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2019年4月より、働き方改革関連法が整備され、日本企業は多様な働き方を実現する仕組みづくりに取り組んでいます。在宅ワークやリモートワークを認める企業も増えてきたところに、コロナ禍にみまわれ、働き方の急激な変化を実感している方も多いのではないでしょうか。
災害に対するリスク回避や働き手不足の解消に有効な在宅ワークが増えると同時に、「オンライン会議」の必要性と重要性も高まっています。オンライン会議サービスが増え、選択の多さに頭を悩ませている方へ、オンライン会議のメリットと導入の際のポイントを紹介します。
オンライン会議システムとは、遠隔地にいる人の映像と音声をリアルタイムで中継し、相互にコミュニケーションがとれるように開発されたものです。利用者からみた使い方に違いはなくても、通信手段や使用する機材によって種類が分かれます。
システムがどこに格納されているかの違いによって区分される「クラウド型／オンプレミス型」と使用機材によって区分される「オンライン会議／テレビ会議（ビデオ会議）」について、詳しく解説します。
オンライン会議システムは、ネットワーク上でどの場所に存在するシステムを利用するかの違いで「クラウド型」「オンプレミス型」と呼び分けます。
クラウド型は、提供会社のサーバーや提供会社が管理する仮想空間にオンライン会議のシステムが用意されています。利用者はそこにアクセスすることで、サービスを使用できるのです。よく利用されるクラウド型にはZoomやSkype、V-CUBEミーティングなどがあります。
オンプレミス型は、利用者が所持するサーバーにシステムを構築するタイプのものです。サーバーの設置に時間がかかったり、管理に手間がかかったりとデメリットはありますが、カスタマイズ化が無限であり、セキュリティ対策も万全にできるというメリットがあります。
著名なオンプレミス型にはFreshVoice、MeetingPlaza、LiveOnなどがあります。
遠隔地を映像でつなぐ仕組みには、インターネット回線を利用した「オンライン会議」と専用回線を利用した「テレビ会議（ビデオ会議）」とがあります。
オンライン会議はWeb会議とも呼ばれ、パソコンやスマートフォン、タブレットなどにアプリケーションをインストールしたり、Webを経由してシステムにログインしたりして、距離の離れた場所にいる2者や複数の参加者をつなぎます。
テレビ会議は、会議室などに設置された専用機材を使用するため、離れた場所にある会議室と会議室をつなぐイメージといっていいでしょう。比較的安定した通信が可能で、グループ対グループなど、大勢の参加者での利用に適しています。
| Web会議 | テレビ会議 | |
| 通信環境 | インターネット回線 | 専用回線、専用機器 |
| 使用場所 | ネットがつながればどこでも可 | 機材を設置した場所のみ（専用会議室など） |
| コスト | 安価・無料あり | 初期費用が必要 |
| 通信容量 | ネットワーク環境に影響を受ける | 専用回線なので安定 |
| 付帯機能 | 画面共有・チャットなど | 映像・音声のみ |
オンライン会議がビジネスに欠かせないコミュニケーションツールとなっていったのにはどのような理由があるのでしょうか。ひとつには、スマートフォンが普及し、無料通話アプリやビデオ通話に使い慣れた人が増えたことでビジネス利用が後押しされた背景があります。
また、情報通信網が整備され、ネットワークが日本のすみずみにいきわたったこと、通信料の低額化なども利用しやすくなった要因でしょう。動画や音声を相互に伝えるには膨大なデータ容量が必要で、通信網と情報量のミスマッチがおきると、映像が止まったり音が途切れたりと不具合が生じます。光回線や高速CATVといったブロードバンドの利用で、こういったトラブルも発生しにくくなりました。
オンライン会議の利用が、DX（デジタルトランスフォーメーション）や働き方改革、離職の防止など、企業が抱えるさまざまな課題に良い効果を与えることも期待されています。
内部リンク：オンラインミーティング
働き方改革には「労働時間の是正」「格差解消」「多様な働き方の実現」という3つの柱があり、テレワークやオンライン会議システムの活用はこれらの推進に良い効果をもたらすでしょう。
