営業自動化ツールで何ができる？工程別に自動化の範囲を解説

人手を増やさずに新規開拓を増やしたい。そうした状況から、営業自動化ツールの導入を検討する企業が増えています。ただ、ツールを入れるだけでは成果につながらないことも多く、「入力が定着せず、結局Excelに戻った」という声も少なくありません。

分かれ目になるのは、営業のどの工程を自動化し、どの工程を人が担うのかを切り分けられているかどうかです。

本記事では、営業プロセスを5つの工程に分解したうえで、工程別の切り分け、失敗しやすいパターン、効果測定の考え方、費用相場までを整理します。
個別ツールの比較ではなく、自社の営業プロセスに当てはめて考えたい方は参考にしてください。

営業自動化ツールとは

はじめに言葉の整理から入ります。営業の自動化は人員削減のための取り組みではなく、時間の再配分を目的とした取り組みです。
ここでは自動化の定義、混同されやすいツールの種類、必要とされている背景を順に見ていきます。

営業自動化ツールとは何か

営業自動化ツールとは、営業プロセスで繰り返し発生する定型業務を、ツールで自動的に処理する仕組みの総称です。「セールスオートメーション（Sales Automation）」は営業自動化の英語表記であり、同じ意味で使われます。

対象になる業務としては、リードの振り分け、フォローメールの配信、商談内容の文字起こし、活動記録の反映、受注確度のスコアリングなどが挙げられます。

目的は人を減らすことではありません。記録や集計といった作業をツールに任せ、人の時間を提案・交渉・関係構築へ振り向けることが本来のねらいです。この前提を共有できていると、社内での説明もしやすくなります。

MA・SFA・CRM・RPAの違い

営業の自動化を調べていくと、似た用語が並んで混乱しやすくなります。まずは役割の違いを整理しておきます。

用語	役割
セールスオートメーション（営業自動化）	営業の定型業務をツールで自動化する取り組み全体
MA（マーケティングオートメーション）	見込み客の獲得・育成を自動化する
SFA（営業支援システム）	営業活動の記録・管理を行う
CRM（顧客関係管理システム）	顧客情報と関係性を管理する
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）	反復作業を自動実行する

「営業自動化ツール」という単一のカテゴリがあるわけではなく、こうした複数の種類をまとめた総称として使われている点を押さえておくと、機能比較の前に検討の軸を定めやすくなります。

営業の自動化が求められる背景

背景として、まず人手不足の深刻化があります。採用で人員を増やす前提が置きにくくなり、少人数で成果を出す方法が求められるようになりました。

また、買い手が営業担当者に会う前に自分で情報収集を済ませるようになったことで、従来型の接点づくりは効率が下がっているとされています。

さらに、営業担当者自身が資料作成・日報・データ入力といった付帯業務に時間を取られている実態もあります。「数を打つ」ことを前提にした営業が成立しにくくなり、限られた時間をどこに使うかという発想へ移りつつあるのが現在の状況です。

営業プロセスを5つの工程に分解する

自動化の検討は、ツール選びからではなく工程の分解から始めると進めやすくなります。ここでは分解が必要な理由を確認したうえで、営業プロセスの全体像を5つの工程として示します。

ツール選びの前に工程を分解する理由

「営業を自動化したい」という粒度のままツールを探すと、機能一覧を見ても自社の何が変わるのかを判断できません。

工程に分けると、どこに時間を取られているのかが特定でき、着手する順番も決まります。全部を一度に自動化しようとせず、ボトルネックになっている工程から逆算する考え方です。

分解しないまま導入した場合、現場の運用が変わらず、入力が定着しないまま元のやり方に戻ってしまうことがあります。工程の切り分けは、導入後の定着にも関わる作業といえます。

営業プロセスの5工程

営業プロセスは、次の5つの工程に分けて捉えられます。

• ①リスト作成：ターゲットを選定し、アプローチ先を用意する
• ②アプローチ：電話・メール・フォームなどで接点をつくる
• ③商談化：反応があった相手と日程を調整し、商談を実施する
• ④進捗管理：案件のステータスと対応履歴を記録・共有する
• ⑤分析：結果を集計し、次の条件やトークに反映する

この5工程は一方通行ではありません。⑤で得られた結果が①の条件設計に戻り、次のリストの精度を上げていくという循環になります。効果を測るときも、この循環が回っているかどうかが見るべきポイントになります。

工程別｜自動化できる業務と人がやるべき業務

ここからが本記事の中心です。工程ごとに、ツールへ任せられる業務と人が判断する業務を切り分けていきます。まず全体像を表で示し、そのあとに各工程を個別に見ていきます。

