多くの企業で、営業活動を自動化する動きが進んでいます。市場の競争がますます激化する現在、少しでも営業の効率を上げることで成果につなげなくてはならないためです。
今回は、これから営業の自動化に取り組もうとする企業の担当者が知っておくべき、自動化のポイントやおすすめツールを紹介します。
なお、営業ツール「Sales Platform」は、現在60,000件以上の企業リストと6,000件の電話営業を無料プレゼント中です。
リスト作成〜メール・電話・郵送などといったさまざまなアプローチとその効果分析がプラットフォーム上で効率的にできるので、ぜひ営業活動の改善にお役立てください。
まずは営業の自動化とは、具体的にどのような取り組みを指すかを確認しておきましょう。
営業活動のなかには戦略の策定、リスト作成、電話・メールによるアプローチ、顧客との商談、見積書や契約書の用意など、さまざまな業務があります。
そのうち、同じことの繰り返しで比較的単純な作業については、ツールに任せてしまえば営業活動を効率化できます。さらに、ツールでは対応できない人的スキルが必要な活動も、営業代行という形で自動化が可能です。
トークスクリプトの改良、営業プロセスを見直し、顧客行動を分析してより効果的なアプローチを考案するといったアクションも、広い意味では営業自動化の取り組みといえるでしょう。
営業の自動化は、営業プロセスのなかの無駄を見直して効率化し、人的リソースをより重要なアクションに集中させるためのものです。
営業ツールや営業代行を導入すれば、現場のメンバーの作業時間を短縮して負担を減らすことができます。
雑多な業務に追われている状態では、顧客に十分な時間を割けず、成約率も上がりません。自動化できる業務は自動化し、社内メンバーは売上に直結する業務に専念できる環境を整えるのが目的です。
ただ作業量を減らすのではなく、あくまでも成約率や売上を上げることが目的のため、すべての業務を闇雲に自動化するのはおすすめできません。
商談や顧客へのフォローなど、手間をかけるべき工程にはしっかり手間をかけ、顧客満足度を損なわないようにしましょう。
それでは営業の自動化に適した業務とは、具体的にどのようなものがあるか見ていきましょう。
おすすめは以下の5つです。
それぞれ詳しく解説します。
1.営業活動のなかで意外と時間をとられがちなのが、顧客とのスケジュール調整です。スケジューリングを自動化できれば、かなりの時間短縮になるでしょう。
カレンダーのオンラインサービスでは、それぞれが入力した予定が共有のカレンダーに自動的に反映されます。
営業担当が顧客と随時やり取りして日程を調整せずとも、それぞれが都合のよい日時を選択するだけでアポイントの設定が可能です。
ただし顧客が自由に入力できることで、商談が先延ばしにされるリスクはあります。商談は顧客の興味が薄れてしまう前に設定する必要があるので、選択可能期間をあらかじめ決めておくなどの工夫が必要です。
なお、クラウドカレンダーならカレンダー機能の各種設定に加えて、メールやアンケートの機能も充実しています。
また、先延ばしを割ける為、直近の予定のみを公開する機能が備わっており、営業活動を加速させたい企業におすすめです。
顧客へのメール送信も、自動化しやすい作業です。すでにメルマガの配信などは自動かしている企業もあるでしょう。
メールはそれぞれの顧客に個別作成していると、かなりの手間がかかります。シーン別にテンプレートを用意しておき、少し手を加えるだけで送信できるようにしておくのが便利です。
営業ツールにはメールを管理する機能を備えたものもあるので、チーム内で共有もできます。
顧客へのお礼メールやリマインドメールなどは、ほとんど同じ内容のものを何度も繰り返し送信するので、自動化によって営業メンバーの手間を大幅に減らすことが可能です。
また、お詫びメールは個別に作成することで誠意が伝わると思われるかもしれませんが、実際には数行のアレンジで対応が可能なケースもあります。
顧客へのアプローチも、自動化できるものは自動化したほうが効率的です。
メールアプローチはより多くの顧客にアプローチでき、さらに効果も検証しやすいので、自動化ツールを取り入れて積極的に取り組むべきでしょう。
メール機能を備えた営業ツールは、顧客リストを属性ごとに抽出して、それぞれに適したメールでアプローチが可能です。
