経理の仕事は現金預金の管理、伝票作成やデータ入力など多岐にわたります。企業にとってなくてはならない存在です。しかし「募集しても良い人材が見つからない」「人材を雇う余裕がない」などの悩みを抱えている経営者の方も多いのではないでしょうか。
そこでおすすめなのが、経理業務を外注化（アウトソーシング）することです。ITツールが発達し、経理業務も外注化が可能になりました。今回は経理業務を外注するメリットとデメリットについて解説します。
経理代行サービスの選び方についても解説しているので、経理担当者不足に悩んでいる経営者の方は、ぜひ最後までご覧ください。
ITツールの普及に伴い、さまざまな代行サービスが誕生しました。経理代行サービスもその一つです。経理業務の外注には、さまざまなメリットがあります。主なメリットは次の通りです。
経理担当者不足に困る企業の救世主といえるでしょう。具体的に解説します。
サービスを使う大きなメリットの一つは、運営コストを下げられることです。正社員を一人雇うためにかかる費用は中途の場合、年間350万～500万円ほどかかります。パートを雇う場合でも年間100万円以上は必要でしょう。従業員の人数を増やせば増やすほど、多額のコストがかかります。
しかし経理代行サービスは、それらの費用を大きく抑えられます。内容にもよりますが、単純作業であれば月数万円程度から可能です。年間にしても数十万円で済むでしょう。経理業務は繁忙期とそうでない時期があります。社員を雇えば繁忙期は良いですが、暇な時期は人員を余らせがちです。しかし外注すれば、必要な時期に必要なサービス分だけのコストで済みます。つまり大幅なコストの削減が可能です。
経理はどの企業にもなくてはならない業務ですが、対応できる優秀な人材がすぐ見つかるとは限りません。少子化の影響を受け、経理分野の人材不足が多くの企業の課題となっています。
やっと雇用できたけど、いざ任せてみたら経理に関する知識が乏しかったということもあるかもしれません。その場合は、教育もしなければならないでしょう。雇用にも時間やコストがかかります。
しかし外注化してしまえば、人材確保を考える必要はありません。雇用にかける時間や手間も削減できるでしょう。もし急な欠員が出た場合でも、迅速に人材を確保できます。必要な時にすぐ人材確保できるのは、外注を利用する大きなメリットでしょう。
経理は必要不可欠な業務ですが、直接利益に関わることではありません。しかし社員数が少ない企業だと、本業と経理業務を兼務しているケースもあります。そのため本業がおろそかになって困っている企業もあるのではないでしょうか。
経理業務は伝票作成や現金管理、帳簿記入などやらなければならないことが多くあります。
しかし外注を利用すれば、経理業務する必要がなくなり本業に専念できるでしょう。利益に関わる業務に専念できれば、利益拡大も期待できます。
人間トラブルを避けられるのも、外注を利用するメリットです。経理は基本社内業務なので、人間関係のストレスが溜まりやすい傾向にあります。社内の人間関係が良好であれば良いのですが、同僚や上司との関係が悪くなった場合、辞めてしまう可能性もあります。
しかし外注であれば社内の人間関係は関係ありません。そもそも社内にいないので、人間関係のトラブルに巻き込まれることなく、安心して業務を任せられるでしょう。余計な配慮をする必要もなく、周りも業務に専念できます。
外注の経理担当者は、経理業務に精通したプロです。そのため迅速な対応や正確な入力が期待できるでしょう。もし経理担当者を社内で雇用した場合、豊富なスキルを持っていれば良いですが、そうでないことも多くあります。そのような場合は社内教育しなければならず、はじめは入力ミスなどのフォローも必要です。
しかし少人数の企業だと、社員教育に時間を避けないことも多いのではないでしょうか。雇用したけれど、満足に教えてあげられず辞めてしまったという話もあります。外注であれば社員教育も必要なく、迅速に対応してくれます。経理のプロなので、迅速な業務以外にも的確なアドバイスを受けることもできるでしょう。社内の経理状態を見直す目的で利用するのも良いかもしれません。
経理はブラックボックス化しやすい業務です。経理担当者が社内のお金を着服していたというニュースを目にしたことがある人も多いのではないでしょうか。特に中小企業の経理分野はチェックが甘くなりやすく、不正が起こりやすいリスクがあります。
また前任者が独自のやり方で業務を進めており満足に引継ぎせず退職してしまった場合、悪影響が出る可能性も否定できません。
しかし外注であれば第三者の公平な視点から経理業務を遂行してくれます。入力ミスなどの間違い防止はもちろん、不正防止にも役立つでしょう。
経理業務を外注することは、さまざまなメリットがあります。一方でデメリットがあることも理解しておかなければなりません。上手に活用するためにも、デメリットを理解しておきましょう。ここでは4つのデメリットについて解説します。
デメリットをしっかりと理解しておけば「こんなはずじゃなかった」などのミスマッチも防げるでしょう。
