業務量が増える一方で、人手が足りない…
AIで効率化したいけど、何から始めればいいのかわからない…
人手不足や業務の複雑化が進む中、限られたリソースで成果を出すことが求められています。
本記事では、AIを活用した業務効率化の具体的な方法やおすすめのツールを紹介します。
なお、自社に合うAI活用方法がわからない場合は、「AI活用研究所」にご相談ください。
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AIで業務効率化する際の活用アイデア
AIを活用すれば、さまざまな業務を効率化できます。
ここでは、特に効果が高い6つの活用アイデアをご紹介します。
マニュアル作成
AIを活用すれば、業務マニュアルの作成を大幅に効率化できます。
従来は担当者が手作業で文章を作成し、画像を挿入する必要がありましたが、AIに業務内容を入力するだけで、わかりやすい手順書を自動生成できます。
また、既存のマニュアルをAIに読み込ませれば、内容の改善提案や更新作業も効率化できるため、最新の情報を維持しやすくなるでしょう。
さらに、動画マニュアルの文字起こしや要約もAIが行えるため、多様な形式のマニュアルを効率良く整備できます。
マニュアル作成の負担を減らし、業務の標準化を促進したい企業に最適です。
詳細は以下の記事で解説しています。
ナレッジ管理
AIを活用したナレッジ管理により、社内に蓄積された知識やノウハウを効率良く活用できます。
また、従来は属人化しがちだった業務知識を、AIが自動で整理・分類し、必要なときに素早く検索できる仕組みを構築できるでしょう。
過去の問い合わせ対応やプロジェクトの成功事例をAIが学習し、類似の課題が発生した際に最適な解決策を提案してくれます。
さらに、社内のFAQを自動生成する機能もあり、従業員が自己解決できる環境を整えられます。
ナレッジの共有と活用を促進し、組織全体の生産性を向上させたい企業におすすめです。
詳細は以下の記事で解説しています。
議事録作成
AIを活用すれば、会議の議事録作成を自動化できます。
会議の音声をリアルタイムで文字起こしし、要点を自動でまとめる機能により、議事録作成にかかる時間を大幅に削減することが期待できます。
また、話者ごとに発言を分類する機能や、重要なポイントを自動で抽出する機能により、後から会議内容を振り返る際にも便利です。
さらに、議事録の共有や保存も自動化できるため、情報の伝達漏れを防げます。
会議が多い企業や、議事録作成の負担を減らしたい企業に最適です。
詳細はこちらの記事で解説しています。
タスク管理
AIを活用したタスク管理により、業務の優先順位付けや進捗管理を効率化できます。
AIがチーム全体のタスクを分析し、締め切りや重要度に基づいて最適な作業順序を提案してくれるのです。
また、過去のタスク実績をもとに、各タスクの所要時間を予測し、スケジュールの精度を高められます。
さらに、タスクの遅延リスクを事前に検知し、アラートを出す機能もあるため、プロジェクトの遅延を防げます。
複数のプロジェクトを並行して進める企業や、チームのタスク管理を強化したい企業におすすめです。
詳細は以下の記事で解説しています。
リサーチ
AIを活用すれば、市場調査や競合分析などのリサーチ業務を効率化できます。
大量の情報をAIが自動で収集・分析し、重要なポイントをまとめたレポートを作成してくれるといった使い方が可能です。
また、最新のトレンドや業界動向をリアルタイムで把握できるため、迅速な意思決定ができるようになります。
さらに、顧客のニーズや市場の変化を予測する機能もあり、戦略的な経営判断をサポートします。
新規事業の立ち上げや、マーケティング戦略の強化を目指す企業に最適です。
詳細は以下の記事で解説しています。
データ分析
AIを活用したデータ分析により、大量のデータから有益な情報を引き出せます。
従来は専門知識を持つアナリストが時間をかけて行っていた分析作業を、AIが自動で実行し、パターンやトレンドを発見させることに活用できます。
また、売上データや顧客データを分析し、将来の予測や改善策を提案する機能もあるため、データに基づいた意思決定が可能です。
さらに、複雑なデータの可視化も自動化できるため、経営層への報告資料作成も効率良く進められます。
