営業プロセスの自動化について解説、ITツールの活用で効率化を実現【DX推進】

営業支援とは ITを使うビジネスマン

営業を自動化すればどんなプロセスをカットできるの?
おすすめの営業自動化の方法を知りたい

人手不足やリソース不足に悩んでおり営業プロセスの自動化を検討したいが、どのような作業を自動化できるのか悩んでいませんか?

結論、営業プロセスを自動化することで「営業リスト作成」や「営業効果の分析」など、自社の悩みに沿った作業をカットできます。

自社の課題に合わせた営業自動化ツールを導入すれば、リソース不足や業務の効率化によるDX推進などに役立つでしょう。

本記事では営業プロセスの自動化でできることやツール導入のメリット、選定の際の注意点などを解説するため、ぜひ最後までご覧ください。

もし営業プロセスを丸っとカットしたいと考えているなら「Sales Platform」のご利用を検討してみてください。

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営業プロセスの自動化とは?【ITツールを活用した営業支援サービス】

営業支援とは 歯車をもって集まるビジネスチーム

営業プロセスは、専用のITツールを活用することで自動化できます。

主に以下の3つのツールを利用します。

機能MA(マーケティング効率化ツール)SFA(営業支援システム)CRM(顧客管理システム)
正式名称Marketing AutomationSales Force AutomationCustomer Relationship Management
活躍するフェーズ取引前(リード獲得~商談)取引中(商談~受注)取引後の継続(受注~)
特徴マーケティング支援
マーケティングをトータルして管理/自動化
営業支援
受注までのプロセスをサポート
顧客情報管理
顧客との関係構築をサポート
内容・リードの管理
・入力フォームの作成
・リードのスコアリング
など
・案件管理
・タスク管理
・営業活動の効果分析
など
・顧客情報管理
・問い合わせ管理
・顧客情報分析
など
メリットアプローチする顧客をスムーズに特定できる営業活動全体の分析ができる顧客を一括管理できる
社内で情報共有がしやすくなる
解決できる悩みマーケティング活動を自動化して他の業務に専念したい営業活動を効率化して成約数を伸ばしたい顧客との関係を長く継続したい

MAは、主に取引前のフェーズでマーケティングを支援します。

リード獲得から商談までのプロセスをトータルに管理し、リードのスコアリングや入力フォームの作成などを自動化することで、アプローチする顧客をスムーズに特定できるでしょう。

SFAは、取引中のフェーズで営業活動をサポートをするものです。

案件管理やタスク管理、営業プロセスの効果分析などを通じて、営業プロセス全体を効率的に管理し、成約数を伸ばす手助けをします。

CRMは、取引後の継続フェーズで顧客情報管理を強化するものです。

顧客との関係構築をサポートし、顧客情報の一括管理や問い合わせ管理、顧客情報分析などを通じて、顧客との関係を長く継続するための基盤を築きます。

これら3つのツールを活用し、営業プロセスを自動化することで、社内での情報共有がスムーズになり、全体的な業務プロセスの改善が期待できます。

また、株式会社LiNewの調査によると、71.8%の営業職・事務職が「営業まわりの管理・請求業務をExcel、 もしくは類似するツールで管理することに大変さを感じている」と回答しています。

営業支援とは 実態調査
引用元:株式会社LiNew

無料ツールは費用面で手軽かつ導入しやすさがある一方、手間が発生しやすく非効率だと感じやすいです。

成果を伸ばすために自動化ツールを活用した営業プロセスでは、案件に関するあらゆる情報をデータ化し、営業セクションのメンバー全員で共有できます。

自動化ツール導入により、生産性の向上・業務の効率化・成約率の上昇・ノウハウの蓄積などが期待できるでしょう。

営業プロセス自動化ツールでできる5つのこと

営業支援とは ビジネスシステムを使う男性

営業プロセス自動化ツールの機能と導入でできることを5つ紹介します。

  1. 営業リストの作成
  2. トークスクリプトの作成
  3. 営業アプローチ
  4. 営業成果の分析
  5. 営業コンサルティング

ITツールそれぞれの操作性や特徴には違いがありますが「営業プロセスを効率化する」という目的が同じなため、基本的な機能は共通しています。

営業リストの作成

営業活動には、対象リストの作成が必要です。従来は電話帳を元にしらみつぶしにあたっていったり、名刺交換で得た情報を整理したりして個人的に営業リストを作成していました。

