[taglist]
[toc]
営業を効率化させるにはどうしたらいい？
営業に割いていたリソースをコア業務に使いたい
営業活動に注力しているものの業務の効率化が図れず、売上が伸びないとお悩みではないでしょうか？
営業活動の効率化を目指すなら、社員の努力に頼るだけでなく根本的な仕組みの改善が必要です。
また社内の営業フローを見直すだけでなく、営業代行や営業ツールなどの外部サービスを取り入れるのも一案です。優秀な人的リソースをコア業務に集中させられるため、競合他社との差別化も図れます。
そこで本記事では、営業活動を効率化する方法を解説します。社内の営業フローを見直し、業績を改善したい担当者様はぜひ最後までご覧ください。
なお外注サービスで営業の効率化を目指すなら、営業自動化サービス「Sales Platform」がおすすめです。国内最大級の法人データベースからアプローチ先企業の一覧を出力できるため、早急なターゲットリストの作成が可能です。
営業を効率化させる5つの方法
営業活動を効率化させる、具体的な5つの方法を解説します。
ただしすべてを一気に取り入れようとすると、業務に混乱をきたすおそれがあります。無理せず徐々にできる項目から取り組みましょう。
顧客リストを整える
顧客リストは自社の商品やサービスに関心を示す見込み顧客をまとめておき、営業する際の参考資料として活用します。
顧客の住所や連絡先をまとめた顧客リストを作成している企業は多いでしょう。しかし事務的な内容を記録するだけでは、営業活動の効率化は図れません。
顧客リストを営業に活かすなら、以下のような内容をまとめておきましょう。
- アプローチした日
- 顧客の住所・連絡先
- アプローチした担当者の名前
- アプローチした方法
- 顧客の反応や雰囲気
多数に対してがむしゃらに営業するのではなく、受注が見込める顧客に絞ってアプローチしたほうが効率的な営業活動が実現しやすくなります。またアプローチした際の顧客の様子を詳細に記録しておけば、今後の営業活動の参考資料になるうえ、顧客の受注確度も推し量れます。
顧客リストは営業パーソンが個々で管理するのではなく、部署内で共有しておくのがポイントです。共有する仕組みを構築しておけば、別の営業パーソンに業務を引き継ぐ際にかかる手間も減らせます。
書類作成のフローを見直す
営業活動をするなかで、書類作成は欠かせない業務の一つです。営業活動の効率化を図るのであれば、発生頻度の高い書類作成をできる限り簡易化しておきましょう。
簡易化するにあたってまず取り掛かりたいのは、書類のフォーマット化です。同じ内容を記載する部分をあらかじめ入力しておくことで、書類をゼロから記入する手間を省けます。また記入ミスによる書き直しの手間も減らせるでしょう。
契約書の作成時には、押印が必要になる場面もあります。印鑑が手元にないために手続きが思うように進まず、もどかしい思いをした経験がある方もいるでしょう。状況を回避するために、電子印鑑や電子契約できるツールを導入するのも一案です。
営業活動で必ず発生する書類作成のフローを改善すれば、営業パーソンの手間が減るだけでなく、顧客にかかる負担の軽減にもつながります。
インサイドセールスを導入する
インサイドセールスとは、電話やメールでコミュニケーションをとる内勤の営業活動のことです。非対面型営業とも呼ばれ、客先訪問する際の時間やコストを削減できるなど、営業活動の効率化を図る際に有効です。
一方で顧客と対面し、商談から契約まで行う営業を「フィールドセールス」と呼びます。フィールドセールスは、一人の営業パーソンが顧客開拓から契約までを行なうのが一般的です。しかしフィールドセールスは、移動時間や顧客とのやりとりに膨大な時間を要する傾向があります。
ただしインサイドセールスとフィールドセールス、どちらかを選ばなければならないわけではありません。たとえばインサイドセールスで顧客を獲得し、受注確度の高い顧客をフィールドセールスの部門に引き継ぐといったやり方も可能です。
フィールドセールスのみで営業活動を行っていた場合は、インサイドセールスはぜひとも取り入れたいところです。
インサイドセールスの詳しいやり方は「インサイドセールスとマーケティングの関係と違いは？連携を成功させるコツも解説」をご覧ください。