受注確度の高いグループにメールで一斉にアプローチをかければ、一気に売上が上がる可能性もあるでしょう。
さらに、顧客のホームページに設置されたお問い合わせフォームに、自動的に営業メールを送ることもできます。ツールであれば、あらゆるアプローチ先を取りこぼさず対応できるのが魅力です。
営業活動の報告も自動化が可能です。ツールに任せれば手間を減らし、さらに精度の高いレポートを作成できるでしょう。
これまでは各営業メンバーがExcel（エクセル）やPowerPoint（パワーポイント）で資料を作成し、ミーティングなどで発表していた企業は、レポーティングの自動化でメンバーの負担を大きく軽減できます。
営業ツールは分析の機能にも優れていて、各数値を入力すれば自動でグラフ化し、一目で成果や改善点がわかるようになります。
営業活動のレポートは、できるだけチーム全体で共有すべきです。優れた成績のメンバーの行動を他のメンバーが参考にできますし、マネジメントもしやすくなります。
これまでブラックボックスになりがちだった、個々の営業活動を透明化するチャンスになるでしょう。
チームワークで営業成果を上げるには、メンバー間の情報共有が大前提です。全員のデータを一括管理できるツールがあれば、情報共有も容易になるでしょう。
従来は、各メンバーが営業活動で得た情報がなかなかスムーズに共有されませんでした。
多忙な営業メンバーにとって情報共有のためにミーティングなどで時間を割くのは大きな負担であること、さらに有益な情報は自分だけで活用したほうが、社内で優位が保てるという側面もあります。
そのような状況を変えるには、便利なツールを導入して情報を共有するのが当たり前の風潮を作る必要があります。有益な情報に誰もがアクセスできるようになれば、チーム全体の営業力の底上げにつながるでしょう。
人手不足の今の時代には必須ともいえる営業自動化ですが、取り組みにはデメリットもあります。
主に以下の2つの点に注意しましょう。
それぞれ詳しく解説します。
まず、導入当初は現場のメンバーにかえって負担がかかることは考慮が必要です。
全員がツールの操作に慣れるまでは時間がかかります。特に年齢層の高い世代には、ITツールに苦手意識を持っているメンバーも多く、ツールの使用を強制するとかえって業務の効率が下がってしまうかもしれません。
この問題に対処するためには、メンバーにツールの使い方を指導する責任者を一人置く必要がありますが、その人材を育成するにも時間や手間がかかります。
またツールの使い始めには、各種の設定やメールのテンプレ作成などの手間が必要です。
ツールを導入してすぐに現場の負担が減るわけではなく、むしろ最初のうちは大変なことが多いので、導入のタイミングを見極める必要があるでしょう。
導入には費用がかかるため、コストパフォーマンスの良いツールやサービスを慎重に選ぶ必要があります。
多くの営業ツールは、導入に際しての初期費用、さらに毎月の基本使用料がかかります。
そしてオプションの内容によっては追加料金もかかるため、初めに予算を決めておかなくては、売上が上がってもツールのコストがかかり過ぎたために赤字という結果になりかねません。
予算を抑えるためには、自社の営業プロセスを明確にして自動化すべき工程を絞り込み、ピンポイントでツールを導入する必要があります。
ツールのなかには無料トライアルのサービスを設けているものもあるので、実際に使用してみて、どの機能をカットしたり追加したりするか決めてもよいでしょう。
ツールやサービスは便利ですが、ただ導入するだけではベストな成果は望めません。
営業の自動化で売上を伸ばすためには、以下の3つのポイントを押さえる必要があります。
それぞれ詳しく解説します。
導入するツールはどれでも良いわけではありません。自社に適したものを選ぶことが重要です。
営業を自動化してくれるツールは数多く、それぞれに強みがあります。
ある特定の機能に特化したものや、初心者向けにトータルでサポートしてくれるものなど、導入を検討するには、ツールの特性を良く理解しなくてはなりません。必要とする機能を備えているかはもちろん、価格が自社の予算に合ったものであることも大切です。
さらにはツールによって得意とする企業規模や業界も異なります。自社と同規模・同業界で実績があるか、見積もり時に導入事例を提示してもらうとよいでしょう。