企業がさまざまな情報をインターネット上で公開している今、営業リストの作成はある程度自動化ツールに任せられます。

例えば、リスト作成ツールでは、Web上に公開されている企業の公式サイトから必要な情報を吸い上げることでリスト化が可能です。

営業リストの基本項目は、以下の通りです。

  • 企業名
  • 業種/業態
  • 住所
  • 責任者名
  • 電話番号など

またより精度の高い営業リストにするには、以下が求められます。

  • 従業員数
  • 売上高
  • 担当部署と責任者
  • 担当者へ届くメールアドレス
  • 自社製品やサービスとの親和性など

作成したリストを基準として、いつ誰がアプローチしたか、反応はどのようなものであったかなど、営業活動の経過を記録しましょう。

リスト作成ツールや営業セクションメンバーの持つ情報などで、必要項目を補強すると充実したリストを作成できます。

営業リストの作成ツールに興味のある方は以下の記事も参考にしてください。

関連記事:おすすめ営業リスト作成ツール比較8選!選ぶポイントや注意点を解説

トークスクリプトの作成

トークスクリプトとは、営業活動において対象者に何をどう伝えていくのかを記したマニュアルのことです。

営業の台本と言い換えてもよいでしょう。

トークスクリプトは、対象者とのアクセス手法(電話なのか対面なのか)や、興味の段階に合わせて複数必要です。

また、トークスクリプト自体も、相手の返答によって枝分かれしていく構造を取ることがあります。

トークのゴール地点がアポイント獲得なのか、資料請求なのか、認知の向上なのかなど、目的によっても内容は変わってくるでしょう。

一からトークスクリプトをつくる場合には、自動作成ツールの活用が便利です。

ツールの質問に回答・入力していくだけでトークスクリプトの形に整えてくれるので、実践投入がし易いです。

さらに「断られたとき」「すでに使っている・他社に興味があると言われたとき」など、相手の反応に合わせて複数のパターンを作成できます。

トークスクリプトの作成後、営業担当者がすべてのパターンを身に付けられるのが理想です。

電話によるアプローチの場合、会話しながらトークスクリプトをフローチャート形式でチェックできるようにしておくと、営業活動の際に役立つでしょう。

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営業アプローチ

営業アプローチには、以下の手法があります。

  • 電話営業
  • 人脈営業
  • 訪問営業
  • メール営業
  • フォーム営業
  • セミナー開催
  • 交流会・紹介
  • 展示会・見本市など

どの営業アプローチを活用するのかを決定するには「自社製品のニーズがどこにあるのか」「どの層にアプローチしたいのか」を明確にしておくのが重要です。

潜在ターゲットを絞り、どの手法が効果的か検討し、採用する手法を決定しましょう。

営業プロセスの自動化サービスには、メール営業・フォーム営業を得意とするものや、交流会やセミナーの主催をサポートしてくれるものなどがあります。

また電話営業のアウトソーシングは、一般的な自動化サービスといえるでしょう。

「営業パーソンが足りずアプローチに手が回らない」「クロージングが得意な人材が多くリード数が欲しい」などの悩みを抱える営業セクションでは、営業プロセスの自動化により成約率・成約数の向上が期待できます。

