ITと在宅ワーカーの力を結集し、オフィスの「お困りごと」をトータルにサポートする新事業を展開

株式会社トップは現会長の新庄昇氏が1979年に、印章専門店として滋賀県草津市に設立した有限会社至誠一貫堂を前身とする企業だ。オフィスのOA化に伴い、事務機、事務用品の販売へとシフトし、現在はオフィス環境のコーディネートも手掛けている。従業員は１人、在宅ワーカーは18人と契約中。今回は代表取締役の上野忠夫氏に、在宅ワーカー導入のきっかけや成果について話を聞いた。

時代の流れとともにお客様のニーズに応えてサービスを提供

まずは上野氏から、株式会社トップの事業内容を教えてもらう。

「印章からスタートして46年、時代の流れとともにお客様にご提供する商品やサービスを変化させてきました。現在は、大きく２つの事業の柱があります。複合機やパソコンなど事務機器・事務用品の販売事業と、事務用品の通販『アスクル』の正規販売代理店事業です。

さらには、長年のパソコン・システム販売の経験を活かし、ITの力で経営課題を解決するため『あすのしごとLab.』という名称でIT伴走支援もスタートしました。私はプログラマーの経験があり、ITコーディネーターの資格も持っています。IT知識と経営知識の両方を持ち合わせているので、自らお客様の課題をヒアリングして最適提案をさせていただいています」（上野氏）

在宅ワーカーの導入に至ったきっかけは何だったのだろうか。

「アイドマさんからの営業電話を受けて、一度試しにやってみようかという話になりました。最初は営業周りで使用するチラシのデザイナーを募集、その次にエンジニアを募集しました。

なぜエンジニアを募集したかと申しますと、RICOHの複合機と併せて販売しているソフトウェアのなかに、RICOH版のkintoneがあり、そのカスタマイズもサポートしようと考えて、以前社員を雇用したことがありました。でも毎日仕事があるわけではなく、稼働が空いている時間には別の仕事をお願いしていたところ、雇われた側も不満が募っていたようでお互いにとってミスマッチとなりました。

ならば、在宅ワーカーにお願いしようと思い、契約しました」（上野氏）

在宅ワーカーの募集から導入にあたってはどのように対応したのだろう。

「『ママワークス』の支援スタッフのサポートを得ながら私が面接をしました。話をしていて共感でき、『この人なら……』と思える方に出会えたので、安心して業務を任せることができています」（上野氏）

アイデアを在宅ワーカーで試すことで時代の波に乗る

同社では現在18人もの在宅ワーカーと契約されており、必要に応じて依頼しているという。どのような業務を依頼しているのだろうか。

「実働中の在宅ワーカーはデザイナー1人、エンジニア3人、ITヘルプデスク4人、グラフィックレコーダー2人、お客様への手紙を書く方1人です。kintoneのカスタマイズが必要な際にはエンジニアに依頼し、ITに関する問い合わせがあった際にはヘルプデスクの方に対応してもらっています。

グラフィックレコーディングとは会議の内容をイラストとして議事録代わりに残していくものです。私がFacebookに掲載されているのを見て興味が湧き募集してみたところ、プロのレコーダーと契約できました。オンライン会議ですとホワイトボードに図表を書いて説明できないので、議事録として図表やイラストで描いて互いに共有することで認識齟齬を減らせますし、後日イラストを渡すことで付加価値にもなります。客先での対面会議のときはボイスレコーダーのデータを送って書いてもらっています」（上野氏）

在宅ワーカーとはどのような体制でやり取りをしているのだろうか。

「チャットを使った文字ベースのやり取りや、オンラインのミーティングもしています。ChatBOTのような仕組みをつくり、ITサポートに迅速に対応できるようにも発展させています」（上野氏）

困ったことや大変だったことについて聞いてみると、苦労した点を率直に教えてくれつつ、驚きの解決法を教えてくれた

「仕事をどう割り振るか、進捗をどう管理するか、その２点は軌道に乗るまで苦労しました。エンジニア３人を軸に動いてもらっていますが、それぞれのワーカーの人柄やスキル、稼働可能な時間などを考慮しながら、どの人にどこまでお願いできるのかを采配するのが難しかったです。

取りまとめを行うプロジェクトマネジメントの方も探そうと思ったのですが、ちょうど私がITコーディネーターの研修でChatGPT活用を学んだこともあり、今ではAIに仕事の割り振りを考えてもらえるようになりました。得意なことやスキル、経験についての情報、稼働状況や本人の希望を聞いたアンケート結果などをインプットすると、それぞれの方に依頼する内容や時間配分などを提案してくれています」（上野氏）

“できる人材”を必要な分だけ。無理なく、確実に前進

「ママワークスサイト」の導入効果や良かったことには、「ワーカーとのWin-Winの関係」と「新規事業のスムーズな立ち上げ」を挙げる。

「私たちとしては仕事があるときだけお願いでき、その時間だけ報酬が発生する、それでいて即戦力となる経験豊富な方にお手伝いしてもらえるメリットがあり、ワーカーも経験やスキルを活かして必要な時間だけ仕事ができる。これはまさにWin-Winの関係だと思います。

kintoneのカスタマイズができるようになると依頼案件が増えて、この地域では他にやっていない事業だったので金額も自分たちで設定でき、月額費用をもらって現場のITをトータルサポートしていくIT伴走支援のサービスをスタートさせることができました。問い合わせが増えてきたのでヘルプデスクの方の募集も始めて体制が整い、『ママワークス』の活用をきっかけに新しい事業の展開ができたことは大きな導入効果です」（上野氏）

最後に上野氏から、在宅ワーカーの導入を検討している企業へメッセージをもらった。

「採用コストが上がり、人材不足で採用そのものも難しくなってきている時代です。業務内容や職種によって当てはまるかどうかはわからないですが、常に発生するわけではない仕事のための従業員を雇うことで起こる、双方にとっての不利益な状態は確実に減らせると思います」（上野氏）