【最終更新日：2022年1月3日】
リモートワークの普及により「Web会議」というツールは急激に認知度を上げました。世間の中では、新しくて珍しいワークスタイルだったものが、今や当たり前のツールとして受け入れられています。
会議だけでなく、オンライン商談で使うこともできるWeb会議システムとは、どのようなものなのでしょうか。
実際に利用して導入を検討したいと考えている方へおすすめしたい、無料で使うことができる3選もご紹介します。「有料プランが今なら無料」で使えるツールもあるので、より詳しく試すことができるチャンスです。
Web会議とは
「Web会議」とは、インターネットを通じて映像や音声を送り合うコミュニケーションツールのことです。PCやスマホなどのデバイスとインターネット環境の整った場所があればすぐに利用できます。
ただ顔を見合わせ言葉を交わせるだけでなく、ファイルや資料を共有し編集できる機能も搭載されているので、距離を感じることなく、よりスムーズに会議を進めることができるのです。
実際に利用したい場合はどうしたらよいのか、また導入のメリットなどをご紹介します。
簡単に導入できるweb会議
Web会議を利用するには、まずツールを導入する必要があります。
今回ご紹介するサービスは導入の為にソフトを購入する必要はありません。PCやスマートフォン・タブレットとインターネット環境があれば、Web上からアプリをダウンロードして、すぐに使い始めることができます。あとは必要に応じて、外付けのWebカメラや、ヘッドセットなどを購入しましょう。
無料の範囲内でもある程度の条件で利用できますので、試しに使ってみてから有料版の導入を検討することも可能です。
Web会議導入のメリット
Web会議を導入するとさまざまなメリットがあります。
まず、Web会議を利用すれば会議に為の移動が必要なくなります。社内、もしくは自宅などに居ながらにして会議に参加できるからです。これまで必要だった移動費や、出張を伴う場合の宿泊費も削減することができるのです。
また、出張などの移動の際にかかるのは費用だけではありません。「移動時間」も必要です。この移動時間が削減されると、その時間を他の業務に充てることができるので業務の効率化というメリットも生まれます。
最近ではリモートワークというスタイルも一般化しつつあります。離れていてもWeb会議ツールがあれば、スピーディーな情報共有も可能ですし、コミュニケーションが取れて業務もスムーズに進みます。さまざまな効率化が期待できるのです。
Zoomとは
最近、リモートワークの普及に伴い、急激に知名度が上がった「Zoom」。Web会議での利用だけではなく、巷では「Zoom飲み会」という言葉もよく耳にするようになりました。
Zoomはアメリカの企業が提供するツールです。これまでのWeb会議ツールは、参加人数が多くなると声が途切れたり、画像が乱れたりすることがよくありましたが、Zoomは接続が安定している為、そのようなことがなくスムーズに利用できるのが特徴です。
zoomの概要
Web会議ツールを選ぶときのポイントとして「利用しやすさ」が挙げられると思います。始める時の方法として、これまでによく使われていた方法は「ID」などを予め交換してログインするシステムでした。しかし、Zoomは「URL」を相手にメールやチャットで送り、そのURLを相手がクリックすれば即繋がるというシステムです。
また、「参加者をグループ分け」できる機能もあり、会議中の「動画・音声を録画」することもできます。無料プランであっても100名まで接続できるのもZoomの大きな特徴です。
zoomの料金プラン
Zoomには4つのプランがあります。「ホスト」と呼ばれる主催者は、利用したいサービス内容によってそれぞれのプランを申し込む必要がありますが、参加者は無料で参加できます。無料プランでも使える機能は充実しています。
・基本：月額0円/ホスト
パーソナルミーティングや、お試しでの利用向け
・プロ：月額2,000円/ホスト
小規模チーム向け
・ビジネス：月額2,700円/ホスト
中小企業向け
・企業：月額2,700円/ホスト
大企業向け
zoomの有料プラン・無料プランの違い
無料プランを有料プランにすると利用できる機能などが異なります。
無料プランは1対1のWeb会議ならば時間無制限で利用することができますが、参加者が3人以上になると1回40分までの制限があります。有料プランにすると、時間無制限で利用できようになります。
また、無料プランでも会議中の録画と録音はできますが、有料プランの場合はその録画、録音したデータをクラウド上で保存することが可能になります。
Google Meetとは