工程	自動化できること	人がやるべきこと
①リスト作成	条件によるターゲット抽出、重複チェック、名寄せ、情報の更新	ターゲット条件の設計、除外基準の判断
②アプローチ	メール・フォームの一斉配信、架電先の自動振り分け、フォロー漏れの通知	訴求内容の設計、断られた理由の解釈
③商談化	日程調整、リマインド送信、商談前の企業情報の収集	ヒアリング、提案内容の調整、関係構築
④進捗管理	活動記録の反映、商談内容の文字起こし、ステータス更新の通知	案件の優先順位づけ、停滞理由の判断
⑤分析	集計、レポート作成、受注確度のスコアリング	数値の解釈、次に打つ施策の決定

全体を貫く原則はシンプルです。判断と解釈は人が担い、記録と反復はツールに任せる。
迷ったときはこの基準に当てはめると、線引きがしやすくなります。

工程①リスト作成｜条件設計は人、抽出は自動化

自動化できるのは、条件によるターゲット抽出、重複チェック、名寄せ、情報の更新といった作業です。一方で、どの業種・規模・エリアを狙うのかという条件設計や、除外基準の判断は人が担う部分になります。

抽出そのものを手作業で行う理由は少なく、5工程のなかでも自動化の効果が出やすい工程といえます。

株式会社prize（10〜50人）では、数千件規模のテレアポリストを手作業で作成しており、新規開拓に時間と手間がかかりすぎていたといいます。

「Sales Platform」の導入後は、初月から資料請求・アポイントの数が約20件になったと語られています。条件設計に時間を使い、抽出は仕組みに任せた例です。

工程②アプローチ｜配信は自動化、訴求内容は人

メール・フォームの一斉配信、架電先の自動振り分け、フォロー漏れの通知は、ツールで対応できる範囲です。対して、誰に何を伝えるかという訴求内容の設計と、反応や断られた理由の解釈は人の仕事として残ります。

この工程で起こりやすいのが、配信量を増やすこと自体が目的になってしまう状態です。送る数は仕組みで簡単に増やせますが、内容が同じままでは反応率は変わりません。

量を増やす前に、訴求の切り口を見直す。この順番を守れているかどうかが、次章で扱う失敗パターンの分かれ目にもなります。

工程③商談化｜調整は自動化、対話は人

日程調整、リマインド送信、商談前の企業情報の収集は自動化に向いています。反対に、ヒアリングや提案内容の調整、関係構築は人が担う領域です。

5工程のなかで、この工程は最も自動化の余地が小さいと考えられます。相手の温度感を読み取り、その場で聞き方を変えるという判断が中心になるためです。

つまり、ここで自動化の対象になるのは「商談そのもの」ではなく「商談にたどり着くまでの事務作業」です。調整のやり取りに時間を取られている場合は、その部分だけを切り出して仕組みに任せると効果が見えやすくなります。

工程④進捗管理｜記録は自動化、優先順位は人

活動記録の反映、商談内容の文字起こし、ステータス更新の通知は自動化できます。案件の優先順位づけや、停滞している理由の判断は人が行う部分です。

この工程は、入力負担が定着しない原因になりやすいところでもあります。担当者が手で入力する前提のままだと、繁忙期に記録が止まり、そこから運用全体が崩れていきます。記録は自動で残る形にしておくと、負担そのものが発生しません。

記録が仕組みとして残るようになると、担当者しか知らない情報が減り、属人化の解消にもつながります。

工程⑤分析｜集計は自動化、解釈は人

集計、レポート作成、受注確度のスコアリングは自動化の対象です。数値をどう読むか、次にどの施策を打つかという判断は人が担います。

集計作業に時間をかけている組織ほど、改善のサイクルは遅くなりがちです。月末にまとめて集計している状態では、気づいた時点で施策の修正が間に合いません。

分析結果を①の条件設計へ戻すところまで含めて設計できると、5工程が循環しはじめます。自動化の効果が積み上がるのは、この循環が回り出してからです。

営業の自動化で失敗する4つのパターン

自動化は、導入すれば成果が出るというものではありません。切り分けを誤ると、かえって成果が落ちる場合もあります。ここでは実際に起こりやすい4つのパターンと、それぞれの対策を見ていきます。

①商談キャパを超えてアプローチだけ自動化する

アプローチ工程だけを自動化すると、商談数が受け入れ体制を超えてしまうことがあります。さばききれない商談は対応が雑になり、結果として成約率が下がります。

対策：自動化する前に、月あたりに対応できる商談数を先に決めておく

アプローチ工程を自動化すると、商談数は想定を超えて増えることがあります。輸入雑貨などを扱う株式会社ディーマークの事例では、運用初月から商談アポイントが月十数件から20件近くに増え、繁忙期には対応が追いつかず、アプローチのペースを一時的に調整しています。