営業の自動化は戦略的に進めなくてはなりません。営業プロセスのなかで、ツールで自動化すべき工程と、営業メンバーがしっかりと取り組むべき工程を見極めることも大切です。
リストの作成や見積書などの書類仕事は、比較的容易に自動化のイメージが掴める一方で、顧客へのアプローチは営業メンバーがすべきという固定概念があるかもしれません。
しかし、実際にはメール営業やフォーム営業など、ツールに作業の大部分を任せられるアプローチがいくつもあります。
もちろん、商談や購入後のフォローは担当営業が直接コミュニケーションをとることで熱意が伝わるでしょう。
自動化できる作業の負担を減らすことで、営業メンバーはこれらの業務の精度を上げられます。さらにはウェビナーや展示会などで顧客との接点を増やすことも可能です。
このように、ツールによる自動化は「何のために」「どのように」をよく考えてからアクションに移す必要があるのです。
ツールを使いこなすためには、一定レベル以上のITリテラシーも求められます。せっかく優れたツールを導入しても、現場の営業メンバーたちが操作できなくては意味がないでしょう。
現状、社内のITリテラシーが低い場合は、まずその分野で知識や実績のある人材を確保しなくてはなりません。
ツール導入の責任者として、社内のメンバーへの指導・サポートを任せるためです。ITに興味のあるメンバーを育成するか、あるいは外部から探してくる必要があるでしょう。
ツールによっては、そのような課題を持つ企業のために導入のサポートサービスが付いています。
「Sales Platform」なら、ツールの効果的な活用から営業戦略までをアドバイスできるコンサルタントのサポートサービスもあるので、ITリテラシーに不安のある場合は、ぜひご活用ください。
営業の自動化に役立つツールは数多くありますが、代表的なのは以下の3つです。
それぞれの機能と特徴を解説します。
営業活動を自動化するなら、営業ツールとセットでMAツールも導入するとより効果的です。MAツールは、営業活動よりも、その前段階であるマーケティング領域の自動化を目的としています。
そのためMAツールだけではリスト作成や電話などによるアプローチまでは自動化できません。
しかしリード（見込み顧客の情報）獲得や、見込み顧客の購入意欲別のグループ分けなどの機能があり、営業活動の基礎となるマーケティングを効率化してくれます。
営業自動化の中核となるのは、SFAツールです。営業活動の全般を効率化してくれるツールで、営業チームのマネジメントにも役立ちます。
SFAツールを導入すると、ツール上で個々の営業メンバーの行動管理や、現在進行中の案件・商談の進捗管理が可能になります。
メンバーは報告の手間が減りますし、マネジメントする側はメンバーの行動量などが数値化されることで、より的確な指示を出せるようになることが魅力です。
さらにスケジューラーやファイル共有の便利機能なども搭載されていて、よりスピード感を持って営業活動に取り組めるようになるでしょう。
顧客情報の管理に特化した、CRMツールも営業自動化に役立ちます。CRMツールの目的は、自社と接点のある顧客の情報を可視化し、分析することです。
ほとんどの企業は、過去に名刺交換をしたり、問い合わせがあったり、長く休眠状態であったりといった層まで含めると、膨大な数の顧客情報を抱えています。
しかし、それらすべての情報を有効に活用できていない企業は多いでしょう。
CRMツールであれば、あらゆるチャネルから収集した顧客情報を取りこぼしなく一括で管理できます。さらに顧客のアクションから購入意欲を分析し、受注確度ごとにグループ分けしてアプローチを管理することも可能です。
それぞれの顧客との関係性を強化するという、営業の核に近い部分を自動化できるのがCRMツールの魅力です。
最後に、営業の自動化におすすめのツールを紹介します。
現在多くの企業で導入されている人気のツールは、以下の6つです。
それぞれの特徴や魅力を解説します。
「Sales Platform」は株式会社アイドマ・ホールディングスが提供する、営業活動をトータルでサポートするツールです。
MAツールとSFAツール双方の機能を備えていて、リードの獲得・育成から商談、成約後のフォローまで一気通貫で実施できるのが魅力です。
リスト作成やメール・電話などの各種のアプローチ自動化、営業メンバーの手間を減らすことはもちろん、収集したデータから営業課題やアプローチコストなどの分析も可能です。