営業成果の分析

SFAへ営業活動の状況や結果を入力していくと、商談獲得率や成約率など、現在の営業プロセスの成果を詳細に分析できます。

営業パーソン一人ひとりの結果のみならず、部署全体での数値がみえるので予実管理に役立つのがメリットです。

営業プロセスの自動化ツールでは、数値やデータをグラフ化してわかりやすく表示させることもできるので、営業セクションにデータ分析チームを置く必要がありません。

レポート出力によって、SFAに集約されたデータを営業セクションの行動判断や上層部での経営判断に役立てられます。

またデータに基づいて予実管理すると、営業パーソンに実現不可能なノルマを課したり、必要以上のプレッシャーをかけたりすることもありません。

営業パーソンもデータに裏付けされているノルマであれば、不満を持ちにくいでしょう。

営業コンサルティング

「自社の営業スタイルを確立したい」「営業プロセス自動化ツールの活用事例が知りたい」などのケースは、営業コンサルティングから支援を受けるのがおすすめです。

営業コンサルティングは、以下について自社の事情に沿った的確なアドバイスがもらえます。

  • 営業戦略相談
  • 若手の育成支援
  • 新規クライアントの開拓方法
  • 営業マネジメントツール・SFAツールの導入支援など

営業コンサルティングによって営業部署が成長すれば、いずれ自社内だけでPDCAを回せます。一時的にコストが必要だとしても、導入の価値はあるでしょう。

なお営業コンサルティングの料金体系は主に以下の通り。

料金体系選ぶべき人
定額制(顧問制)中長期間しっかりとコンサルティングを受けたい
時間制(スポットコンサル)少しでもコストを抑えたい
成功報酬型信頼のおけるコンサルティングか試したい
ハイブリッド型固定料金+成果報酬で量・質どちらも担保していきたい

上記のように目的に合わせてコンサルティングのタイプを選びましょう。

営業プロセス自動化ツールの導入だけでは不安があり充実したサポートも一緒に受けたい場合や、リソースが足りないけれど将来的には自社内で完結したいと考えている場合に、営業コンサルティングが最適です。

営業プロセスを自動化する3つのメリット

営業支援とは 右肩上がりのグラフ

営業プロセスを自動化して得られるメリットを3つ解説します。

  1. 営業リソースを大幅に増やせる
  2. 社内担当者の手が空く
  3. 営業効率が高まる

営業担当者が日頃行っている業務を整理し、自動化ツールで補強できるものはないかと検討しておくと、無駄なく活用できるでしょう。

営業リソースを大幅に増やせる

自社の営業部門に足りていない部分を、営業プロセス自動化ツールで補えます。

営業担当者がリストづくりも担当すると、いざアポイントが取れて商談が増えた際にリストづくりが滞り、案件が落ち着いた頃にまたリストつくりに追われるという悪循環に陥ってしまいます。

「リードが足りない」「常にリストが不足している」などの課題があるなら、営業リスト作成ツールを活用しましょう。

またリストづくりに必要な知見や、スキルと商談に必要なスキルとは異なるため、営業のスペシャリストを育てたい場合には、成長が鈍化してしまうリスクもあります。

営業リストの作成はツールや専門サービスに任せ、案件化したあとに自社の営業パーソンが担当する仕組みにするのがおすすめです。

十分なリソースが得られて成長のスピードが速まるため、結果として売り上げ増加につながるでしょう。

社内担当者の手が空く

社内担当者の手が埋まっており以下の課題があるなら、書類作成もフォローできるSFAや営業代行の利用を検討しましょう。

  • 書類作成に時間を取られ訪問数が少ない
  • 報告準備のため締め日近くは外回りができない
  • 帰社時間を考えてルートを組むため商圏が小さい

書類作成機能のあるツールなら、見積書や請求書などを必要項目の入力だけで作成できます。

また、手書きの日報から月ごとの報告書を作成していたのであれば、日々の営業活動をSFAに入力するだけで任意の項目を抽出したレポート出力も可能です。

「営業は帰社して報告」などのルールも、SFAの導入後は必要ありません。

帰社時間を考慮せずルート構成できれば、今まで対象外だった地域・業態にも営業先が広がるでしょう。

また本格的に商圏を広げたい場合は、営業代行サービスの活用がおすすめです。

エリアでの採用や出張費などのコスト増に臆することなく、商圏拡大が実現できます。

営業効率が高まる

SFAに営業活動のデータを蓄積し、分析を進めることで、より効率的な営業プロセスを再構築できます。

例えば成約率10%の営業プロセスの場合、営業担当者は10件中1件しか受注できていません。

しかし成約率70%の営業プロセスが構築できれば、3件断られることはありながらもコンスタントに成功を得ることが可能です。

営業効率が高まると、売り上げの増大とともに営業パーソンのモチベーションを高く保てます。

結果的に営業セクション全体の質の向上やハイレベル人材の流出防止が期待できます。

また、営業プロセスをサポートするAIが搭載されているSFAであれば、より的確なタイミングで営業活動の展開が可能です。

営業AIは失注リスクや次のプロセスに進むタイミングの通知や、契約に至る期間の予測や売上予測を立ててくれます。

AI機能が備わっているツールは、ベテランの勘に頼っていた部分を任せられるので、ノウハウ不足やスキル継承に悩みを持つ組織におすすめです。

営業プロセス自動化ツールを導入する際のポイント5選

営業支援とは ポイントを説明する男性

営業プロセス自動化ツールを導入する際に、気をつけたいポイントを5つ解説します。

  1. 担当者が使いやすいものを選ぶ
  2. 機能が充実しているものを選ぶ
  3. サポート体制のあるものを選ぶ
  4. 業者と共有できるプラットフォームを選ぶ
  5. 費用感があっているものを選ぶ