従来であれば、地方から都市部への出張が必要だった全社ミーティングや本社から地方への視察なども、オンライン会議システムを利用すれば、移動時間やコストをかけずに実施することができます。出張業務の効率化により、不要な残業時間は解消されるでしょう。また、オンライン会議システムには録画や議事録の自動化などの機能があり、ＤＸの推進もかないます。
さらに、オンライン会議は、誰でも画面越しに参加するので、正社員や派遣社員、在宅ワーカーなどの垣根なく、意見が言いやすいというメリットもあります。
ビジネス機能を単一都市に集中させるのは、利便性が高い反面、地震や台風といった局所的な災害に弱いという面があります。災害の甚大化が顕著な昨今は、ひとつのオフィスが災害にあっただけで、ビジネスがストップするような仕組みは、リスクが高いと言わざるを得ないでしょう。
その点、遠隔地同士でコミュニケーションがとれるオンライン会議を導入しておけば、災害時にも安全確認や本社機能の移転などがスムーズに行えます。
また、社員の個人的事情により会社のある都市部を離れる場合にも、テレワークやオンライン会議システムがあれば、退社せずに仕事を続けることができ、スキルのある人材を損失せずにすむでしょう。子育てや介護、地方への移住生活など、ライフワークバランスに寄り添った多様な働き方の提示は、企業の魅力度アップにもつながります。
「オンライン会議システムは便利」とひとことで言い表されますが、具体的にはどのような効果があるのでしょうか。オンライン会議システムは、ネット環境とPCやタブレット、スマートフォンなどのデバイスさえあれば「どこからでも会議に参加できる」という最大のメリットの他にもたくさんの利点があります。
「働き方を変える」とまで言われるオンライン会議システムのメリットについて、コスト削減や業務効率化、ビジネススピードへの影響などを解説します。
全国の支社や販売網などを持つ企業が全体会議を行う場合、大きな会場を押さえ、参加者の交通チケットを手配し、宿泊費を負担するなど、費用と手間がかかっていました。海外支社まで含めると膨大なコストになるでしょう。
クラウド型のオンライン会議システムなら、利用料が無料のものもあり、「会議の開催費用」を実質ゼロとすることができます
オンプレミス型は初期費用が必要となりますが、通信の安定性やセキュリティ対策、参加人数の制限撤廃、自社ルールでのカスタマイズ化など、費用に見合った効果を感じられるでしょう。自社内に構築したものを長く使い続けることで、有料版クラウド型を使い続けるよりも費用を抑えられる可能性もあります。
クラウド型のオンライン会議システムは既に用意されているシステムを利用するため、導入までの時間をかけずに、計画後すぐに会議を実施できるのが魅力です。オンプレミス型も構築までの時間はかかりますが、運用後はいつでも社内の人間とつながることができます。
遠隔地の社員同士が対面で会おうとすると、交通手段を押さえるのに時間がかかったり、終業後も交流したいからと繁忙期を避けて日延べしたり、往復の移動時間がかかったりと、「すぐ会いましょう」とはいかないものです。
オンライン会議システムなら、緊急時でも即対応でき、定期会議の間隔も短いスパンで設定できます。電話をかけるように会議を開き、企業としての意思決定を迅速にできるスピード感は、ビジネススピードが加速している今、必須のものと言えるでしょう。
今現在提供されているオンライン会議ツールには、コロナ禍での「オンライン飲み」などで社会的に認知度の高いものから、特定業務に特化したニッチなものまで多種多様なものがあります。
「会社用には何を選んだらいいのか」「無料だとうれしいがこの機能だけはこだわりたい」「インターネットは苦手なのでやり方が簡単なものがいい」といった方へ、ツール選びのポイントを3つ紹介します。
会議や研修、面接活動などで、相手の話していることが途切れてしまうと「全社的に決まったことなのに聞こえなかった」「ログインし直している間に研修が終わってしまった」「接続トラブルに気をとられて、面接相手の話に集中できなかった」といった事態におちいってしまいます。
オンラインのコミュニケーションツールをビジネス利用する場合には、提供会社のシステムの信頼性が高く、接続性や操作性に優れているものを選ぶようにしましょう。