さらに営業コンサルタントによる導入サポートサービス、営業戦略提案サービスもあり、営業、ITスキルに不安を抱える企業でも安心して導入できます。
営業自動化ツールの導入が初めての場合からポイントに絞った効率化をしたい場合まで幅広い企業におすすめです。
SATORIは、SATORI株式会社が提供するマーケティングオートメーション（MA）ツールです。
SATORIの特徴は、問い合わせ前の段階にある見込み顧客のデータまでを収集し、アプローチを可能にする独自の機能があること。
通常MAツールは、サイトの問い合わせフォームなどから情報を入力して申し込みした顧客にしかアプローチできません。しかし、SATORIはWebサイト内に計測タグを埋め込むことで、問い合わせ前の見込み顧客もキャッチします。
インターフェースはシンプルで、手厚いサポート体制も整っているので、ツールを使いこなせるか不安な企業でも導入しやすいのが魅力です。
Approach DAMも、見込み顧客の情報管理やメール配信機能を持ったMAツールです。Approach DAMの特徴は、同じく企業が提供するSFAツール・Sales Force Assistantとの連動性の高さです。
マーケティング部門が収集した見込み顧客の情報が、営業部門に渡されるときに連携がとれずに活用されないケースは多々あります。
MAツールとSFAツールの連動性が高ければ、マーケティング部門が収集・育成した見込み顧客を、営業部門にしっかりとバトンタッチできるでしょう。
さらにApproach DAMは、メールを配信するだけでなく、設定条件に合わせた自動配信、その後の結果分析の機能も優れていて、見込み顧客の受注意欲をしっかり高めたうえでSFAツールに引き継ぐことができるのもポイントです。
Approach DAMと連携するSFAツールが、Sales Force Assistantシリーズです。豊富な機能で、自社の企業規模や課題に合わせて最適なものをセレクトできます。
Sales Force Assistantでは、AIを搭載した電子秘書が、各営業メンバーの活動をサポートしてくれます。
顧客情報や自社のコンタクト履歴、商談・案件の進捗状況などの情報をトータルで管理し、AI秘書が必要な情報を一目でチェックできるよう提示してくれます。
また、上司からの指示も簡単にコメント入力できて、社内のコミュニケーション・情報共有にも便利です。
GeAlneは、各企業の問い合わせフォーム営業に特化したツールです。企業の問い合わせフォームに送信したメールは、企業内で決裁権を持ったキーパーソンの目に留まる確率が高いといわれています。
そのため、多くの企業に自動的に問い合わせフォーム営業をかけられるツールは、重要な戦力となるでしょう。
またGeAlneは、AIによって自社に適したアタックリストを自動で抽出可能です。さらに配信するメールのABテストなども実施し、受注率を高めていくこともできます。
営業メンバーの事務作業の手間を減らし、営業活動を効率化してくれるのが、e-セールスマネージャーです。
国内の営業プロフェッショナルたちが開発したSFAツールで、日本独自の営業スタイルに適していて使いやすいのがポイントです。
営業メンバーが商談後などにツールに簡単入力するだけで、顧客情報や商談状況などが整理されて自動反映されます。入力も選択式など、手間が最小限になるよう工夫されているのが特徴です。
上司は一目で必要な情報が確認できますし、ツール自体にもプロセスマネジメントのための機能が付いていて、受注・失注の過程から課題を洗い出すことができます。
長年「足で稼ぐスタイル」の営業を信条としてきた企業では、営業活動の自動化に抵抗があるかもしれません。
しかし競争が激化し人材も不足する今の時代では、積極的に営業を自動化して効率を上げる必要があります。結果的に顧客に使える時間が増えることで、顧客満足度を上げられるでしょう。
なお「Sales Platform」なら、リスト作成〜メール・電話・郵送などさまざまなアプローチができて、それらの効果分析もプラットフォーム上で効率的に実施可能です。
営業を自動化したいご担当者様は、ぜひ「Sales Platform」をご検討ください。電話でもご相談を受け付けています。
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