自動化ツールは効率化やコスト削減などが期待できますが、選び方を間違えると十分に活用できないまま終わる可能性が高いです。

初期費用をかけてツールを導入しても、営業担当者に意義が共有されず活用されなければ、失策となるでしょう。

担当者が使いやすいものを選ぶ

ツールを実際に使うのは、営業セクションの担当者です。

SFAや営業プロセス自動化ツールが実際に使用する人にとっても魅力的であるかどうか、慎重に検討しなくてはなりません。

現在の営業プロセスとツールの目指すプロセスが乖離していると「理解できない」「使いこなせない」という可能性があります。

新しいツールは、利用方法がイメージしやすいものを選びましょう。

営業プロセスをブラッシュアップしてくれたり、一部を自動化してくれたりする機能を搭載していると良いです。

複数の候補がある場合は、資料請求や無料版を導入して利用者の意見を参考にしましょう。

パソコンでの見え方とスマートフォンでの操作方法を実際に試しておくのも大切です。

実際に操作することで「外出先でスマートフォンから入力しようとしたら問題がある」「年配者からの評価は低い」などの課題が見つかります。

機能が充実しているものを選ぶ

複数の課題がある場合、さまざまなツールを導入しようと考える会社もあるでしょう。

しかし、複数ツールの導入は避けたほうが良いです。

複数のツールを使うと、リスト作成のたびにエクスポート・インポートの必要があったり、何度も画面を切り替えたりしなくてはならないなど手間がかかります。

また人的ミスも誘発されるでしょう。複数の課題解決が必要な場合は、最初から欲しい機能がすべて揃っているものを導入するのがおすすめです。

さらにカスタマイズ可能なツールであれば、利用していく中で自社に最適なツールへと進化させられます。

定期的に営業担当者の意見を吸い上げ、画面構成を見直したり機能を取捨選択したりしましょう。

なお、「Sales Platform」は営業プロセスをトータルしてサポートするサービスです。SFAやMAも包括しているため、情報の分散を懸念する必要はありません。

リモート商談機能が備わっているため、商談もスムーズに行えます。

複数のツールを避けることでコストを抑え、ひとつのツールに情報を抑えたい場合は、「Sales Platform」を検討してみましょう。

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サポート体制のあるものを選ぶ

ツールを導入後は、スムーズに稼働できるようサポート体制があるものを選びましょう。

慣れない操作への指導や「こういうことがしたいのだけど、どうしたらよいのか」といった問い合わせに社内リソースが取られては、ツール導入のメリットが半減します。

サポート内容は、以下をチェックしておくと安心です。

  • サポート手段がメールのみなのか
  • 電話・チャットなどでオンタイムのサポートが受けられるのか
  • 画面を共有してのオンライン操作が可能か
  • 問い合わせへの対応時間は自社の営業時間とマッチしているか

営業プロセス自動化ツールのなかには、定着・稼働まで担当者をおいてサポートしてくれるものもあります。

営業セクションのメンバーのITリテラシーを確認し、どのレベルのサポートが必要なのかを確認しましょう。

業者と共有できるプラットフォームを選ぶ

営業セクションを育てる余裕のない組織にとって、営業代行サービスは魅力的です。

すでに第一線で活躍している営業パーソンが業務を担ってくれるので、即効性が高い自動化サービスといえます。

しかし、営業活動を代行サービスへ任せきりにしていては、いつまでも営業ノウハウや知見が自社に蓄積されません。

代行サービスの継続的な利用は、営業利益を圧迫するでしょう。

対策としては代行サービスにかける費用と効果を計測し、中長期的なプランで自社の営業セクションを育てると良いです。

代行サービスは、以下の視点で選定するのがおすすめです。

  • 代行サービスがどの企業にどのようなアプローチをしたか
  • 営業プロセスの進捗状況をリアルタイムで確認できるプラットフォームがあるか
  • 営業ノウハウの開示を受けられるかなど