しかし、あまりに有名なツールだと利用者が多く、サーバーダウンやボトルネック現象など、システムトラブルのリスクも高まります。「みんなが使っているから」といったあいまいな理由で選ぶのではなく、Microsoft TeamsやGoogle Meetなどのようにオフィスで利用しているソフトウェアとの親和性が高いものを選ぶのもおすすめです。
打ち合わせや会議の内容によっては、「機密保持契約」や「インサイダー取引規制」、「個人情報保護」などの法令順守のために、セキュリティ対策を強固にしておく必要があるケースも考えられます。
オンライン会議システムの仮想会議室への入室条件が、数字の文字列を入力するのみなど簡便なツールでは、いたずら目的でランダムに入力した人が紛れ込めてしまうリスクもあります。
ビジネス目的で利用するオンライン会議システムのセキュリティ対策については、「暗号化の形式」「IPアドレス制限機能」「トラブル時の相談窓口の有無」など、必要な項目を十分にチェックしておきましょう。
オンライン会議の利用で、今までかかっていた交通費や出張費が不要になるからといって、費用対効果を測定せずに飛びつくのは早計でしょう。システム利用には、専任の人員を配したり、PCなどのデバイスを最新のものに買い替えたりと、人件費や設備投資が必要となる場合があります。
また、セキュリティが脆弱なツールを無自覚に使用し、情報漏えいなどの問題を引き起こしては、企業の信用が傷ついてしまいます。オンラインツールの使用で期待できる経費削減効果と、必要な機能を備えたツールのランニングコストとのバランスをしっかりチェックしながらツール選定を進めましょう。
オンライン会議は、遠隔地をつなぐシステムであり、基本的な機能はどのツールにも備わっています。しかし、付随する機能にはさまざまな違いがあり、場合によっては目的に合わせてツールを使い分ける必要があるかもしれません。
オンライン会議ツールには、
・ 会議や打ち合わせにマッチしたもの
・ オンラインイベント／ウェビナーなどホスト対多人数向けのもの
・ オンライン商談やオンライン面接などに向いているもの などがあります。
利用シーンとともに、想定する利用人数や求めるセキュリティレベルなども整理して、過不足のないツールを選びましょう。
「複数の拠点をつなぎ、多人数で会議をしたい」「経営陣や株主への機密性の高い会議をオンラインで」といった場合には、安定した通信と高度なセキュリティが期待できる有料のシステムを利用することをおすすめします。大規模な会議が定例化しているのなら、情報漏えいのリスクを最小化するためにもオンプレミス型も検討しましょう。
ホスト1人対10人程度の打ち合わせや支部会議、取引先との定期連絡などでは、無料ツールでも十分対応可能でしょう。ビジネス利用の多いZoomやSkypeなら、相手側にも理解を得やすくスムーズです。
しかし、ツールの無料版では、アカウント数や利用人数、機能や利用時間に制限がある場合も。また、バージョンアップや機能制限の見直しなども頻繁に行われるため、常に最新の情報をキャッチするよう注意しましょう。
面接や個別の商談は、「特定業務」と呼ばれ、それぞれ専用のツールがあります。「無料のツールで十分」との考え方もありますが、例えば採用業務なら応募者の氏名・経歴を参照しながら話せたり、面接官だけの連絡ツールとして利用できたりと業務に特化した機能が充実しています。商談も、オンライン商談ツールなら、顧客管理システムと連携して商談の履歴を参照できたり、電子契約までノンストップで完結できたりします。
レンタルスペースやホテル会場、ホールなどで行われてきたセミナーや研修、説明会などのイベントには、ウェビナー（Web+セミナー）ツールが便利でしょう。メディア再生機能で資料を上映したのちに、講師やパネリストがトークをし、参加者はチャットで質問を投げる、といったリアルに近い形式でオンラインイベントを開催できます。
内部リンク：オンライン商談
オンライン会議ツールは今まさに急速に市場が広がっている分野です。見聞きしたことのあるメジャーなツール以外にも、接続性や操作性、セキュリティ対策に優れたツールが数多く存在します。
オンライン会議ツールの利用目的と必要な機能をリスト化していけば、おのずと自社にマッチするツールを選ぶことができるでしょう。ビジネス利用なら、最新のサービスをチェックしつつ、信頼性の高いツールを選ぶことをおすすめします。
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