事務業務を在宅ワーカーに切り出し、半年でコア業務に専念できる環境へと大きく変化。コスト削減とリスク分散も実現。

株式会社エルニコは2016年、東京都に設立された建築とエネルギーにおけるコンサルティングを行う企業だ。社名「エルニコ」の由来は、沢山の笑顔（ニコッ）を得る（エル）ことを目標とした企業ミッションに基づいている。従業員は代表１人で、在宅ワーカー４人と契約中。今回は代表取締役の菅原真一氏に、在宅ワーカー導入のきっかけや成果について話を聞いた。

事務処理が増えて1人ではどうにも回らない状況を打開したかった

最初に菅原氏から、株式会社エルニコの事業内容を教えてもらう。

「再生可能エネルギーの活用や認定に関するエネルギーコンサルティング、中立的な立場で設計や発注方法の検討、マネジメントを行うコンストラクション・マネジメントを軸に事業展開をしています。特に昨年からは、再生可能エネルギーに関する法律が改正され、その対応に追われる事業者の皆様への支援を行っています」（菅原氏）

在宅ワーカーの導入に至ったきっかけは何だったのだろうか。

「ママワークスさんからの営業電話を受けたのがきっかけで導入を検討し始めました。昨年の２月頃から新しい業務がスタートし、忙しい状況が続くなかで、事務処理なども含めてすべてを1人で対応していた時期で。物件数も多くて対応に時間がかかることに、ちょうど困っていたタイミングでした。

初めての業務に合わせて、フォーマット化やフローを決めていたときで、自分でやることは簡単だが、これらを仕組化してシステマティックに仕事を回していくことができるのではないかと頭のなかで思っていたので、導入を決めました。契約して半年ぐらいです」（菅原氏）

在宅ワーカーの募集から導入にあたってはどのように対応したのかを聞くと、募集から面談まで菅原氏がすべて1人で行ったという。

「最初の方を決めるまでにはそれなりの人数の応募者と面接を行い、慎重に検討を重ねました。というのも、その方には今後の事業運営の中核になってもらいたいと思っていたので、時間をかけて選ぶ必要がありました。選考においては、これまでの経験として、日々、さまざまなクライアントからの依頼で書類作成を行う業務をされており、全体の業務の流れが当社の業務と似通っている経歴だったこと、コミュニケーション力や人柄も含めて好感が持て、安心して業務を任せられそうと思ったことの2点が決め手でした」（菅原氏）

依頼の仕方から業務を軌道に乗せるまで全面サポート

同社では現在4人の在宅ワーカーが活躍している。どのような業務を依頼しているのだろうか。

「最初に契約した方にバックオフィス業務や全体管理をお任せしています。他３人の方に、文字起こしや資料作成、事務業務などをスポットでお願いしています。フォーマットはある程度整っているので、案件が発生したらフローに則り、それに合わせて資料をつくってもらいます。スキル的にはWord、Excelが人並みにできればできるレベルですが、30案件とか複数案件が同時に進み、それぞれの進み具合も違うので、タイムマネジメント、進捗管理が一番大変なところです。非常に優秀な方と出会えて、全体をうまく回してくれているので、本当に感謝しかないです」（菅原氏）

在宅ワーカーとのやり取りの体制についても聞いた。

「必要に応じて週１のオンラインミーティングを実施しつつ、日常的にはチャットと電話でやり取りしています」（菅原氏）

困ったことや大変だったことがなかったかを聞くと、外部委託を始めることに対する戸惑いを教えてくれた。

「在宅ワーカーの方とお仕事するのが初めてだったので、どういう依頼を出してどんな仕事をしてもらったらよいかがわからなかったことですね。しばらく何も仕事を依頼できなくて、せっかく契約したのに時間を持て余していたと思うので心苦しかったです。

『ママワークス』のCSのサポートを追加し、１人アサインしてもらってから徐々に軌道にのっていきました。在宅ワーカーの方と密に連絡を取ってもらいながら、マニュアルづくりやミスを減らすための仕組みづくり、効率化などをやってもらっているので、非常に助かっています」（菅原氏）

避けてきた外部委託。思い切って始めたら世界観が一変

ママワークスサイトの導入効果や良かったことには「コア業務へ集中できるようになったこと」を挙げる。

「話を聞いたとき、忙しくてどうしようもないという状況で、それを打開できればと思い契約したので、スタートの段階からその課題解決のためにサポートをしてもらえました。私の時間を確保するための策を練ってもらい、アドバイスを受けながら即募集を開始したのですが、契約して半年で、私がやっている仕事の内容、やり方が全然変わってきました。効果は大きく、事務仕事に忙殺される時間が格段に減り、社長としてのコア業務に集中できるようになりました」（菅原氏）

最後に菅原氏から、在宅ワーカーの導入を検討している企業へメッセージをもらった。

「私自身は、面と向かってコミュニケーションを取り仕事をお願いするほうが安心できるタイプでした。業界的にも建設やエネルギー分野は、DX化が遅れている印象があり、在宅ワーカーへ仕事を切り分けるイメージが持ちにくく、これまで避けて通ってきました。特に、仕事のオンライン化や振り分けに関するる采配が難しいのではないかと想像していました。ですが、思い切って契約したら、ただサービスを利用するという関わり方ではなく、オンラインツールの使い方、仕事の切り分け方、進め方も含めて在宅ワーカーを導入するために必要なことをママワークスさんが手取り足取りサポートしてくれました。

ほとんどの経営者は人件費などのコストに対する意識をお持ちだと思いますが、導入することで圧倒的にコスト削減ができましたし、業務委託となることで固定費のリスク分散が図れ、企業のリスク管理も実現できているため、非常に高いメリットが得られます。気軽に試してみると世界観が変わると思います」（菅原氏）