将来的には自社のみで営業活動ができるよう、業者と共有可能なプラットフォームを選んでください。

費用感があっているものを選ぶ

営業プロセス自動化サービスやツールの利用料は、提供スタイルによってさまざまです。

例えば営業代行にかかる費用の例を参考にしてみましょう。

電話営業
(テレアポ)
100~300円 / 1コール
訪問営業2~3万円 / 1日
営業戦略の立案
(コンサルティング)
10~30万円 / 月
※1年間の契約であることが多い
市場調査500~1,000円 / 1社
メール代行10~100円 / 1通
お問い合わせフォーム
送信代行
10~50円 / 1件
リスト作成10~30円 / 1名簿
トークスクリプト作成5万円前後 / 1本
※他の代行とセットで無料になる場合が多い

一般的に買い切り型・インストール型のソフトよりも、クラウド型のほうが価格を抑えられます。

他にも初期費用が無料で利用量に応じて課金されるものや、月額定額制で利用人数に応じて利用料を算出するものなどがあります。

いずれの料金体系でも、例えば3か年・20人で利用する場合には月あたりどのくらいの料金なのかなど、基準を設けて比較してください。

長期間の使用が予測されるなら、買い切り型・インストール型のほうが月あたりのコストは低いかもしれません。

またツールによって効率化できる作業量や余剰時間を予測して、費用に見合っているかどうかも確認してください。

コストに見合わないのであれば、ツールを導入する意義が薄れてしまいます。

無料ツールやトライアウト期間を上手に活用して、費用対効果を測定しておくのがおすすめです。

なお営業プロセス自動化ツールについてもっと知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。

関連記事:営業ツールおすすめ12選を徹底比較!絶対に使うべきツールも解説

まとめ|営業プロセスを自動化して効率を改善しよう

営業支援とは 光る電球をつまむ

営業プロセスは、ITツールを活用することにより自動化し、効率化を図れます。

無料ツールは費用面で手軽かつ導入しやすいですが、現場では手間が発生し非効率さを感じます。

当記事で紹介したような特徴を持ったツールの導入により、生産性向上・業務効率化・ノウハウ蓄積などが期待できるでしょう。

営業部署全体の効率化、商談・成約数アップに有効な営業プロセスの自動化ツールとして「Sales Platform」がおすすめです。

導入コストは「正社員1人の人件費の約半分」であるため、高い費用対効果も期待できます。

営業プロセスの自動化についてドキュメントでもらえるので、いずれは「営業セクションを完全内製化したい」と希望する組織にもマッチするでしょう。

今なら期間限定で60,000件以上の企業リストと6,000件の電話営業を無料プレゼント中です。

営業プロセス自動化ツールの導入に悩む方は、本記事の営業プロセス自動化ツールでできる5つのことメリットを読み返し、自社の課題と比較してご検討ください。

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また、「営業支援ツール(SFA)とは?実際に成果が出た導入事例や選び方をプロが解説」では、実際に「Sales Platform」を導入した事例を紹介しています。

より具体的にツール活用をイメージできますので、ぜひ参考にしてみましょう。

営業プロセスの自動化に関するよくある質問

Q. SFAはいつ誕生しましたか?

A. 1990年代にアメリカで誕生したSFAは、日本に輸入された当初あまり浸透しませんでした。

日本は「失われた20年」の最中で、新しい手法や考え方を取り入れる余力を持てずにいましたが、2000年代に入って通信網が整備され、誰もがインターネットにアクセスできる時代になりました。

2010年代にスマートフォンが普及したことで情報の収集・共有も簡単になり、現在は日本の商習慣に沿ったSFAや日本生まれのITツールが続々と登場しています。

Q. 営業プロセスの自動化を導入する目安は?

A. 営業プロセスの自動化を検討する場合、自社は営業プロセスのどの部分に課題があるかを洗い出しておくことが大切です。

全体的に改善が必要なのか、部分的な支援がほしいのかによって、自動化にかかるコストも変わります。

本記事で紹介したおすすめの営業支援ツール「Sales Platform」を読み返して、効果が得られそうかどうか検討してみてください。

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