オンライン会議を円滑に進めるやり方|開催時の注意点も知っておこう

オンライン会議を円滑に進めるやり方|開催時の注意点も知っておこう

非対面・非接触でできるオンライン会議を導入する企業は多い

新型コロナウイルスの流行以降、都市部での人の集中を避けるために、リモートワークが推奨されています。同時に非対面・非接触で会議を実施できるツールも身近になり、取引先や顧客から「Web会議でいいですよ」と提案されることも増えたのではないでしょうか。

オンライン会議には、コロナ対策以外にも多くのメリットがあります。いざオンライン会議の実施を計画した際にとまどわないよう、あらためて基本情報を知っておきましょう。

そもそもオンライン会議(Web会議)とは?

遠隔地の複数人が参加して話し合いを実施する方法には、「オンライン会議」「Web会議」「テレビ会議」「ビデオ会議」「リモート会議」などの呼び名があります。それぞれの違いを知って、シーンに合わせて使い分けられるようにしておきましょう。

リモート会議

英語のRemoteには「距離が遠い」という意味があり、リモート会議は使用するツールを問わず遠隔地にいる人同士が会議をおこなうことを指します。そのためビジネスチャット会議や、電話会談などもリモート会議に含まれます。

オンライン会議/Web会議

どちらもインターネット回線を利用して遠隔地の人同士をつなぎ、会議を開催することを意味しており、違いはないものと考えてよいでしょう。会議システムには、サーバー型・クラウド型・ブラウザ型などがあり、提供ベンダーによりオンライン会議またはWeb会議と呼称されています。

テレビ会議/ビデオ会議

複数人体複数人の会議に向いており、テレビ会議・ビデオ会議用の専用機材を設置した会議室同士をつなぐイメージです。専用回線を使ってデータ処理するので、安定した映像と音声で会議を実施できます。

オンライン会議を円滑に進める方法・やり方

オンライン会議を円滑に進める方法・やり方

ビジネスでもプライベートでも使用できるWeb会議システムが浸透し、誰でも手軽にリモート会議が実施できるようになりました。しかし適切なやり方を知らずに見切り発車してしまうと、思わぬトラブルを招く要因にもなります。

オンライン会議をするときには「必要機材の準備」「使用ツールの選定」「会議資料の準備」「日程調整」と、4つのステップを踏むとスムーズに実施できるでしょう。

機材を用意して設置場所を決める

オフィスや自宅のPCからオンライン会議に参加する場合には、インターネット環境の他にも、カメラ・マイク・スピーカーそれぞれがオンライン会議の実施に適しているかチェックしておく必要があります。

動画と音声の同時受送信にはデータの迅速な処理が必要であり、インターネット回線やパソコンのスペックがそれに耐えられない状態では、動画が止まったり音声が途切れたりするリスクがあります。

また取引先との会議や、顧客との商談を実施するなら、PC内蔵のカメラ・マイクではなく、より高機能な周辺デバイスを用意して、カメラ映りや音の聞こえにも配慮したいところ。社内から複数台のパソコンで接続する際には、相互干渉やハウリングにも注意しましょう。

機材がそろったところで、実際の使用状況を想定してリハーサルしておくことをおすすめします。機材の動作確認に加え、カメラが写している範囲も確認し、機密情報や部外者の写り込みにも注意を払っておきましょう。

オンライン会議で使うツールを選ぶ

自粛生活・おうち時間を充実させるため、LINE(ライン)やZoom(ズーム)を活用した人も多いのではないでしょうか。他にも誰でも使いやすく広く普及しているものには、Microsoft Teams(マイクロソフトチームス)、Skype(スカイプ)、facebookのMessenger Rooms(メッセンジャールームズ)などがあります。

いくつかの方法を知っておくと、相手側から利用ツールを指定されたときにも、すぐに対応でき好印象を得られるでしょう。実際に使用して、操作性を確認しておきましょう。

また、プライベートで使い慣れたものを選ぶのもひとつの方法ですが、ビジネス利用するなら、それぞれの特徴を知って目的にあったものを選ぶことをおすすめします。比較する条件として、以下の項目をチェックしておきましょう。

・利用料金
・アカウント登録の必要性
・ミーティングの対応人数
・他ツールとの連携可否
・セキュリティレベル
・参加側の操作方法 など

共有する資料を用意する

オンライン会議システムの利点は、会議資料を共有しながら話し合いできることです。利用ツールによって表示画面が異なるので、縦横の比率や解像度・拡大率などを確認し、より見やすい形に整えておきましょう。

また、会議が始まってからデスクトップ内の資料を探すような手順でいると、相手を待たせることになり、他の資料を選択したりデスクトップ内の状況が相手に見えてしまったりというトラブルも誘発されます。

必要書類はクラウド上に専用スペースを用意して保管し、アドレスを伝えるだけで開けるようにしておくとよいでしょう。資料へのアクセス権限や閲覧権限を設定しておくと、セキュリティ対策にもなり安心です。

会議の日程を調整する

オンライン会議は開催の準備が簡単で、すぐ実施できることが利点のひとつです。しかし日程間近に通達するようでは参加者の都合がつかず、かえってリスケジュールの手間が生じることになります。特に、大人数が参加する会議では、前もって予定を調整できるよう、早めの準備が大切です。