これは自動化がうまく機能した結果として起きる状況です。だからこそ、着手前に「月に何件の商談まで対応できるか」を決めておくと、増えた商談を取りこぼさずに済みます。自動化の設計とは、増やす設計と同時に、受け止める体制の設計でもあります。

②自動化した接点のあとに人が入らない

資料送付やメール配信を自動化したあと、「送った時点で完了」として扱ってしまうパターンです。自動化された接点は相手の記憶に残りにくく、そのままでは商談につながりません。

前項のロジカムの例は、この状態を運用でカバーした形といえます。ポイントは、電話をかけたこと自体ではなく、送付後に必ず電話をかけるという手順が決まっていた点にあります。

対策：自動化した接点の直後に人が入る導線をセットで設計する

配信設定と同時に、「誰が」「送付から何日以内に」「どのチャネルで」連絡するのかまで決めておきます。フォロー漏れの通知機能を使えば、対象者を人が探す手間もかかりません。自動化する範囲と、人が入る範囲を並べて設計しておくことが対策になります。

③属人ノウハウのある工程を機械化する

成果を出している担当者の判断が入っている工程を、そのままテンプレート化してしまうケースです。

たとえば、相手の状況に応じて切り口を変えていたトークを、一律の自動配信文に置き換えるような場合が当てはまります。

このとき起こるのは反応率の低下だけではありません。判断の過程が見えなくなるため、なぜ下がったのかを検証できなくなります。

対策：属人ノウハウは「機械化」ではなく「言語化して共有」する

まずは、成果を出している担当者がどの条件で切り口を変えているのかを言葉にします。自動化と型化は別のものとして扱い、型ができてから仕組みに載せる順番が現実的です。

④ツール間が連携せず転記作業が増える

工程ごとに個別のツールを導入した結果、ツール間でデータを手作業で移す作業が生まれてしまうパターンです。リストは別ツール、架電履歴は別ツール、集計はExcelという状態になると、自動化したはずが工数は増えるという逆転が起こります。

対策：導入前に連携要件を確認する。あるいは工程をまたいで1つのツールで完結させる

すでに使っているツールとのデータ連携が可能か、どの範囲まで自動で同期されるのかを導入前に確認しておきます。連携の設定に手間がかかりそうな場合は、複数の工程を1つのツールでカバーする形も選択肢になります。

営業自動化の効果をどう測るか

自動化の効果は「作業量が増えたかどうか」では測れません。何を指標に置くかによって、同じ結果でも評価が変わります。ここでは見るべき指標と、工程ごとの測り方を整理します。

架電数ではなく商談化率で見る

自動化すると、架電数や配信数は増えます。

ただし、活動量が増えても商談が増えていなければ、精度が落ちているだけという可能性もあります。見るべきは「アプローチ数あたりの商談化率」です。分母が増えているのに分子が増えていない状態を、この指標なら検知できます。

自動化の前後で商談化率が下がっているようであれば、前章の失敗パターンに当てはまっていないかを確認してみてください。

工程別に指標を決めておく

工程ごとに見るべき指標は異なります。

まとめて「効率化できたか」で判断すると、どこがうまくいっていないのかが分からなくなります。

工程	見るべき指標
①リスト作成	リスト作成にかけた時間、不通率
②アプローチ	アプローチ数あたりの商談化率
③商談化	商談実施率（設定した商談が実施された割合）
④進捗管理	記録が残っている案件の割合、停滞案件数
⑤分析	集計にかけた時間、施策の変更回数

注意したいのは、導入前の数値を記録していないと比較ができないという点です。着手する前に、現在の数値を測っておくことをおすすめします。

削減できた時間の使い道まで見る

工数削減そのものはゴールではありません。削減した時間を何に振り替えられたかまで見て、はじめて効果といえます。リスト作成にかけていた時間を、商談準備や既存顧客のフォローに充てられたかどうかという視点です。

ZERO株式会社（10人未満）では、特定の業種や業界からの反応が良いというデータが可視化され、今後の営業戦略の道筋が明確になったこと、再アプローチ用のリストが蓄積されたことを成果として挙げています。

目に見える商談数だけでなく、蓄積されたデータや資産も効果として評価する視点を持っておくと、社内での説明もしやすくなります。

営業自動化ツールの費用相場

ツールの種類によって料金体系は異なります。ここではタイプ別の月額の目安と、費用対効果をどう考えるかを整理します。金額は変動するため、検討時は各社の公式サイトで確認してください。