「Google Meet」はGoogleアカウントを持っていれば、誰でも参加可能なツールです。Androidのスマートフォンを持っていればGoogleアカウントも作成済みですのでアカウント所持率も高めです。ツール利用の為に、わざわざ登録する必要がないので、導入のハードルを大きく下げることができます。
以前はGoogleハングアウトというツールで、G Suiteユーザーしか主催者になることはできませんでしたが、2020年4月にGoogle Meetとなり機能が刷新されました。
Google Meetの概要
新しいツールを導入する時に、あまり知名度がない企業の場合だとセキュリティ面などに不安が残りますが、「Google」という巨大なグローバルインフラを利用する為、安心して利用することができます。
会議に参加する時には「リンクを共有」するだけなので、誰でも簡単に操作することも可能です。また、Googleカレンダーと連携できるのでカレンダーに入った会議予定をクリックするだけで即参加するができます。
Google Meetの料金プラン
Google Meetには3つのプランがあります。
・無料プラン：月額0ドル
個人ユーザー向け
・G Suite Essentials：月額10ドル/ユーザー
企業ユーザー向け
・G Suite Enterprise Essentials：月額20ドル/ユーザー
大企業ユーザー向け
Google Meetの有料プラン・無料プランの違い
有料プランになると、会議で機能面や、セキュリティ面が更に充実します。
会議の長さは、無料プランで最長1時間可能ですが、有料プランになると最長300時間になります。
会議の参加人数は、無料プランは最高100人、G Suite Essentialsは最高150人、G Suite Enterprise Essentialsは最高250人です。
2020年9月30日まで有料プランが無料で使える！
有料プランのG Suite Essentialsと、G Suite Enterprise Essentialsは、現在無料で利用することが可能です。期間は2020年9月30日までです。
また、無料プランは通常であれば会議の長さは1時間迄ですが、この期間中は24時間迄になります。
有料プランが無料で使えることは滅多にないことなので、是非期間中に充実したプランを試してみてください。
Microsoft Teamsとは
2017年3月にリリースされたMicrosoft社が提供するツールです。WordやExcelなどのMicrosoft製品を活用しながらWeb会議をすることができます。すでにこれらのソフトを導入している企業にはスムーズに導入できる可能性があります。
225の国で利用されているので、国内だけでなく、海外とのやり取りがある企業におすすめのツールです。
Microsoft Teamsの概要
Microsoft TeamsはOffice365に含まれているサービスです。
業務アプリケーションとして企業では大変馴染みが深いWord、Excel、PowerPointが使えます。office製品の操作に慣れていればMicrosoft Teamsにもすぐに使いこなすことができますので社員へのレクチャーも簡単です。
65種類のアプリと連携が可能なのでカスタマイズできます。Web会議に必要な機能は全てそろった状態なので、導入してすぐに充実した機能を使うことが可能です。
Microsoft Teamsの料金プラン
Office365と契約済の場合は無料で利用できます。
Office365を導入していない場合にはプランを利用することになります。
・Microsoft Teams (無料)：月額0円
・Microsoft 365 Business Basic：月額540円/ユーザー
・Microsoft 365 Business Standard：月額1,360円/ユーザー
・Office 365 E3：月額2,170円/ユーザー
このプランは年間契約となります。
Microsoft Teamsの有料プラン・無料プランの違い
無料プランには電話やWebでのサポートはついていません。また、会議の録画・録音や会議のスケジュール設定なども有料プランのみとなります。
無料プランでもさまざまな機能を利用することが可能ですが、有料プランはセキュリティ面が更に充実されるので、ビジネス使用であれば、有料版をおすすめします。
まとめ
Web会議で使用するツールには、それぞれの特徴があるので、自社のスタイルに合ったものを探してみましょう。多くのツールが「無料お試し」のプランを用意しているので、これらを利用してみることが、一番わかりやすい方法ではないでしょうか。
これから更にリモートという働き方は進化し「Web会議」が当たり前の時代がやってくるのかもしれません。いち早く「業務効率化」を実感してみませんか？