一方的に予定を伝えるのではなく、スケジュール調整システムなどを利用して、より参加者の多い日に設定する方法もあります。また、定例的な会議では「奇数月の第2水曜日10時から」といった取り決めをしておいてもよいでしょう。

オンライン会議を導入するメリット

オンライン会議を導入するメリット

コロナ禍による必要性から普及し始めたオンライン会議ですが、体験した人からは「今まで会議にかけていた時間と手間は何だったのだろう」と感想が上がるほどに便利なものだと認知されてきています。今後もオンライン会議の利用シーンは広がり続けることでしょう。

従来の会議をオンライン会議に変更することで生まれるメリットを知り、仮に否定的な立場をとる人がいたとしても、説明できるようになっておきましょう。

場所を選ばず会議を開催できる

オンライン会議のメリットとして、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできるので、場所を準備する必要がない点が挙げられます。

オンライン会議であれば、「開催日に打ち合わせが重なり会議室が足りない」「そもそもこの人数を収容できる会議室がない」「レンタル会議室を手配したいけれど、人数に変動があった場合の変更・キャンセル料が心配」「目上の人たちにご足労願うのが申し訳ない」といった悩みは不要のものとなります。

コストを抑えて会議できる

従来は「会議に参加する」ということは、移動の必要が生じることでした。社内の会議室への移動、他県の支社への移動、海外事業所からの訪日など、その規模はさまざまですが、時間と交通費・宿泊費・出張費などがかかることは共通しています。オンライン会議であれば、参加者各人がいつもの場所にいながら会議に参加できるので、時間とコストの削減が実現します。

また会議室のレンタル代や会議資料の印刷代、おもてなしのお茶代、受付設置による人員コストなどもありましたが、これらもすべて不要です。主催者が一方的に負担することの多かった部分でのコスト削減もかなうため、より頻繁に必要な会議が開催できるというメリットもあります。

スピード感を持って話し合える

オンライン会議は、参加者の都合が合えばすぐに実施できる便利なシステムです。参加するための移動が不要なので、会議前後の予定に縛られることも少なく、移動にともなう切符の手配や宿泊先の手配なども必要ないため、スケジュール調整もしやすくなります。

意思決定権を持つ人ほど、「忙しくてつかまらない・時間をとってもらえない」という悩みがありますが、オンライン会議ならスピーディな実施が可能になります。ビジネススピードが加速する現代社会においては、もはや必要不可欠なシステムといえるのではないでしょうか。

オンライン会議をおこなう際の注意点

オンライン会議をおこなう際の注意点

大変便利なオンライン会議ですが、実施にあたって注意しておきたい点もいくつかあります。中でも事前の確認が大切なノイズと、一度起きれば取り返しのつかない事態にもなり得る情報漏洩について解説します。

どちらも、「ありえるかも」という想像力を発揮して備えておけば、リスクを最小限に抑えられるでしょう。自身のデバイス環境や使用ツールについて、しっかりチェックしておくことが大切です。

ノイズが入らないよう工夫する

オンライン会議では、発言するとき以外はマイクを切っておくことをおすすめします。ミュート機能やパネリスト管理などを活用しましょう。

パソコン内蔵のマイクやヘッドセットの性能によっては、周囲の雑音や衣類の擦れる音などを拾ってしまうことがあります。また無音状態のはずなのに、ザーザーと不快な音が発生してしまうことも。自分が使用する機材で相手側にどのくらいの音量が届くのかなど、シミュレーションしておくと安心です。

相づちや合いの手がないと、会議の温度がわかりにくいという意見もあるかもしれません。対策としては「賛成挙手」や「いいねボタン機能」のあるツールを選ぶとよいでしょう。

情報漏洩のリスクに備えておく

オンライン会議システムを選ぶ時点で、利用するツールが暗号化されているかなど、セキュリティが安心できるものかどうかを確認しておきましょう。また利用者本人が、セキュリティを高める行動をとることも大切です。

以下の点に注意して、オンライン会議のセキュリティ強度を上げておきましょう。

・アカウントのパスワードを推測されにくいものに設定し、定期的に変更する
・参加者認証システムを活用し、部外者がオンライン会議に紛れ込むことを防ぐ
・オンライン会議に使用するルームアドレスやパスワードの管理に留意する
・クラウド上に保管した会議資料などは、一定時間経過後に削除する

オンライン会議をうまく活用して成果につなげよう

いつでも気軽に開催できるオンライン会議ですが、スムーズに実施するためには事前準備が大切です。「必要機材の準備」「使用ツールの選定」「会議資料の準備」「日程調整」とステップを踏んで、安心して参加できる仕組みづくりをしておきましょう。

オンライン会議は時間やコストの削減が見込めるので、時間を有効活用できるようになります。不必要な支出を抑えることにより、利益率アップも期待できるでしょう。

また、オンライン会議の記録映像や議事録の自動生成などで、オンライン会議に参加できなかった人へ情報共有がしやすくなるという利点もあります。今実施している会議のいくつかをオンラインに移行するだけでも、多くの成果が得られるでしょう。

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