データドリブン経営を目指す企業や、分析業務の負担を減らしたい企業におすすめです。
詳細は以下の記事で解説しています。
AIで業務効率化する際のメリット
AIで業務効率化する際のメリットは3つです。
作業時間の大幅削減と生産性向上
AIを活用すると、定型業務や時間のかかる作業を自動化でき、作業時間を大幅に削減できます。
例えば、データ入力や書類作成、スケジュール調整など、これまで人手で行っていた業務をAIに任せられるでしょう。
その結果、従業員はより付加価値の高いコア業務に集中でき、組織全体の生産性が向上します。
また、AIは24時間稼働できるため、夜間や休日でも作業を進められます。
さらに、業務のスピードが上がることで、顧客対応の迅速化や納期の短縮にもつながるでしょう。
限られたリソースで成果を最大化したい企業にとって、大きなメリットです。
ヒューマンエラーの削減と品質向上
AIを活用すれば、人為的なミスを大幅に削減し、業務の品質を向上させられます。
人間が手作業で行う場合、疲労や注意力の低下により、入力ミスや見落としが発生しやすくなりがちです。
しかし、AIは一貫した精度で作業を実行するため、エラーの発生を最小限に抑えられます。
また、業務プロセスを標準化できるため、担当者による品質のばらつきも解消できます。
さらに、AIが異常を検知する機能を備えている場合、問題が発生する前に対処できるでしょう。
品質管理を強化し、顧客満足度を高めたい企業に最適です。
コスト削減
AIを活用すれば、さまざまなコストを削減可能です。
業務の自動化により、人件費や残業代を削減できるほか、ペーパーレス化によって紙や印刷費用も減らすことができます。
また、作業の効率化によりプロジェクトの期間を短縮できるため、全体的な運用コストの削減にもつながるのに加えて、AIが最適なリソース配分を提案してくれることから、無駄な支出を抑えられます。
初期投資は必要ですが、長期的には大きなコスト削減効果が期待できるでしょう。
経営の効率化を目指す企業にとって、重要なメリットです。
AIで業務効率化する際のデメリット
AIで業務効率化する際のデメリットは3つです。
導入コストと初期投資の負担
AIツールを導入する際には、初期費用や月額利用料などのコストがかかります。
特に、高度な機能を備えたツールや、カスタマイズが必要なシステムは、費用が高額になる場合があるでしょう。
導入後も運用費用やメンテナンス費用が発生するため、継続的なコストを考慮する必要があります。
さらに、従業員への研修費用や、システムの調整にかかる時間も発生します。
中小企業にとっては、初期投資の負担が大きく、導入をためらう要因になることがあるでしょう。
費用対効果を慎重に検討し、自社の予算に合ったツールを選ぶことが重要です。
データの品質とセキュリティリスク
AIは大量のデータを扱うため、データの品質やセキュリティに注意が必要です。
AIの精度は入力されるデータの質に大きく依存するため、不正確なデータを使用すると、誤った結果が出る可能性があります。
また、個人情報や機密情報を扱う場合は、データ漏洩のリスクがあるため、厳格なセキュリティ対策を行わなければいけません。
さらに、クラウド型のAIツールを利用する場合、外部サーバーにデータが保存されるため、情報管理の透明性を確認する必要があります。
データの品質管理とセキュリティ対策を徹底し、リスクを最小限に抑えることが大切でしょう。
AI依存による判断力低下のリスク
AIに過度に依存してしまうと、従業員の判断力や問題解決能力が低下し、業務の本質を理解しにくくなってしまうリスクがあります。
そして、AIが対応できない例外的な状況や、柔軟な対応が求められる場面では、人間の判断が必要です。
さらに、AIの判断基準がブラックボックス化している場合、なぜその結論に至ったのかを理解できず、適切な対応が難しくなります。
AIはあくまで補助ツールとして活用し、最終的な判断は人間が行う体制を整えることが重要でしょう。
おすすめの業務効率化AIツール
業務効率化に役立つAIツールを3つ紹介します。
ここでは、特に効果が高いツールを厳選しました。
toruno
torunoは、会議の議事録作成を自動化できるAIツールです。