外注を利用した場合、社内の経理担当者に比べて柔軟な対応をしてもらいにくい可能性があります。経理担当者が社内にいれば、急ぎの処理もすぐに対応してもらえるでしょう。
しかし外注の場合は、経理担当者が社内にいるわけではありません。そのためどうしてもタイムラグが生じます。急ぎの処理や質問があっても、瞬時には対応できないと考えておいた方がよいでしょう。
また外注の経理担当者は、原則として契約書に記載されている内容を元に業務を遂行します。そのため契約書に記載されていない業務は対応してもらえない可能性があります。そのような事態が発生したときの対応方法は、外注先と事前に決めておくとよいでしょう。
自社にノウハウが残らないのも、外注を利用するデメリットといえます。従業員を雇用するほどのコストがかからず、すぐプロに依頼できるのは外注の大きなメリットです。しかし長期で外注していると、経理を知る人が社内にいなくなり誰もわからなくなるという事態が発生する可能性もあります。
外注に頼らず自社で対応しようと思っても、一から経理業務を身につけなければならなくなるかもしれません。そのような場合は多くの時間と手間が必要になります。
外注に頼っているときでも定期的にマニュアルを更新したり、作業を確認したりなどでノウハウがなくならないようにしましょう。
経理業務を外注することは人材を雇用するより少ない費用で済みます。しかし依頼する業務内容によっては、費用や手数料が大きくかかるかもしれません。お願いしたい内容や業者をよく考えずに決めてしまうと、予想以上のコストがかかる可能性があります。
経理を外注化する際は目的や業務内容、外注費の予算を明確にしましょう。費用は提供している企業によって異なります。相場を把握するためにも、複数の企業に見積もり依頼するとよいでしょう。なるべく一つの業者に依頼したほうが費用は安く済みます。
ちなみに決算書や試算表など税務署に提出する書類の作成は、税理士の独占業務です。日常業務だけではなく、年次業務も併せて依頼したい場合もあると思います。その場合は日常の経理業務も代行してくれる税理士に一緒にお願いするのがおすすめです。別々に依頼するよりも、費用を安く抑えられる可能性があります。
経理業務を外注するということは、社内の伝票や領収書などの情報を第三者に渡すということです。基本的に安全に管理されていますが、万が一紛失が起こってしまった場合、社内の情報が流出してしまうリスクがあります。
もし重要な情報だった場合は、企業の信用問題に関わるケースもあるでしょう。依頼する代行サービスの情報管理がどのようになっているのか、しっかりと確認しましょう。また利用する側も書類の送付ミスが起こらないよう、注意が大切です。
経理業務を請け負ってくれる代行サービスはたくさんあります。しかし前述した通り、費用が予想以上にかかったり、情報漏洩したりなどのトラブルが発生するかもしれません。そのようなことがないように、しっかりとした代行サービスを選びましょう。ポイントは次の3つです。
順番に解説します。選ぶ際の参考にしてください。
代行サービスによって実績もレベルも違います。もし自社のレベルよりも低ければ、費用がかかるばかりで十分なメリットが得られないでしょう。経験年数やこれまでの実績を確認し、こちらが求めているレベルの業務が可能か確認する必要があります。
おすすめは税理士や公認会計士などの専門資格を持っている人が在籍している企業です。レベルの高い業務は専門家しかできないケースもあるので、そのあたりも選ぶ基準にするとよいでしょう。
利用する代行サービスによって、対応可能な業務はさまざまです。安かったから利用してみたら、希望業務に対応していなかったとなると、余計な費用がかかってしまいます。自社が求めている業務に対応してくれるかもしっかりと確認しましょう。
また法人だけでなく、個人事業主やフリーランスも対応してくれる代行サービスがあります。逆に応外の代行サービスもあるので個人事業主やフリーランスの人は、法人以外も対応してくれるか確認しましょう。
情報管理体制のチェックも重要です。社内の書類を社外に預けることになるので、どうしても情報漏洩のリスクが高くなります。先ほども触れたように重要情報が漏洩したら、企業の信用を失ってしまいかねません。情報管理体制がしっかりした代行サービスを選びましょう。
万が一に備え、損害賠償項目を含む秘密保持契約を締結してくれるかどうかの確認も大切です。また自社でも情報管理やセキュリティーに関する教育をしておきましょう。
経理業務を外注（アウトソーシング）するメリットやデメリット、選び方のポイントを解説しました。外注すると「迅速に経理のプロを確保できる」「不正防止できる」「コスト削減できる」などのメリットがあります。一方で「ノウハウが蓄積されない」「情報漏洩のリスク」などのデメリットもあります。両方をしっかりと理解したうえで、代行サービスを選びましょう。
複数の代行サービスを比較することで料金相場もわかりますし、自社に合うサービスも見つかりやすくなります。試しに利用するのもおすすめです。上手に活用して自社の利益拡大を目指していきましょう。
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