ツールのタイプ別に見る月額の目安

料金は「機能の範囲」と「利用人数」で決まる設計が一般的です。

日程調整や文字起こしといった単機能型のツールは、1ユーザーあたり月額数千円程度から利用できるものが多く見られます。SFAやMAなどの専用ツールは、1ユーザーあたり月額数千円から数万円程度が目安で、利用人数に比例して費用が増える形が中心です。リスト作成からアプローチ・管理までを含むオールインワン型になると、月額十数万円規模からという設定が見られます。

費用対効果の考え方

月額料金だけを並べて比較すると、判断を誤りやすくなります。削減できた工数を人件費に換算したうえで比べる方法が現実的です。

たとえばリスト作成に月20時間かけていた場合、時給2,000円で換算すると月4万円分の工数にあたります。この金額とツールの月額を並べると、比較の土台がそろいます。

あわせて、増えた商談数と受注額まで含めて判断します。自動化しても人の稼働が必要な工程は残るため、その人件費まで含めた総額で見る視点が必要になります。

自動化できない工程は「任せる」という選択肢

ここまで見てきたとおり、営業には自動化しきれない工程が残ります。その工程を自社の人員だけで抱えるのではなく、外部に任せるという方法もあります。最後にその選択肢を紹介します。

自動化と人の稼働を組み合わせる

判断と対話が必要な工程は、人が担う必要があります。

一方で、その工程を自社の営業担当者が抱えたままでは、結局のところ工数は減りません。

そこで、「自動化する」「人が担う」の二択ではなく、「自動化する／外部の人手に任せる／自社の営業が担う」という三択で考える方法があります。自社の営業担当者は、判断と関係構築に集中できる形を目指します。

日本ブレード株式会社では、属人的な新規開拓による時間ロスが課題でした。

リスト作成から電話営業によるアポイント獲得までを仕組み化し、調査・架電業務を外注したことで営業担当者の工数を削減。資料請求後の追客体制の構築にも着手したと語られています。

Sales Crowdでできること

「Sales Crowd」は、1,000万件の独自の顧客データベースを搭載したSaaS型の営業DX支援ツールです。5つの工程に当てはめると、対応範囲は次のようになります。

• ①リスト作成：ニーズタグ・インテントタグで抽出（部署リスト151万部署、オリジナルタグ7,000種類162万社など）
• ②アプローチ：コール機能、メールDM、FAX、手紙のマルチチャネル
• ③商談化：オンライン商談システムを搭載
• ④進捗管理：SFA（営業支援システム）と自動文字起こし機能
• ⑤分析：アプローチ結果をリアルタイムで自動分析、自動ナーチャリング機能

工程をまたいで1つのツールで完結するため、失敗パターン④で挙げたツール間の連携不足による転記作業が起こりにくい構成になっています。

出典：Sales Crowd

クラウドワーカーに稼働を任せられる

「Sales Crowd」の特徴は、ツールの利用にとどまらない点にあります。架電やメール送信といった稼働そのものを、クラウドワーカーに任せることができます。

外部の人材に任せる場合に気になるのが、どんなやり取りをしているのかが見えないという点です。自動文字起こし機能で会話内容をすべて確認できるため、任せたあとも内容を把握できます。

自動化しきれない工程を、自社の人員だけで埋めなくてよい。この点が、ツール単体の導入とは異なる選択肢になります。

プランと料金の目安

プランはエントリー・スタンダード・プレミアムの3種類で、利用範囲に応じたカスタマイズにも対応しています。

営業リストの利用可能件数は、エントリーが月1,000件、スタンダードが月3,000件、プレミアムが月5,000件です。料金は最小構成で月額10万円からとなっており、打ち合わせ後、最短1日で利用を開始できます。導入から定着までは専任の担当者がサポートします。

出典：Sales Crowd

まとめ｜営業の自動化は工程の切り分けから始まる

営業自動化ツールは、導入すれば成果が出るというものではありません。

前提になるのは、どの工程を自動化し、どの工程を人が担うのかという切り分けです。

原則は「判断と解釈は人、記録と反復はツール」。リスト作成と進捗管理は自動化の効果が出やすく、商談化は余地が小さい工程といえます。

そのうえで、アプローチだけを自動化して商談キャパを超える、自動化した接点のあとに人が入らない、属人ノウハウを機械化する、ツールが連携せず転記が増える。

この4つは成果が落ちる原因になりやすいパターンです。

効果を測るときは、活動量ではなく、アプローチ数あたりの商談化率と、削減した時間の使い道を見ます。そして、自動化しきれない工程については、自社で抱える以外に外部へ任せるという選択肢もあります。

自社の営業プロセスのどこから着手するか、工程を書き出すところから始めてみてください。

営業自動化ツールに関するよくある質問