営業活動の記録をつける
営業活動の効率化を図るにあたって、過去の情報ほど参考になるデータはありません。日々の営業記録を情報として残しておけば、あとで見返した際に業務内の無理や無駄の発見につながります。
また上司や先輩が記録を見ることで、各営業パーソンに対する適切なアドバイスがしやすくなるはずです。
記録をつける際は紙媒体ではなく、部署内での共有がかんたんなデジタル媒体や専用ツールの使用がおすすめです。いつでもどこでも情報を確認できるので、テレワークをしている社員がいたとしても、漏れなく情報の共有が図れます。
業務の一部をアウトソーシングする
社内のリソースだけで効率化が難しい場合は、業務の一部を外部サービスにアウトソーシングするのも検討したいところです。
社内の事務作業といったノンコア業務を外注すれば、自社内の人的リソースを売上につながるコア業務に注力させられます。
アウトソーシングできる業務は以下のとおりです。
- DMの発送
- プレゼン資料の作成
- データ入力
- 集計作業
そのほか営業効率を改善するためのITツールの導入も同様におすすめです。近年では多種多様な営業支援サービスやツールが展開されているので、自社の業務内容との親和性や費用対効果を踏まえて検討するとよいでしょう。
営業の効率化が重要な3つの理由
営業の効率化は、利益拡大以外にも多くのメリットがあります。ここでは営業活動の効率化が重要な3つの理由を解説します。
効率化が重要な理由を理解し、よりスムーズに営業活動の効率化を進めていきましょう。
売上をあげる
営業効率を向上させる目的としてまず挙げられるのが、売上の向上です。営業パーソンが売上をアップさせるには、商談の数と費やす時間を増やさなければなりません。
事務作業など売上に直接つながらない業務の時間を削減し、1日1時間でも確保できれば営業活動に費やせます。商談の数と時間が増えれば、必然的に売上の向上も見込めます。
またインサイドセールスを取り入れれば、客先訪問に費やす移動時間も短縮できるため、1日にこなせる商談数は格段に増えるでしょう。
顧客満足度を向上させる
顧客満足度の向上を目的として、営業効率の改善に努めるケースもあり得ます。
営業効率が向上すれば費やせる時間も増えるので、顧客に対するヒアリングやコミュニケーションを丁寧に行えます。事務作業に時間を取られてばかりでは、顧客との関係性を築くのも困難になりクレームにつながりかねません。
また捻出した時間を営業に用いる資料や見積書の準備に費やせば、品質の高い内容への改善もできるでしょう。
顧客の満足度や信頼度を高めるためには、質の高いコミュニケーションが不可欠です。直接的に営業に関係ない業務を簡略化できれば、時間に余裕が生まれ、顧客との関係性づくりに費やせます。
業務負担を軽減させる
営業パーソンの業務負担を軽減するのも、効率化の目的の一つです。営業パーソンの業務内容は、以下のように多岐にわたります。
- 資料作成
- 商談
- 情報の整理
- 顧客とのコミュニケーション
あまりにも業務の負担が大きければモチベーションの低下を招き、最悪の場合離職につながるケースもあります。
業務効率を改善すれば、体力面や精神面に余裕をもって営業活動に臨めるようになるはずです。また営業パーソン一人ひとりのスキルアップに時間を費やすことも可能です。
営業の効率化につながる3つのツール
営業活動の効率化をさらに加速させるためにおすすめなのが、営業ツールの活用です。営業ツールを取り入れれば、顧客リストの管理や日報の共有もより手軽に行えるようになります。
営業活動を効率化させるために便利な3つのツールを紹介します。
3つの営業ツールの特徴とメリットを以下の表にまとめましたので、ご参照ください。
| ツール名 | 特徴 | メリット |
|---|---|---|
| SFA（営業支援システム） | ・顧客情報の管理 ・営業活動の記録 ・進捗状況の記録 | 共有システムで情報管理ができるので、社内での情報共有が容易になる |
| CRM（顧客関係管理） | ・顧客情報の管理 ・ソーシャルメディア管理 ・キャンペーン管理 ・顧客支援セミナーやイベント管理 ・メール配信 ・アンケート調査 | 大多数の顧客に対して、一括でアプローチができる |
