワークから解放され、創造性や専門性が求められる業務に専念できるようになります。
これは、個々の能力を最大限に引き出し、組織全体の生産性向上に直結します。また、社員の業務負荷が軽減されることで、
精神的な余裕が生まれ、モチベーションの維持や向上にも貢献するでしょう。
さらに、外部の専門知識や効率的なシステムを活用することで、これまで社内で行ってきた事務作業の質そのものが向上する可能性も秘めています。
コスト削減だけでなく、業務効率化、そして社員の能力をコア業務に集中させることによる生産性向上という多角的なメリットが、事務作業の外注には期待できるのです。
これは、変化の激しい現代において、企業が柔軟かつ効率的に成長していくための賢明な投資と言えるでしょう。
コストが削減できる
経営における重要な課題の一つに、いかにコストを最適化し、収益性を高めるかという点が挙げられます。
新規に人材を採用し、育成するには、採用活動そのものにかかる費用に加え、教育期間中の人件費や時間といった、目に見えないコストも発生します。
これらのコストは、企業にとって決して無視できるものではありません。
しかし、外部の専門的なリソースを有効に活用することで、これらの採用や教育にかかるコストを大幅に削減することが可能になります。
例えば、特定の業務を外部に委託したり、専門的なスキルを持つ人材を必要な期間だけ活用したりするアウトソーシングは、固定費の削減に繋がり、経営の効率化に貢献します。
コスト削減の効果は、単に支出を抑えるだけに留まりません。
削減されたコストは、新たな事業投資や研究開発など、企業の将来的な成長に向けた戦略的な分野に再配分することが可能となり、結果として利益の向上に大きく貢献します。
このように、人材の採用や教育にかかるコストを抑制することは、短期的な収益改善だけでなく、長期的な視点で見ても、企業の持続的な成長を支える重要な要素となります。
賢明なコスト管理は、企業体質の強化と競争力向上に不可欠な取り組みと言えるでしょう。
書類作成代行を利用する際に気をつけたい2つの注意点
書類作成代行を安心して活用するには、事前に確認すべきポイントがあります。
トラブルを避けるためにも、注意すべき点を押さえておきましょう。
情報漏洩のリスクがある
外部へ業務を委託するという形態は、効率化や専門性の活用といった多くのメリットをもたらす一方で、情報管理においては新たな注意を払う必要性が生じます。
特に、企業活動に関わる機密情報や、顧客に関する重要なデータを外部の事業者に共有する際には、情報漏洩のリスクがあることを認識しなければなりません。
業務委託先が情報セキュリティに関する意識や対策を十分に講じているかどうかは、慎重に評価すべき重要なポイントです。
ずさんな管理体制やセキュリティ対策の甘さは、予期せぬ情報漏洩を引き起こし、企業の信頼失墜や損害賠償といった深刻な事態を招きかねません。
したがって、外部委託先を選定する際には、その企業のセキュリティ対策の実施状況を詳細に確認することが不可欠です。
具体的には、情報セキュリティに関する認証の取得状況、物理的なセキュリティ対策、従業員への教育体制、そして万が一の事態発生時の対応策などを総合的に評価する必要があります。
リスクを最小限に抑えるためには、契約段階で秘密保持契約を締結することはもちろん、定期的な監査や進捗確認を通じて、委託先における情報管理体制を継続的に監視することも重要です。
情報漏洩のリスクを適切に管理し、信頼できるパートナーを選ぶことが、外部委託を成功させるための重要な鍵となります。
書類作成時に資格が必要な場合がある
書類作成を外部に委託する際、特に注意すべき点として、その書類の種類によっては特定の資格が法的に要求される場合があるという点が挙げられます。
例えば、官公庁に提出する公的な文書や、税務申告に関わる書類などは、行政書士や税理士といった専門的な知識と資格を有する者のみが作成を許されているケースが存在します。
もし、これらの書類作成を無資格の業者や個人に依頼してしまうと、作成された書類が無効となるだけでなく、依頼した企業自身も法的な責任を問われる可能性が生じます。
これは、法令遵守の観点から看過できない重大な問題であり、企業の信用失墜にも繋がりかねません。
外部に書類作成を委託する際には、事前にその業務に必要な資格の有無をしっかりと確認することが極めて重要です。
契約締結前に、相手方の資格証明書の提示を求めたり、関連する資格登録機関に照会したりするなどの慎重な対応が求められます。
資格の確認を怠ることは、後々大きなトラブルを招くリスクを高めるため、確実な手続きを踏むことが、企業を守る上で不可欠な措置と言えるでしょう。
専門性の高い書類作成においては、適格な専門家への依頼が、結果的に最も安全で確実な選択となります。
まとめ｜書類作成代行を利用して社内リソースを有効活用しよう
煩雑な書類作成業務は、社員の時間を奪い、本来注力すべきコア業務への集中を妨げる要因となりがちです。
書類作成代行サービスの活用は、社内リソースの効率的な再配分を実現する有効な手段となります。
専門知識を持つ外部のプロフェッショナルに書類作成を委託することで、社員は本来の業務に専念でき、結果として組織全体の生産性向上に繋がります。
採用や教育にかかるコストの削減、ミスのない高品質な書類作成、そして必要に応じて専門的な資格を持つ人材への依頼が可能になる点も、書類作成代行の大きなメリットです。
情報漏洩のリスクには注意が必要ですが、信頼できる代行業者を選定し、適切な管理体制を構築することで、そのリスクを最小限に抑えられます。
書類作成代行は、コスト削減、業務効率化、そして社員の能力を最大限に活かすための賢明な投資と言えるでしょう。
ぜひ、この機会に書類作成代行の利用を検討し、社内リソースの有効活用と生産性向上を目指してみてはいかがでしょうか。
書類作成代行に関するよくある質問
Q. 書類作成代行への依頼は違法ですか？
A. 書類作成代行自体は原則として違法ではありません。
しかし、公的な書類など、特定の資格を持つ者のみが作成を許されている文書については注意が必要です。
無資格の業者に依頼した場合、書類の効力が認められないだけでなく、依頼者側も責任を問われる可能性があります。
依頼前には、作成を依頼する書類の種類と、相手方が適切な資格を有しているかの確認が重要です。
Q. 書類作成代行の費用相場はどのくらいですか？
A. 書類作成代行の費用は、書類の種類や依頼先によって大きく異なります。
A4用紙1枚あたり約2,000円、月額固定の場合は時給2,000～3,000円程度、公的書類は1枚あたり約10,000円が目安です。
継続的な依頼には月額固定料金制がお得です。