会議の音声をリアルタイムで文字起こしし、要点を自動でまとめる機能が特徴的です。
話者ごとに発言を分類する機能や、重要なポイントを自動で抽出する機能があり、後から会議内容を簡単に振り返ることができます。
さらに、議事録の共有や保存も自動化できるため、情報の伝達漏れを防ぐことが可能です。
会議が多い企業や、議事録作成の負担を減らしたい企業に最適です。
詳細は以下の記事で解説しています。
ChatGPT
ChatGPTは、生成AIの代表的なツールです。
文章作成やアイデア出し、プログラミングのコード生成など、幅広い業務に活用できるでしょう。
無料プランが用意されているため、個人でも気軽に試せる点が魅力です。
さらに、自然な対話形式で操作できるため、専門知識がなくても使いやすいのが特徴です。
業務の効率化を手軽に始めたい企業や、AIを初めて導入する企業におすすめです。
WinActor
WinActorはRPAとAIを組み合わせたツールで、定型業務の自動化に強みを持っています。
例えばデータ入力や書類作成、システム間のデータ連携などを自動化できます。
また、AI-OCRなど外部AIサービスとAPI連携すると、紙帳票のデータ化など周辺業務を含めて自動化の幅を広げることが可能です。
さらに、ノーコードやローコードで設定できるため、ITスキルが高くない担当者でも導入しやすいのが特徴となっています。
まとめ｜AIで業務効率化を実現し、生産性を向上させよう
AIを活用すれば、業務効率化を実現し、組織全体の生産性を大幅に向上させられます。
AIで効率化できる業務には、以下のようなものがあります。
- マニュアル作成やナレッジ管理
- 議事録作成やタスク管理
- リサーチやデータ分析
ただし、導入コストやセキュリティリスクなど、注意すべき点もあるでしょう。
AIはあくまで業務を支援するツールであり、最終的な判断は人間が行うことが重要です。
本記事を参考に、自社の課題や目的に合ったAIツールを選び、効果的な業務効率化を進めていきましょう。
なお、自社だけで判断するのが難しい場合は、「AI活用研究所」にご相談ください。
専門スタッフが、AIを活用した業務効率化の計画づくりから、最適なツールの選定、導入後の運用まで一貫して支援します。
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AIによる業務効率化に関するよくある質問
- AI業務効率化のおすすめツールは何ですか？
-
用途によって異なりますが、文章作成にはChatGPTやGemini、議事録作成にはtoruno、定型業務の自動化にはWinActorやUiPathがおすすめです。
まずは無料プランがあるツールから試してみましょう。
- AI業務効率化の具体例を教えてください
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具体例としては、以下が挙げられます。
- 請求書処理の自動化
- 契約書レビュー
- 議事録作成
- 顧客対応のチャットボット化
- データ分析
業種や部署によって適した活用方法が異なるため、自社の課題に合わせて選びましょう。
- 個人でもAIを使って業務効率化できますか？
-
十分に可能です。
ChatGPTやGeminiなどの無料ツールを使えば、文章作成やアイデア出し、タスク管理などの効率化が可能です。
まずは小さな業務から試してみることをおすすめします。
- AI業務効率化に使えるアプリはありますか？
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多数のアプリが存在します。
torunoやChatGPTはモバイルアプリも提供しており、スマートフォンからでも利用可能です。
また、タスク管理アプリやスケジュール管理アプリにもAI機能が搭載されているものがあります。
- 企業でAI業務効率化を導入する際のポイントは何ですか？
-
まず、自社の課題を明確にし、どの業務をAIで効率化したいのかを決めることが重要です。
次に、小規模な導入から始め、効果を検証しながら徐々に拡大していくことがおすすめです。
また、従業員への研修やサポート体制の整備も欠かせません。