| MA（マーケティングオートメーション） | ・マーケティング施策の分析 ・見込み顧客の収集・管理 ・顧客の育成 | 営業活動の効果測定ができる |
自社内で営業ツールを利用していない場合は、これを機にぜひ導入してみてはいかがでしょうか。
SFA（営業支援システム）
SFAとは「Sales Force Automation」の略称で、営業活動の支援を目的とするシステムのことです。以下の項目を見える化し、情報管理を簡単に行えます。
- 顧客情報の管理
- 営業活動の記録
- 進捗状況の記録
従来はExcelが情報管理に用いるツールとして一般的でした。しかし見やすいようにフォーマットを作成したり手入力したりと手間が多く、管理する情報の数にも限界があります。
一方SFAであれば共有システムを利用して情報管理するので、入力の負担が分散化され、情報の共有も容易です。
SFAを導入すれば顧客管理もスムーズになり、営業プロセスも把握しやすくなります。ただしSFAの種類によって機能や操作感が異なるので、自社に適したSFAを選ぶのが大切です。
CRM（顧客関係管理）
CRMは「Customer Relationship Management」の略称で、顧客情報を管理するシステムです。顧客情報の管理ならSFAでもよいのではと思う方もるでしょう。しかしCRMとSFAでは目的が異なります。
CRMは顧客関係との関係構築に特化したシステムであるのに対し、SFAは営業活動に特化したシステムで、情報管理の項目や使い方に差異があります。
CRMとSFAの違いを表で見比べてみましょう。
| CRM | SFA |
|---|---|
| ・顧客情報の管理 ・ソーシャルメディア管理 ・キャンペーン管理 ・顧客支援セミナーやイベント管理 ・メール配信 ・アンケート調査 | ・顧客情報の管理 ・営業日報の共有 ・行動管理 ・レポート作成 ・スケジュール管理 ・データ分析 |
すでに大量の顧客を抱えており顧客に対して効率的にアプローチしたいのであれば、CRMがおすすめです。一方で営業活動の情報共有をスムーズに進めたい場合は、SFAが役立ちます。
社内で抱えている課題や目的に応じて、使い分けるのが好ましいです。
MA（マーケティングオートメーション）
MAとは「Marketing Automation」の略称であり、顧客の獲得から育成、管理に特化したITツールです。インターネットを用いた営業活動が一般的になった結果、MAを導入する企業の数が増大しました。
MAの主な機能は以下のとおりです。
- マーケティング施策の分析
- 見込み顧客の収集・管理
- 顧客の育成
MAの主な機能の一つに、メールの一斉配信があります。メールを一斉に配信できるだけではなく、送ったメールのクリック率や開封率を計測できます。
メールに対する顧客のリアクションを測定できれば、自社のサービスや商品に興味をもっている顧客を分析できるので、より効率的な営業アプローチが可能です。
MAはマーケティングに欠かせない分析機能を多数備えており、企業の成長になくてはならないツールとして注目を集めています。
なお「営業ツールおすすめ12選一覧！プロセス可視化で営業効率アップ【24年最新】」にて、より具体的に営業ツールを紹介しておりますので、こちらも併せてご覧ください。
営業を効率化する3つのステップ
いざ営業を効率化するとしても、何から手をつけてよいか迷ってしまうことも多いでしょう。手当たり次第に行動するのではなく、手順を検討し計画的に進めていくことが重要です。
具体的には以下の手順で、作業の効率化を図ります。
営業活動を効率化する際のステップを順に解説します。
現状を把握する
まずは業務の全体像を把握し、課題を整理します。営業が抱えている問題を認知しないまま改善策を売っても、十分な効果は得られません。
どの作業に時間や労力がかかっているのかを社員一人ひとりからヒアリングし、課題を明確にします。ヒアリングする人数は多いに越したことはありません。多くの意見を集めれば、社員自身が自覚していない問題点が浮き彫りになるケースもあります。
時間と労力をかけて丁寧にヒアリングを実施し、改善すべきポイントを明確にしましょう。
課題に優先順位をつける
社員に対しヒアリングを行ったら、課題をピックアップして次の4つに分類します。
- すぐに改善すべき課題
- 緊急性の低い課題
- 改善が不要な課題
- 外部に依頼すべき課題
課題が明確になったとしても、すべての問題を一気に解決するのは不可能です。課題の全体を俯瞰し、優先順位をつけたうえで解決に乗り出すのが得策です。
なかには課題として挙がってはいるものの、改善が困難あるいは不要な事案もあるでしょう。場合によっては外部企業に頼らなければ解決できない課題も存在します。
優先順位の高い課題から解決を目指し、外部企業の力を活用しながら早急な営業の効率改善を目指しましょう。
業務を効率的にする方法を検討する
課題解決の優先順位が決まり次第、業務を効率的にするための施策を検討します。同時に責任者と目標期日も決めておきましょう。
業務ごとに責任者を決めておけば責任の所在を明らかにできるので、改善が放置されるといった事態を未然に防げます。
責任者と目標期日が決まったら定期的にミーティングを開催するなど、業務の進捗状況を部署内で共有し、チーム全体で課題の解決に乗り出すのが重要です。
業務を効率的にする具体的な方法は「営業を効率化させる5つの方法」を参考にしてみてください。
まとめ | 営業の効率化は売上を向上させる有効な施策
営業活動の効率化は、売上の改善だけでなく社員の負担も軽減できる施策です。日々の業務を振り返り、部署のメンバーが一丸となって解決に乗り出したいところです。
営業の効率化が図れればコア業務に割けるリソースが増え、次第に会社全体の売上も改善していくでしょう。
営業活動を効率化する際の具体的な方法を再度確認したい方は「営業を効率化させる5つの方法」をご覧ください。
社内リソースが足りず営業に関する課題が解決できない場合は、外注サービスや営業ツールの導入があおすすめです。
「Sales Platform」なら、ツールとマンパワーの両軸による営業活動のサポートが受けられます。システムに内蔵された680万件以上のリストから瞬時にアプローチ先の企業一覧を出力し、ターゲットリストを作り出します。
営業活動の効率化と、リソース不足を同時に解決する手立てとして有効です。
営業の効率化をすすめるときによくある質問
Q.営業の効率化がうまくいかない原因は？
A.さまざまな施策を講じたにもかかわらず、営業の効率化がうまくいかない場合は、社員の意識改革が必要かもしれません。
営業パーソンの一人ひとりが「もっと業務を効率的に行いたい」「営業数を増やして会社の売上を上げたい」といった意識をもっていなければ、十分な効果は得られないでしょう。
まずは社員全員に対して営業の効率化を図る必要性や、実現した際に得られるメリットを丁寧に説明し、理解を得るところから始めてみてください。
Q.営業活動が非効率になる原因は？
A.営業活動が非効率になる原因として、以下の3つが挙げられます。
- 移動時間
- 事務作業
- 業務の属人化
フィールドセールスを主に行っている場合、営業のたびに顧客のもとに訪問しなければならないため、移動時間の発生は避けられません。また提案資料や営業リストを作るための事務作業にも時間を取られがちです。
情報共有がされていないために業務が属人化してしまえば、業務がストップする機会も増えるでしょう。
その点インサイドセールスを導入すれば、移動時間を削減できます。営業ツールを取り入れれば事務作業の簡略化や、情報共有システムによる属人化の防止も図れるのでおすすめです。
Q.手軽に始められる効率化の方法はありますか？
A.社員のパソコン操作を見直してみるのは一案です。
営業とはいえ、少なからず事務処理に費やす時間は発生するでしょう。事務処理は欠かせない業務ではあるものの、売上に直結するわけではないので手早く終わらせられるに越したことはないです。
そこで見直したいのが、パソコン操作のスピードやスキルです。パソコン操作のスピードを改善できれば、事務処理に費やす時間を確実に短縮できます。まずはタイピングのスピードをチェックしてみましょう。そのほか、ショートカットキーも率先して活用していきたいところです。
